社内システムの運用・保守やIT資産の管理、セキュリティインシデントの対応など情報システム部の仕事は多岐に渡ります。
PCで不具合が起きた場合の対応やアプリ・クラウドサービスの使い方に関する質問への回答など役割も担っているため、件数次第では自身の業務に集中できないこともあるでしょう。
そこで情報システム部の業務効率化に活躍するのが、サイボウズのビジネスアプリ作成ツール『kintone（キントーン）』です。
当記事では、情報システム部でkintoneを活用するメリットやkintoneで改善できる情報システム部の業務などについて詳しく解説していきます。
情報システム部の仕事をkintoneで効率化！
kintoneとは、サイボウズが提供しているビジネスアプリ作成クラウドサービスです。
自社の業務に合わせてオリジナルのアプリを作成できたり、IT資産の情報や契約中のクラウドサービスの情報などを一元管理できたりと情報システム部の業務効率化に役立てることができます。
情報システム部の主な仕事として、IT戦略の策定やIT資産の管理、社内でのヘルプデスク業務、社内インフラの構築・運用・保守などが挙げられます。
各業務ごとに効率化のクラウドサービスを導入していくとランニングコストが増えたり、管理が難しくなりますが、kintoneであれば、全社で利用するグループウェアとしても活用できるため高い費用対効果が見込めます。
情シスの業務改善に役立つkintoneの機能
kintoneの機能のうち、特に情報システム部の業務改善に役立つ機能を5つピックアップして解説していきます。
アプリの作成機能
kintoneでは、自社の業務や管理体制に合わせたオリジナルのアプリをノーコードで作成することができます。
PCやスマホ、ソフトウェアなどのIT資産を管理するアプリやネットワークに関する質問・要望を受け付けるための相談管理アプリなど、業務に適した項目を設けてピンポイントで業務効率化に役立てることが可能です。
情報システム部の業務効率化だけでなく、社内の他部署から上がってきた要望に応えるためのアプリを手軽に作成できるのも大きな魅力となっています。
検索・出力機能
kintoneでは、kintone上の検索ボックスにキーワードを入力するだけで関連する情報を簡単に見つけることが可能です。
情報システム部で検索を利用する場面は以下のような場面が挙げられます。
- 貸与しているPCのセキュリティソフトの期限が切れていないか
- 最後に備品を利用したのは誰か
- 契約しているクラウドサービスの契約期間はいつまでか
作成者、作成日を絞り込んで検索したり、ファイルの拡張子で検索したりすることも可能です。
情報を蓄積していけば台帳管理システムとしても使えるため、kintoneの費用対効果がより高まります。
プロセス管理
kintoneのプロセス管理とは、複数のユーザーで進行していく業務を管理できる機能です。クラウドサービスの利用申請やセキュリティインシデントの対応などをプロセスごとに管理する際に役立ちます。
例えば、社内システムに関する質問がある場合、「質問作成：ユーザー、回答者：情シス」を担当者として設定することで、質問の回答状況や対応状況を可視化することが可能です。
リマインダー通知
kintoneでは、日時や条件をあらかじめ設定しておくことで、指定した条件を満たした時にリマインドメールを送ったり、kintone上にリマインド通知を送ったりすることが可能です。
リマインダー通知を送る対象は、特定のユーザーだけでなく情報システム部などの部署を選択することもできます。
セキュリティソフトの有効期限やクラウドサービスの更新期限など、管理する量が増えると忘れてしまいがちです。
kintoneで、更新期限の7日前に「更新期限が迫っています」というリマインダーを設定すれば、対応漏れによる期限切れを防ぐことができます。
メンション機能
kintoneには、特定のユーザーや組織に対してメッセージを送ることができるメンション機能が搭載されています。
例えば、PCの更新対応が終わっていない社員に対してメンションを送ったり、特定の部署のみで対応が必要な場合に「@営業部」といった形で連絡できたりします。、グループチャットなどで連絡が流れてしまいがちな情報システム部の方におすすめです。
kintoneで改善できる情シスの業務一覧
kintoneを活用することで改善できる情シスの業務をご紹介します。
申請管理
kintoneを活用して、社員からのシステム利用申請や備品の持ち出し申請を管理することができます。
利用申請用のアプリを作成して登録方法さえ共有しておけば、承認申請から許可までのフローがすべてPC上で完結するようになり、持ち出した日付や申請理由などもデータとして残るので安心です。
また、プロセス管理を使ってステータスを「申請中」と「承認済み」のように分けることで、未対応の案件のみを表示して対応漏れがないか確認することもできます。
IT資産管理
PCやスマートフォン、ソフトウェアやライセンスなどのIT資産をkintoneで一元管理することが可能です。
例えば、PCを管理する場合、機種名や端末番号などの基本情報だけでなく、そのPCの利用者や使用されているセキュリティソフトの有効期限などの関連情報をkintoneに集約させることができます。
インシデント管理
kintoneを活用して、インシデント管理を効率化することができます。
ウイルスへの感染や不正アクセスが確認された際に、インシデントレベルや発生部署、原因や対応担当者などを、ひと目で状況を把握して的確な処置を施すことが可能です。
対応状況に関するやり取りもkintoneのコメント欄で完結します。口頭でのやり取りが余計に発生して対応が遅れたり、全体チャットにインシデントの情報を流して関係のない部署を混乱させたりといった問題が起こる心配もありません。
プロジェクト管理
