給与計算の自動化で業務を効率化！ メリット・デメリットや自動化する方法を解説
給与計算とは、従業員の給与支給額を計算する業務のことです。
- 「給与計算の負担を減らしたい」
- 「給与計算を自動化したい」
- 「給与計算業務を効率化したい」
このような悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、給与計算を自動化する方法や自動化のメリットについて詳しく解説します。また、デメリットについても触れるため、参考にしてください。
目次
給与計算を自動化するメリット
給与計算を自動化すると、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。
ここでは、3つのポイントを挙げて解説します。
担当者の負担軽減
担当者の負担が軽減されることは、給与計算自動化の大きなメリットです。
手動で計算する際は、基本給や各種手当を計上するだけでなく、勤怠チェックから振り込みまでと多くの工程をこなさなければなりません。
自動化によってそれらに携わる時間が少なくなれば、給与計算以外の業務に注力できます。結果として、企業全体の生産性向上につなげられます。
多くの従業員を抱える企業ほど、業務の効率化に期待できるでしょう。
ヒューマンエラーの予防
ヒューマンエラーの予防になることも、大きなメリットです。
給与計算は従業員の収入に直結する大切な業務です。従業員の生活に影響するため、ミスはできる限り防ぐ必要があります。ただし、人の手では日付の打ち間違いや単純な計算ミスを完璧になくすことは難しいでしょう。
自動化ツールのなかには、入力漏れがある際にアラートが表示されるものがあります。その機能を利用すれば、人為的なミスを最小限に抑えるための仕組みがつくれます。
人員不足の解消
人員不足が解消できることもメリットです。
前述のとおり、自動化で給与計算に要する工数が削減できれば、人的リソースを他の業務に割り振れます。
昨今ではどの業界でも人手不足が叫ばれています。貴重なリソースを適切に分配することで、少ない人数でも効率よく業務をこなせるようになるでしょう。
給与計算を自動化するデメリット
給与計算の自動化にはメリットがある一方で、デメリットもあります。
自動化のデメリットについて3つのポイントを挙げて解説します。
セキュリティ面の不安
セキュリティ面の不安が残ることは、デメリットの1つです。
手動で計算する場合は、重要な個人情報は担当者のみが扱うため、担当者が漏らさない限りは情報が漏洩する心配はありません。
これに対してクラウドサービスを利用する場合は、データが外部に流出するリスクがあります。情報が漏洩すれば、企業にとって大きな損失です。クラウドでデータを管理するときは、セキュリティ体制を確認した上で利用するようにしましょう。
導入するための人員確保と教育
導入する際は、運用に携わる人員を確保し、さらにシステムの利用方法を周知させる必要があります。マニュアルがない場合は、新たに作る必要があるため、さらに工数がかかります。
サービス提供者のサポート体制を確認し、自社の負担を軽減できるかどうかを事前に確認しておくことも重要です。
費用の発生
導入するための初期費用やランニングコストが発生することもデメリットといえます。
一般的に以下が発生するため、予算を事前に相談しておきましょう。
- システム購入費
- データの設定、移行費
- 従業員の研修にかかるコスト
どの段階でどれだけの費用がかかるかは、導入する手段に応じて異なります。
導入前に費用対効果について検討しましょう。
給与計算を自動化する方法
給与計算の自動化というと、「計算処理をすべて1つのツールで完結させる」イメージを持たれがちです。しかし実務では、計算・入力・確認・共有をそれぞれ適したツールに分けて設計したほうが、運用は安定します。
ここでは、kintoneを基盤に、
- 入力
- 集計
- 確認・共有
を分担する構成例を紹介します。
kintone × FormBridge × kViewerで構築する給与管理の基本構成
kintoneを使った給与計算の自動化では、「計算そのもの」よりも「前後工程の整理」が重要です。
入力：FormBridgeで勤怠・手当情報を集約
FormBridgeを使うことで、勤怠情報や各種手当を、kintoneアプリに直接入力できます。
kintoneのアカウントを持たない従業員でも入力できるため、現場への入力負担を最小限に抑えたデータ収集が可能です。
- 勤務時間
- 残業・深夜・休日情報
- 各種手当の申請
といった情報を、フォーム経由で一元的に集められます。
計算：kintoneで集計・加工
