kintoneのピープル機能とは？活用法や他のチャット機能との違い
kintoneをすでに導入しているものの、ピープル機能の活用法がわからないことに悩んでいませんか？
kintoneのピープル機能をうまく活用すれば、社内コミュニケーションの活性化を実現できます。
今回は、kintoneのピープル機能について、概要や活用法、他のチャット機能との違いなど、詳しく解説します。この記事を参考に、ピープル機能を使いこなして、社内コミュニケーションを活性化させましょう。
目次
kintoneのピープル機能とは？
参照元：ピープル｜kintone
kintoneのピープル機能とは、社内向けのコミュニケーションツールのようなものです。
具体的にできることは以下の通りです。
- ユーザーのプロフィールを確認する
- ユーザーをフォローする
- フォロー中のユーザーの投稿に返信する
- フォロワーに対して投稿する
- フォロワーと返信コメントでやり取りする
- 自分のプロフィールを編集する
仕組みそのものは、X（旧：Twitter）をイメージするとわかりやすいでしょう。
投稿される内容は、業務に関する思いつきやプライベートにおけるできごとなど、気軽なものが多い傾向にあります。このようにSNS感覚で利用できることから、社内SNSとしても活用されています。
公開範囲
自分がピープルに投稿した内容は、自分のプロフィールを閲覧できるユーザー全員に公開されます。
また、ピープルで社員Aの投稿に返信した場合、社員Aのピープル画面を閲覧できるユーザーは、自分が社員Aの投稿に残した返信コメントも閲覧できます。
このように、プロフィールを閲覧できるユーザー全員に公開されるため、第三者からみても連絡の有無や伝わっているかなどを把握できる点が特徴です。
通知の仕様
ピープルに投稿すると、自分のことをフォローしているユーザーに通知が飛ぶようになっています。もちろん、自分のフォローしているユーザーがピープルに投稿すると、自分にも通知が届きます。
また、ユーザーの投稿に返信した場合、宛先指定をせずとも、ユーザーには返信があった旨の通知が飛ぶ仕組みです。
なお、通知はメールで受け取ることも可能です。メール通知を受信するかしないかは、いつでも設定で変更できます。
注意点
kintoneのピープル機能は、社内SNSとしても有用です。
しかし、ライセンスを持たないユーザーは、プロフィールの閲覧やピープルへの投稿ができません。そのため、社内SNSとして活用するのであれば、社員全員分のkintoneのライセンスが必要です。
kintoneのライセンスは、1ユーザーにつき月額1,100～3,300円（税込）の費用がかかります。必要なライセンス数によっては、費用が高くなってしまいます。
ピープル機能の活用法3選
ピープル機能の主な活用法には、以下の3つがあります。
業務に役立つ豆知識の発信
ピープル機能は、普段の業務に役立つ豆知識の発信に活用できます。
たとえば、以下のような投稿が挙げられます。
- 意外と知られていないけど「Ctrl+○○」で～～の操作ができて便利
- ××というエラーコードが表示されたら～～で対処できる
このように、知らなくても困りはしないものの、知っておくと便利という情報を気軽に共有してみましょう。
業務効率化だけでなく、ノウハウの属人化防止や社内全体のスキルの底上げにもつながる可能性があります。
悩み・気づきの共有
仕事中に、ちょっとした悩みや気づきを共有したいときはありませんか。そのような場面で、ピープル機能が役立ちます。
たとえば「最近パソコンの立ち上がりが遅くなった気がする」とピープルに投稿した場合、「最近ソフトウェアがアップデートされたので、最新バージョンをインストールすれば改善されるかもしれません」といった具体的なアドバイスを得られることがあります。
ピープル機能を活用することで、ちょっとした悩みを解消できます。
また、「オフィスのレイアウトが変わった」「入口に観葉植物が飾られた」など、ちょっとした気づきも共有してみましょう。
このような気づきの共有が、会話のきっかけとなったり、リモートワークの社員がオフィスの変化を知ってつながりを感じたりできます。
近況報告
ピープル機能は、仕事に関する内容だけでなく、プライベートの話題も気軽に投稿できる点が特徴です。
たとえば、以下のような投稿が挙げられます。
- 先日温泉旅行に行ってリフレッシュしてきました
- 子どもが小学校に入学しました
- 最近は早朝ランニングにハマっています
