kintoneで基幹システムを使いやすく!連携方法やメリット、活用例を紹介

基幹システムの使い勝手に不便を感じていませんか?

kintoneと基幹システムを連携させることで、まるでスマホアプリのように直感的で使いやすいインターフェースで操作可能になります。データの連携や業務の自動化を通じて、効率的なワークフローを実現できます。

この記事では、kintoneと基幹システムを連携させるメリットや連携する際に知っておくべきポイント、実際の連携例についても詳しく解説します。

基幹システムとは

基幹システムは、企業の中核となる業務を支えるシステムです。販売管理、財務管理、人事管理など、企業活動の根幹を成す業務を一元管理し、効率的な事業運営を支援します。

  • 販売管理システム
  • 購買管理システム
  • 在庫管理システム
  • 会計システム
  • 人事給与システム

従来、企業では部門ごとに別々のシステムを運用していましたが、この方法では情報が分断され、データの二重入力や不整合が生じるリスクがありました。これらの課題を解決するために開発されたのがERP(Enterprise Resource Planning)システムです。

ERPは、企業の基幹業務を一つのシステムで統合し、情報の整合性を保ちながらデータ更新のコストや手間を削減します。近年では、ERPの概念をさらに進化させ、クラウド型の業務改善プラットフォームであるkintoneとの連携が注目されています。

kintoneは基幹システムと連携できる

kintoneと基幹システムを連携することで、基幹システムの使い勝手を向上させ、柔軟かつユーザーフレンドリーな業務プロセスを実現できます。

kintoneは単体でも販売管理や会計管理などに活用可能です。しかし、汎用性の高いツールであるため、企業独自の複雑な業務フローや特殊な商習慣までは対応できない場合があります。

そこで、kintoneと基幹システムを連携させることで、両者の長所を活かすことができるようになります。自社にカスタマイズしたシステムはそのままに、誰でも簡単に操作が可能です。これにより、従業員はより簡単にシステムを使いこなし、業務の効率化が期待できます。

具体的にkintoneと基幹システムの連携で何が実現できるのか、次の章で詳しく見ていきましょう。

kintoneと基幹システムの連携で実現すること

kintoneと基幹システムを連携することで、主に以下のようなことが実現可能です。

  • マスタ情報の統合管理
  • 基幹業務を超えた業務管理の一元化
  • スマートフォンからの閲覧・編集
  • 必要な情報への迅速なアクセス

マスタ情報の統合管理

kintoneを活用することで、低コストでERPの重要な目的の一つである「情報の一元管理」を実現できます。従来のERPシステムのように、高額な費用をかけてゼロから構築したり、パッケージ製品を購入する必要はありません。

基幹業務を超えた業務管理の一元化

kintoneは基幹業務だけでなく、営業管理、商談管理、社内のコミュニケーションなど、さまざまなシステムやツールを一つのプラットフォームに統合できるのが特徴です。これにより、部署・部門間の情報共有を促進し、業務効率化やデジタル変革(DX)を推進できます。

スマートフォンからの閲覧・編集

スマートフォンからデータを直接閲覧・編集できます。データはリアルタイムで基幹システムに反映されるため、手作業で転記する必要がなくなり、データ入力の手間を大幅に削減できます。

必要な情報への迅速なアクセス

kintoneのアカウント権限設定により、必要な情報に迅速なアクセスが可能です。たとえば、経理担当者は営業部門の顧客情報、案件情報、売上情報を、営業マネージャーはチーム全体の進捗状況をリアルタイムで把握できます。

データの可視化と分析

kintoneは、データの集計、グラフ化、分析が得意です。多くの基幹システムでは、データ分析機能が十分ではなく、蓄積されたデータが十分に活用されていないことがあります。kintoneを活用することで、これらのデータから新たなビジネスチャンスを見つけ出すことができます。
kintoneと基幹システムを連携する方法
kintoneと基幹システムを連携する方法には、大きく分けて「CSVファイルを読み込ませる方法」と、「API連携を活用する方法」の2つがあります。

CSVファイルを読み込ませる

基幹システムから出力したCSVファイルをkintoneにアップロードすることで、簡単にデータを移行できます。この方法は、ファイルをkintoneにインポートするだけで、手軽に行えます。

CSVファイルを読み込む方法は手軽ですが、データに変更があるたびに新しいファイルをアップロードする必要があるので、その点は注意が必要です。

CSVファイルを読み込ませるには新たにアプリを作る場合と、既存のアプリに読み込ませる場合の2通りの方法があり、具体的な手順は以下のとおりです。

新たにアプリを作る場合

  1. kintoneストアの「あたらしくアプリをつくる」という項目から、「CSVを読み込んで作成」を選択します。
  2. 「作成を開始する」を選択してください。
  3. CSVファイルがkintoneで指定された内容に合致しているか確認し、合致していない箇所があれば修正しましょう。チェックを入れたら「アップロードへ進む」をクリックします。
  4. 画面が切り替わったら「参照」ボタンをクリックして、CSVファイルをアップロードします。
  5. プレビュー画面が表示されるので、問題なければ「作成」をクリックします。
  6. 最後に「OK」ボタンをクリックすると、アプリの作成とCSVファイルの読み込みは完了します。