集めたデータは、kintone上で月次単位に集計します。基本給や単純な手当計算であれば、kintoneの計算フィールドで対応可能です。
一方で、複雑な保険料計算や法改正対応が必要な場合は、無理にkintoneだけで完結させる必要はありません。計算ロジックは専用サービスに任せ、kintoneは「管理・確認の基盤」として使う設計が現実的です。
確認・共有：kViewerでダッシュボード化
kViewerを使えば、kintone内の複数アプリを横断して情報を可視化できます。
たとえば、
- 社員名簿
- 勤怠集計
- 給与計算結果
- 売上情報
を1画面のダッシュボードとして表示し、管理者は全体を俯瞰、従業員は自分の情報だけを確認といった使い分けが可能です。CSVのやり取りや個別確認の手間を減らし、確認工程を効率化できます。
kViewerダッシュボード活用の参考事例（阪急電鉄のケース）
kViewerによるダッシュボード活用の具体例として、阪急電鉄の事例があります。この事例では、kintoneに蓄積された複数の業務データをkViewerで一覧・グラフ表示し、現場状況を一目で把握できる画面を構築しています。
業務内容は給与計算ではありませんが、
- 複数アプリのデータを1画面に集約
- 表・グラフを組み合わせて状況を俯瞰
- 閲覧専用画面として現場に共有
といった構成は、給与管理にもそのまま応用できます。
たとえば給与管理では、
- 月別の支給額一覧
- 部署別の人件費推移
- 勤怠と支給額の突合結果
をkViewerのダッシュボードとして表示することで、確認・問い合わせ対応の工数削減につながります。
EMクラウドなど給与計算システムと連携する構成
複雑な計算や法改正対応が必要な場合は、給与計算システムを併用する構成が適しています。たとえば、エムザスが提供する「EMクラウド 給与パック」のようなサービスを使い、
- 計算・法対応：給与計算システム
- 入力・管理・可視化：kintone＋トヨクモ製品
と役割を分けることで、無理のない自動化が実現できます。
よくある質問
Q：kintoneだけで給与計算を完全に自動化できますか？
A：kintoneだけで給与計算のすべてを完全自動化するのは現実的ではありません。
基本給や単純な手当計算であればkintoneの計算機能で対応できますが、社会保険料の算定や法改正対応まで含めると、専用の給与計算システムを併用したほうが安全です。
そのため本記事で紹介している構成は、「計算そのものは専用サービスに任せ、入力・管理・確認をkintoneで行う」という役割分担を前提としています。
Q：kViewerは給与計算業務のどの部分で役立ちますか？
A：kViewerが役立つのは、給与計算の確認・共有の工程です。
給与計算業務では、計算結果そのものよりも「正しく計算されているか」「誰がどこを確認するのか」がボトルネックになりがちです。
kViewerを使えば、勤怠集計・給与計算結果・社員情報といった複数のkintoneアプリを1画面にまとめて表示できます。
管理者は全体を俯瞰しやすくなり、従業員には閲覧専用で自分の情報だけを見せる、といった運用も可能です。結果として、確認作業や問い合わせ対応の負担を減らせます。
Q：FormBridgeはどのような会社に向いていますか？
A：kintoneのアカウントを全従業員に配布していない会社に向いています。
勤怠情報や手当申請をフォーム経由で回収できるため、従業員はログイン操作を意識せずに入力でき、管理側はkintone上でデータを一元管理できます。
紙やExcelでの回収が残っている場合や、入力ミス・回収漏れが発生している場合には、入力導線を整理する手段として有効です。
Q：すでに勤怠システムや給与計算システムがある場合でも使えますか？
A：はい、問題ありません。
むしろ既存の勤怠・給与システムを無理に置き換える必要はなく、kintoneとトヨクモ製品は「補完的に使う」設計が現実的です。
勤怠管理や給与計算は既存システムで行い、その結果データをkintoneに集約することで、確認・共有・管理を効率化できます。
給与計算の自動化で業務を効率化しよう！
給与計算を自動化することには、さまざまなメリットがあります。自動化には複数の手段があるため、自社の業務形態に合ったものを選ぶとよいでしょう。
kintoneを使えば、簡単に給与計算のアプリを作成できます。このほか、さまざまなプラグインを組み合わせることで、より利便性の高い環境の構築も可能です。
以下の記事では、kintoneとプラグインとの連携で給与計算を一括管理する方法について解説しています。給与計算の自動化を検討中の方は、ぜひお試しください。