kintoneを利用して、進行中のプロジェクトの情報を整理し、管理・共有することができます。
プロジェクトにかけられるリソース（コスト）や期限などの情報に加えて、検討段階や仮運用などの進捗状況も一緒に管理可能です。
さらに、プロジェクトのコメント欄でのやり取りが文章として残るため、リアルタイムの状況を簡単に共有できるだけでなく、今後似たような案件が発生した場合のナレッジ共有にも役立ちます。
相談管理
情シスに日々送られてくるIT関連の質問や相談の管理をkintone上で行うことができます。
未回答や回答中などのステータスに分けることで未回答の質問だけを絞り込めたり、よくある質問をFAQとしてまとめたりと複数のアプローチができるため、質問の受付から回答までのフローを一貫して改善できます。
情報システムで役立つサンプルアプリ5選
kintoneでは、部署・業種別に活用できる100種類以上のサンプルアプリが提供されています。
そのまま使うことができるのはもちろん、自社の業務に合わせて必要な項目を追加したり、デザインを変えたりと自由にカスタマイズすることが可能です。
ここでは、情報システム部の業務に役立つサンプルアプリを5つピックアップしてご紹介いたします。
プロジェクト管理
プロジェクト管理は、プロジェクトの内容や状況を管理できるサンプルアプリです。
プロジェクトの完了日程や進捗状況、担当者、さらには予算などの必須項目が最初から設けられており、関連資料を添付することもできます。
セキュリティインシデント管理
セキュリティインシデント管理は、社内で発生したセキュリティインシデントを管理するためのサンプルアプリです。
担当者を情シスのメンバーに設定しておけば、社員からインシデントが登録された瞬間に通知が飛ぶようになります。
また、機密情報の漏洩やマルウェアなど、どのようなインシデントが起きているのかグラフ化することもできるため、今後の対策を立てる際にも活用できます。
障害対応管理
障害対応管理は、社内で発生している障害の状況を管理・共有するためのサンプルアプリです。
進捗状況の管理ができるのはもちろん、障害対応管理アプリを社内に周知しておくことで、障害状況をリアルタイムで共有できるため、同じ問題による情シスへの問い合わせを削減できます。
レンタル機器管理
レンタル機器管理は、会社でレンタル契約している機器の更新期間や契約終了日などの情報を一元管理できるサンプルアプリです。
レンタル機器管理という名前ではありますが、レンタル商品名などのフィールド名を備品名などに変更するだけで違和感なく自社のIT資産管理に活用することができます。
kintone連携サービスでもっと効率化！
情報システム部でkintoneを導入する際は、トヨクモのkintone連携サービスを活用するとより簡単に、より広く業務を効率化することができます。
kintone連携サービスを使って具体的にどのような業務効率化ができるのか、4製品分解説していきます。
システム利用申請用のフォームを作成！
kintoneでシステムの利用申請用アプリを作って社員に登録してもらう場合、社員はkintoneユーザーである必要があります。
全社的にkintoneを導入するのであれば問題はないですが、情シスだけでの導入を検討しているのであれば、kintone単体では申請管理は難しくなります。
そこで活躍するのが、Webフォーム作成ツールの『FormBridge（フォームブリッジ ）』です。
FormBridgeで作成したフォームであればkintoneアカウントを所持していない社員でもURLさえ知っていれば登録できるようになります。
自動リマインドメールを送ってライセンス管理！
『kMailer（ケイメーラー）』を活用すると、kintone上で管理しているメールアドレス宛に kintone内のデータを自動引用したリマインドメールを送ることができます。
自動送信の条件に「ライセンスの有効期限が後7日になったユーザー」と指定することで、わざわざ情シスから声をかけずともkintone側から自動でライセンスの更新を通知できます。IT資産管理だけでなく連絡業務の工数まで削減することが可能です。
障害の対応状況をリアルタイムで共有！
トヨクモのkintone連携サービス『kViewer（ケイビューワー）』を活用すれば、障害の対応状況をURLを知っている人全員にリアルタイムで共有することができます。
本来kitnoneアカウントを所持していないと見れなかったアプリ内の情報が掲示板のように公開されます。
障害対応が完了したら、kintoneアプリ上で「調査中」→「対応完了」のプロセスに変更すれば、リアルタイムでkViewerの情報も変更可能です。
帳票システムを一元化！運用・保守費用をカット
『PrintCreator（プリントクリエイター）』は、kintoneに登録されている情報を引用して帳票を簡単に作成できるkintone連携サービスです。
普段使っている請求書や契約書、納品書などを登録してkintoneの項目を配置しておくと、kintoneの画面からボタンを押すだけでミスなく短時間で帳票作成ができます。、
PrintCreatorは、ハガキや宛名ラベルの出力にも対応しており、1mm単位で帳票サイズを選択できます。
30日間の無料お試し実施中
今回は、情報システム部でkintoneを利用するメリットや効率化できる情シスの業務、さらにはkintone連携サービスを活用したもっと便利な活用方法について解説しました。
ヘルプデスクの業務に追われて保守運用や申請対応に手が回らなくなっている方やIT資産の管理方法などでお悩みの情報システム部の方は、ぜひkintoneの導入をご検討ください。
kintoneおよびkintone連携サービスでは30日間の無料お試しを実施しておりますので、少しでも気になった方は、ぜひこの機会にお試しください。