このようなピープル機能の投稿が、気軽なコミュニケーションを取れるよいきっかけとなります。その結果、社内の雰囲気が和やかになり、働きやすい環境に近づくのです。
また、ピープル機能で気軽な投稿を閲覧できれば、出社している社員が休憩時間に雑談するような感覚をリモートワークの社員も楽しめるかもしれません。
kintoneのピープル機能と他のチャット機能との違い・使い分け
kintoneにはピープル機能以外にも3つのチャット機能が搭載されています。ピープル機能と3つのチャット機能がどう違うか、使い分けのポイントと合わせて紹介します。
スレッド
参照元：スレッドでチームメンバーとやり取りしてみよう｜kintone
スレッドとは、スペース内にあるチャット機能のことです。
スレッドは「商談の進捗状況」「社内ミーティングの日程共有」など、テーマやトピックごとに作成できます。スレッドでテーマを分けることによって、スペース内で複数の話題が取り上げられた際、情報の分け方で混乱しません。
ピープル機能は、1人1つのアカウントを持って個人的な投稿をする一方で、スレッドは複数人のチームやグループで1つのテーマに対する情報共有をする仕組みです。
メッセージ
メッセージは、1対1のやり取りができる機能です。
やり取りしている相手以外のユーザーに、メッセージ内容は見られません。そのため、個人的なやり取りや相談をする際に役立ちます。
ピープル機能との違いは、公開範囲です。ピープル機能で投稿した内容は自分のプロフィールを確認できる全ユーザーに公開されますが、メッセージの公開範囲はやり取りする相手ユーザーのみに限定されます。
コメント
コメントは、レコード詳細画面にあるコメント欄でやり取りできる機能です。
対象のレコードに関する疑問や補足情報などをコメントに残せます。そのため、レコードに関して追加して欲しい情報がある場合や進捗状況が変化した際の報告などに活用できます。なお、対象のレコードを閲覧できるユーザーであれば、同時にコメントの閲覧も可能です。
ピープル機能との主な違いは、投稿内容です。
ピープル機能では、業務に関する思いつきからプライベートにおける近況報告まで、投稿内容の自由度が高いという特徴があります。
一方のコメントは、対象のレコードに関する投稿をメインとし、個人的な投稿には向いていません。
ピープル機能でコミュニケーションを活発にするコツ
kintoneのピープル機能を活用して社内のコミュニケーションを活発にするコツは2つあります。
運用ルールの策定
ピープル機能の活用で、社内コミュニケーションを活性化させるには、運用ルールの策定が重要です。
なぜなら、運用ルールがない状態では、使い方や何を発信すればよいかがわからなかったり、そもそも利用するメリットを理解できなかったりするためです。このような状態では、ピープル機能の利用が消極的になってしまうでしょう。
また、kintoneではピープル機能以外にも、スレッド・メッセージ・コメントなどのチャット機能が搭載されています。どのように使い分けるとよいかがわからないという悩みが生じることも考えられます。
そのため、「ピープル機能では○○のような発信を」「各スレッドでは対象業務に関する発言のみ」など、運用ルールを策定し、利用促進につなげましょう。
コミュニケーションしやすい環境づくり
ピープル機能で気軽なコミュニケーションを促しても、そもそもコミュニケーションが取りにくい環境では、積極的に投稿しようという意欲が湧きにくい傾向にあります。
そのため、ピープル機能で社内コミュニケーションを活発にするには、コミュニケーションを取りやすい環境づくりから始めましょう。
たとえば、社内での雑談を増やしたり、会話ではポジティブな言葉を使うように意識したりすることが挙げられます。
また、ピープル機能を上司が積極的に使うことも重要です。上司が活用していないと、部下は「個人的な投稿をしても本当に問題ないか」といった不安を感じる可能性があります。このような不安を解消するためにも、上司が率先してピープル機能を活用しましょう。
このように、ピープル機能を活用して社内のコミュニケーションを活性化させるには、オフラインでの環境づくりも重要です。
まとめ：トヨクモのkintone連携サービスでkintoneをより便利に活用しよう
「kintoneをより便利に使いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービスの利用がおすすめです。
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