既存のアプリに読み込ませる場合

  1. レコード一覧画面右上の「オプション」アイコンをクリックし、「ファイルから読み込む」をクリックします。
  2. 「参照」から読み込むファイルをアップロードします。「読み込むファイルの先頭行はフィールド名ですか?」に対して、先頭行にフィールド名が記載されている場合は「はい」を選択してください。
  3. 登録済みのレコードに上書きする場合は、「一括更新のキー」にチェックを入れましょう。
  4. 最後に画面左上にある「読み込む」ボタンをクリックして完了です。

API連携を活用する

API連携とは、異なるシステム間でデータを自動的に共有するための技術です。

この方法を使うと、基幹システムからkintoneへのデータ更新が自動化されることから、手動での更新作業が不要になります。

ただし、設定にはプログラミングの知識が必要となるため、社内にプログラマーがいない場合は導入の難易度が高くなります。

kintoneと基幹システムの連携例

kintoneは、さまざまな基幹システムと組み合わせて使うことができます。ここでは、kintoneを活用した連携の具体例を紹介します。

1. kintone×基幹システムで業務改善と顧客満足度の向上を同時に実現

さくら製作所株式会社は、国内でワインセラーや日本酒セラーを販売している会社です。同社はkintone導入前は電話で聞き取った顧客情報を紙やExcelに手入力し、見積書作成にも手間がかかっていました。

kintoneを導入した結果、顧客情報の共有、見積書・納品書の作成、在庫管理、受注処理、売上管理など、多くの基幹業務をシステム化し、業務プロセスの自動化と最適化を実現しました。

FormBridgeで転記ミスと従業員の作業時間を削減

また、さくら製作所株式会社ではkintoneで顧客情報管理アプリを作成し、Webフォーム作成ツール「FormBridge(フォームブリッジ)」を用いて問い合わせ受付を自動化しました。顧客自身が情報を入力することで転記ミスを無くし、作業時間の大幅削減につながったとのことです。

kMailerを活用した効率的なメール送信

合わせて、人為的なメールの管理ミスや手間を減らすため、kintoneで管理している見積データを基に、個別・一斉送信可能なkintone連携サービス「kMailer(ケイメーラー)」の導入を進めました。

その結果、kintone上のデータを引用して直接kMailerでメールを送信できるようになり、見積書作成と送信の効率化、入力ミスや作業時間の削減を実現しました。

DataCollectで納品先情報と商品情報を集約

kintone連携サービス「DataCollect(データコレクト)」により、複数アプリ間で情報の収集・計算・加工を自動化し、作業を大幅に効率化しました。

以前は売上金額を集計するには別アプリから手動でデータを収集する必要があり、手間がかかっていました。

2. kintone×会計システムで手間を大幅削減

kintoneと会計システムを連携させることで、営業管理から会計処理までの業務をスムーズに行うことができます。

営業管理から会計処理まで一気通貫

kintoneで管理している見積もりや請求情報を基に、会計システムで自動的に見積書や請求書を生成し、会計処理を実施します。消込み処理後の入金情報は、kintoneで管理している案件情報と連携して、すべてのデータを一元管理できます。

顧客ごとに案件情報・請求情報・対応履歴を一元管理できる

顧客ごとの案件詳細、見積もり、請求、入金情報を一つの画面で確認可能です。これにより、情報検索の手間が省けます。また、データに基づいたコミュニケーション機能を用いて、担当者の対応履歴も一括して管理できます。

営業とバックオフィスがそれぞれが使いやすい画面を自由に設計

営業部門とバックオフィス部門それぞれにフロント画面(トップ画面)をカスタマイズできます。部署や担当者ごとに「閲覧、入力、編集」の権限を設定することで、フォーマットや操作方法を統一し、必要な情報へのスムーズなアクセスとセキュリティの両立が可能です。

3. kintone×販売管理システムで戦略的営業を実現

kintoneと販売管理システムの連携を通じて、生産性の向上と効率的な営業活動が可能になります。

全体進捗の見える化を実現

kintoneによって業務全体を円滑につなぎ、情報を一元管理することで、グラフやダッシュボードを使って全体進捗状況の見える化を実現できます。プロセスごとに業務情報が分断されることなく、バックオフィス側から営業プロセスへのコメントやフィードバックを送信することも可能です。

