【サンプルアプリで簡単構築】kintoneで残業申請システムを作る方法

「残業申請の手続きに時間がかかるのはkintoneで解決できる？」
「kintoneなら複雑な残業データの管理ミスをなくせる？」

kintoneを活用すれば、効率的な残業申請システムを作れるようになります。

紙ベースの申請作業を電子化することで申請処理のスピードがアップ。データ管理のミスを防ぎ、申請内容の自動集計や承認フローの管理も簡単にできます。

この記事では、サンプルアプリを使って誰でも簡単に始められる残業申請システムの作成方法を解説します。

kintoneを活用して残業申請を行うメリット

kintoneを導入すれば残業申請の効率化が可能です。

ここではkintone導入による具体的なメリットを解説し、業務効率化がどのように実現できるかを紹介します。

残業時間の管理がしやすい

kintoneを導入すれば、残業時間の管理が簡単になります。

タイムカードアプリやICカードと連携し、社員の勤務時間を自動的に記録。残業時間がリアルタイムで計算されます。

残業申請フォームにも即座に反映されるため、手作業によるミスや時間の無駄を減らし、迅速で正確な申請が可能です。

kintoneの休憩時間自動計算機能を使えば、手動で休憩時間を入力する必要がありません。

場所を問わず申請・承認できる

kintoneはスマートフォンやタブレットに対応しており、外出先からでも簡単に残業申請や承認ができます。

申請フォームはスマートフォンに最適化されており、時間や場所を問わずスムーズに申請・承認処理を行えます。

カスタマイズがしやすい

kintoneは豊富な連携サービスを提供しており、企業のニーズに合わせたシステム構築が可能です。

例えば、勤怠管理アプリと作業詳細表示アプリを連携させることで、社員の作業時間を可視化。リアルタイムで業務効率を分析できます。

kintoneは、特別な知識がなくても直感的にシステムの変更・拡張ができるため、導入後の運用がスムーズです。長期的に見ても効率的な運用ができます。

コスト削減につながる

残業申請を電子化すれば、コスト削減につながります。

従来の紙の申請書類や承認書類、それを保管するためのスペースには多くのコストがかかっていました。しかし、kintoneを導入することでこれらのコストを削減できます。

物理的な管理の手間も省け、社員の時間をより重要な業務に充てられます。

サンプルアプリを使った残業申請システム構築3ステップ

残業申請業務を効率化するためには、使いやすく柔軟なシステム構築が重要です。

ここでは、残業申請システムを構築するための具体的な手順を3つのステップに分けて解説します。

1.タイムカードアプリの追加

参照元：タイムカード｜kintone

まず、タイムカードアプリを追加しましょう。このアプリでは、勤務時間の記録から申請、管理までを一元化できます。

出勤時刻と退勤時刻を入力するだけで、自動的に勤務時間を計算します。上長への申請・承認も簡単です。

スマートフォンからワンクリックで迅速かつ正確に処理でき、業務の煩雑さを軽減できます。

関連記事：kintone「タイムカード」アプリで勤怠管理を簡単に！連携サービスでさらなる効率化も｜kintoneapp BLOG

2.必要なフィールドの設定

アプリを効果的に運用するためには、フィールドの設定が重要です。基本的なフィールドとして以下の項目が考えられます。

• 出勤時刻
• 退勤時刻
• 勤務時間
• 休憩時間
• 残業時間
• 申請者

フィールド設定では、必要最低限の項目に絞ることがポイントです。

フィールドを過剰に追加すると申請フォームが複雑になり、入力に時間がかかったり、ミスが増えたりする恐れがあります。

3.申請・承認フローの設定

参照元：プロセス管理の基本的な使いかた｜kintone

kintoneの「プロセス管理」機能を活用して、残業申請のワークフローを設定しましょう。

プロセス管理では、「申請中」「承認済み」「却下」などレコードの状態を定義し、それぞれの状態で作業を担当するユーザーを設定できます。また、申請者から上長への申請、上長から人事部への承認など、次のステップに進むためのアクションも細かく設定可能です。

このような段階的な承認フローの設定により、申請から承認までのプロセスをシンプルかつスムーズに運用できます。業務の効率化だけでなく、承認漏れや情報伝達ミスといった課題の解消も可能です。

