kintoneでテレワークの悩みを解決。活用例や導入のメリットを紹介

近年ではテレワークの普及が進み、働き方が多様化してきました。しかし、テレワークには情報共有やコミュニケーションの不足、セキュリティリスクといった多くの問題があります。そのような問題を解決するためには、kintone(キントーン)の活用がおすすめです。

kintoneは、テレワークに必要な機能を数多く備えており、効率化とセキュリティを両立しながら、快適なテレワーク環境を実現できます。本記事では、kintoneがテレワークにどのように役立つのか、具体的な活用例を交えて解説します。ぜひ、参考にしてください。

kintoneとは

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のプラットフォームです。プログラミングの知識がなくても、簡単な操作のみで業務アプリを作成・運用できます。豊富なテンプレートが用意されているほか、データ連携も容易に行えるため、テレワークにもおすすめです。

セキュリティもしっかりしており、モバイルアプリにも対応しているので、テレワークの普及を後押ししてくれるでしょう。

テレワークにおける問題

近年ではテレワークの普及が進んでいるものの、いくつかの問題もあります。ここでは、テレワークにおける問題を解説します。

コミュニケーション不足

テレワークが普及すると対面でコミュニケーションを取る機会が減り、情報共有や意思決定がスムーズにいきづらいなどの問題が起こることがあります。また、チャットなど文字だけでの会話では情報が伝わりにくく、誤解が生じやすいのも気を付けるべきポイントです。

直接的なコミュニケーションが減ることで孤独感を感じやすく、モチベーションが低下する方も多いでしょう。

セキュリティリスク

テレワークでは会社のネットワーク外からアクセスするため、情報漏洩などのリスクが高まります。セキュリティ対策が不十分な場合、不正アクセスやウイルス感染などの被害を受けるケースもあり、十分な注意が必要です。

テレワークでは自宅からのアクセスが基本となるため、万全なセキュリティ対策を行う必要があります。また、社員教育を徹底して情報漏洩を防ぐことも重要です。

業務管理が難しい

業務管理が難しいのも、テレワークで起こる問題の1つです。従業員の勤務状況を把握しにくいほか、業務の進捗管理が難しいため、プロジェクトをスケジュール通り進行させるのが困難な場合もあるでしょう。

また、社員によってはサボりや時間管理の甘さが生じることもあります。定期的な報告を義務化したり、タスク管理を活用したりすることで、オンオフの切り替えもしやすくなるはずです。

環境整備に時間がかかる

テレワークを浸透させるためには、インターネット環境が必須です。近年では、インターネット環境が普及しつつあるものの、中には自宅だと会社と同様の環境で仕事ができない方もいるでしょう。環境を整備するためにはコストもかかるので、難しい問題です。

kintoneがテレワークに役立つ理由

kintoneがテレワークに役立つ理由は、以下の3つが挙げられます。

  • 情報共有の効率化
  • コミュニケーションの活性化
  • セキュリティの強化

それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。

情報共有の効率化

kintoneは、さまざまな情報を一元管理できるデータベース機能を備えています。テレワークにおいては、オフィスのように紙の資料やホワイトボードで情報を共有することは難しいでしょう。しかし、kintoneを使えば資料・ファイル・スケジュールなどを一元管理できます。

また、管理している情報は常に共有することができ、確認や情報交換をスムーズに行えるのもメリットです。

コミュニケーションの活性化

コメントやチャットなどの機能を使えば、リアルタイムでのコミュニケーションも取りやすくなります。テレワークではコミュニケーション不足が懸念されていますが、kintoneを活用すれば自宅にいながら密な会話ができます。

ビデオ通話・チャット・掲示板などの機能を使って、いつでも気軽にコミュニケーションを取ることが可能です。また、プロジェクトを管理できるアプリを活用すれば、進捗状況を共有したり、タスクを割り当てたりすることで、チームワークを強化できます。

セキュリティの強化

kintoneは、高いセキュリティレベルを誇るクラウドサービスです。テレワークにおいては、情報漏洩などのリスクが伴うケースもありますが、kintoneはセキュリティ対策がしっかりとしており、テレワークで使用しても安心でしょう。

データの暗号化・アクセス権限の設定・監査ログの記録など、さまざまなセキュリティ対策を講じているほか、二段階認証やIPアドレス制限などの機能もあり、情報漏洩などのリスクを大幅に軽減できます。

kintoneの具体的な活用例

kintoneは、テレワークのさまざまな場面で活用できます。以下では、具体的な活用例をいくつか紹介します。

  • 情報共有
  • コミュニケーション
  • タスク管理
  • セキュリティ強化
  • 日報の報告

それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。

情報共有

テレワークでは、オフィスのように気軽に情報共有するのが難しいといった問題がありますが、kintoneを使えば社内の情報の一元管理が実現します。たとえば、顧客情報・案件情報・見積書・提案書などをkintoneで管理すれば、チームメンバーで情報を共有でき、営業活動を効率化することが可能です。

コメント機能やチャット機能を使えば、情報に関する議論や確認もスムーズにできるでしょう。

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コミュニケーション

kintoneのチャット機能やビデオ通話機能を使えば、チームメンバーとコミュニケーションを取ることが可能です。掲示板やプロジェクト管理アプリを使って情報共有や進捗管理を行ったり、定期的なオンライン会議を開催して情報共有や意見交換を行ったりできます。

掲示板を使えばスムーズにアイディアや意見を交換でき、チャット機能やビデオ通話を使えば気軽に会議も行えるでしょう。

タスク管理

kintoneは、タスク管理にも便利なツールです。テレワークでは進捗状況を把握しにくく、タスクの管理が煩雑になるため、漏れや遅延が発生しやすい傾向にあります。しかし、kintoneにカンバン機能などを実装すれば、常にタスクの進捗状況を把握可能です。

また、コメント機能を使えばタスクに関するコミュニケーションを取ることもでき、タスクを効率的に管理できます。

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セキュリティ強化

テレワークにおいては、セキュリティ面が問題視されるケースも多々あるため、kintoneの導入によってセキュリティを強化できるのも嬉しいポイントです。

たとえば、kintoneにはアクセス権限を設定できる機能があります。一定のユーザーのみにアクセスを絞れば、情報漏洩のリスクが下がります。

また、kintoneはデータの暗号化や監査ログの記録など、さまざまな角度からセキュリティ対策を行えるのが特徴です。従業員教育を行い、セキュリティ意識を高めれば、よりセキュリティを強化することができるでしょう。

日報の報告

kintoneでは、日報の報告をすることも可能です。テレワークでは日報の作成・報告・管理が難しい場合もありますが、kintoneを活用すればスムーズに行えます。kintoneには日報アプリがあるため、テンプレートなどを使えば簡単に日報を作成可能です。

また、写真や音声を使って効率よく情報を伝達することもできます。「いいね」や「コメント」ができる機能を使えば、コミュニケーションの活性化にも役立つでしょう。マルチデバイスに対応しており、外出先でも日報を提出・確認できます。そのため、テレワークにもピッタリです。

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まとめ:kintoneの導入でテレワークを成功させよう

kintoneは、テレワークを成功させるためには非常に便利なツールです。kintoneを活用することで、テレワークで生じやすい問題を効率よく解決できます。

情報共有の効率化やコミュニケーションの活性化、セキュリティ強化の実現により、テレワークをより快適なものにできるでしょう。また、タスクの進捗確認や日報の報告など、テレワークで難しくなりがちな業務もサポートできます。

テレワークの導入を検討している企業、テレワークの効率化を図りたい企業は、ぜひkintoneの導入を検討しましょう。

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