営業管理とデータ分析を強化し顧客対応を最適化

kintoneにより、顧客情報、案件情報、商談履歴などをすべて一元管理できます。販売管理システムをはじめとする各種システムとの連携により、売上データの分析や顧客分析が可能です。これらの情報を基に、タイムリーに顧客に最適な提案を行うことができます。

kintoneと基幹システムを連携する前に押さえておきたいポイント

ここでは、kintoneと基幹システムをデータ連携する際に知っておきたいポイントを紹介します。

  • 連携対象のシステムと成果を明確にする
  • kintoneと連携するデータを選定する
  • 連携方法を検討する

連携対象のシステムと成果を明確にする

システムの種類、連携機能、データ構造などを洗い出し、kintoneとの連携目的を明確にしましょう。

  • 会計システムと連携し、データ入力ミスを減らすことで顧客情報の統合と自動化を目指す
  • 販売管理システムでのデータを分析し、営業戦略と経営計画に役立てる

kintoneと連携するデータを選定する

連携により業務効率化やデータ分析のメリットを最大化するには、連携するデータの適切な選定が重要です。

システムをスムーズに運用するために、以下の手順でデータを選定してみましょう。

  1. 現時点で基幹システムで管理されているすべてのデータをリストアップする
  2. 目的を達成するために不足しているデータ・基幹システムで管理できていないデータを洗い出す
  3. 不足しているデータ・管理できていないデータをkintoneと基幹システムのどちらで管理・蓄積すべきかを判定する
  4. 将来的に必要になるデータも考慮しからkintoneと連携すべきデータを選定する

連携方法を検討する

基幹システムとkintoneを連携する方法には、以下の4つの選択肢があります。

連携方法 概要 メリット デメリット
API連携 ・システム間でデータを自動的にやり取りする
・自社サーバが外部サーバにアクセスしてデータを取得するプロセスを自動化
・データの自動化による効率化
・人為的ミスの削減
・リアルタイムでデータ連携可能
・開発コストが発生する
・セキュリティ対策が必要
Webhook連携 ・特定のイベントが発生した際に、設定したURLに対してHTTP POSTリクエストを自動で送信する
・外部サーバーから自社サーバーへデータを送信
・リアルタイムでのデータ連携
・プログラミング知識がなくても設定可能
・セキュリティ対策が必要
・複雑なイベント処理には向かない
中間サーバー利用 ・両システム間のデータ交換を仲介する中間サーバーを使用して連携
・中間サーバーは両システムのデータを一時的に保持し、そのやり取りを円滑にする
・両システムの負荷を軽減
・セキュリティ対策を強化
・中間サーバーの運用コストが発生する
・設定が複雑
手動でのCSVファイル連携 ・ExcelやCSVファイルを利用してデータを手動で移行
・データのエクスポートやインポートに必要なファイルを手動で作成し、適宜移行を行う
・費用を抑えられる
・特別なスキルがなくても利用可能
・データの自動化ができない
・人為的ミスのリスクがある
・作業効率が低い

上記のうち、手動でのCSVファイル連携は、本質的な「連携」とは異なります。業務の効率化を図るためには、プロセスの自動化が推奨されます。社内に開発チームがない場合は、専門業者への依頼がいい選択肢となるでしょう。

外部委託を選んだ際、費用面は気になるところだと思います。しかしkintoneとの連携は、基幹システムの全面的な再構築に比べて費用が大幅に削減できる場合が多いです。

kintoneと基幹システム連携の費用相場

kintoneと基幹システムを連携させる費用は、一般的に5万円から30万円程度が相場です。ただし、以下のケースでは費用が100万円を超えることもあります。

  • 多くのデータを連携させたり、複雑な機能開発が発生する場合
  • 特定の業界向けのプロセスにより、特殊な機能開発が発生する場合
  • 業務プロセスの見直しにより、定期的なリニューアルが発生する場合

このように、kintoneと基幹システムの連携費用はプロジェクトの内容によって大きく変動します。そのため、具体的な計画をもとに見積もりを取ることが重要です。

kintoneと基幹システムの連携・開発が得意なシステム会社の選び方

kintoneと基幹システムの連携・開発が得意なシステム会社を見極めるために、問い合わせやホームページをチェックする際は、以下のポイントを確認しましょう。

  • マルチデバイス対応のシステムを開発している
  • kintoneの開発やカスタマイズの実績が豊富
  • ユーザーフレンドリーなUIデザインを得意としている
  • 導入後も充実したサポートがある

信頼できるパートナーを見つけることで、kintoneを最大限に活用し、業務効率化を実現できます。

kintoneと基幹システムを連携して業務効率化を加速しよう

kintoneと基幹システムを連携させることで、データの一元管理が可能になります。これにより、必要な情報へのアクセスが迅速かつ容易になり、データ転記の作業負担やミスを大幅に削減できます。

さらに、kintoneで蓄積されたデータを活用して、売上推移、顧客属性、在庫状況といったデータの可視化・分析が行えます。そのため経営層や各部門は、意思決定に必要な情報を迅速かつ容易に入手可能です。kintoneと基幹システムを連携させ、業務効率化を実現しましょう。

トヨクモではkintone連携サービスを提供しています。kintoneのデータからフォームを作成する「FormBridge」やメールの一斉送信が実現する「kMailer」を実装可能です。

30日間の無料お試しも提供していますので、より踏み込んでkintoneを活用したい方はぜひお気軽にお問合せください。

 


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