関連記事：kintoneで勤怠管理～データコレクトで月の残業時間を算出してみた～｜kintoneapp BLOG

残業申請システムを構築する2つのポイント

残業申請システムは、勤怠管理の効率化に不可欠です。ここでは、システム構築時に押さえるべき2つのポイントを解説します。

入力ルールの設定

入力ルールの設定は、入力ミスを防ぐためにも重要なポイントです。kintoneでは、プラグインを利用すれば柔軟な入力ルールの設定が可能です。

例えば、残業時間の入力欄に「最大5桁」の制限を設けることで、誤って桁数を超える入力が行われることを防止します。

入力形式の制限も有効な手段です。「半角英数字」のみを許可する設定を行えば、誤った文字や形式の入力を防げます。

入力ルールの設定は、業務の特性に応じて柔軟にカスタマイズが可能です。適切な入力規制を導入すれば、業務をより効率化できます。

通知設定を導入する

残業申請業務において、通知設定を活用すれば、業務の効率化とミスの防止につながります。

例えば、申請が新たに追加された際に指定された担当者に通知を送れます。申請を見逃すことなく、迅速な承認プロセスの進行が可能です。

申請内容が特定の条件を満たした場合にも通知を設定できます。月の残業時間が規定を超えた場合など、自動的に上司や人事担当者に通知されます。

さらに、リマインダー機能の活用もおすすめです。月末の残業申請が締め切り前日に近づくと、関係者にリマインダーが送信されます。期日を過ぎる前に申請を提出できます。

通知機能を適切に設定することで、管理者と社員の双方にとってスムーズでミスの少ない運用を実現できます。

残業申請に関連するおすすめの連携サービス

残業申請業務をさらに効率化するためには、kintoneと連携したツールを活用することが効果的です。

ここでは、残業時間の算出や社員の出退勤管理など、業務をサポートする連携サービスをご紹介します。

DataCollect

残業時間の算出や集計を自動化したい場合、kintone単体では限界があります。
そこで、Toyokumo kintoneAppの「DataCollect」を活用すれば、効率的なデータ集計が可能です。

DataCollectは、kintoneアプリ間でデータを自動的に集計するツールです。残業時間や勤怠データを正確に管理できます。

出退勤時間や有休の取得状況も一元管理できるため、全体的な勤怠管理を簡単に行えます。

関連記事：kintoneで勤怠管理～データコレクトで月の残業時間を算出してみた～｜kintoneapp BLOG

さらに、Toyokumo kintoneAppの「FormBridge」を活用すれば、kintoneユーザーでなくても出退勤の打刻が可能です。

通常、kintoneアプリ「タイムカード」の機能は、kintoneユーザーしか使用できません。

しかし、FormBridgeを使えば、アルバイトやインターンなどのkintoneライセンスを持たないユーザーも出退勤を打刻できます。打刻情報は自動的にkintoneに保存され、勤怠データとして一元管理されます。

これらのツールを活用することで、残業申請業務や勤怠管理をスムーズに行えます。

キンコン

出典：キンコン

キンコンは、勤怠管理と交通費精算を効率よく行うためのツールで、直感的なUIとシンプルな設計が特徴です。

クラウドツールに不慣れな人でも簡単に操作でき、煩雑な作業を軽減できます。

シンプルな設計ながら、勤怠管理に必要な全ての基本機能を網羅しています。

残業や有給休暇の管理はもちろん、アラート機能やワークフロー機能、不正防止機能など組織運営に欠かせない機能を標準装備。より精度の高い勤怠管理が可能です。

出勤と退勤の記録をもとに労働時間や残業の自動集計を行い、計算ミスのリスクを排除します。

勤怠データはダウンロードして給与システムにインポートできるため、手作業でのデータ入力や集計作業の省略が可能です。

実際、キンコンを導入した企業では、給与計算にかかる工数が最大で1/10に削減。業務の効率化につながっています。

kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp

kintoneをより便利に使うためにおすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」です。

kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。

FormBridge

FormBridge（フォームブリッジ）は、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。

kViewer

kViewer（ケイビューワー）は、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

kMailer

kMailer（ケイメーラー）は、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。

PrintCreator

PrintCreator（プリントクリエイター）は、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に書類が作成できる書類出力サービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に書類を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。

DataCollect

DataCollect（データコレクト）は、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。

kBackup

kBackup（ケイバックアップ）は、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。

また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。

まとめ：Toyokumo kintoneAppでkintoneをより便利に活用しよう

「kintoneをより便利に使いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。