【フォームブリッジ】1万人に1万通りの初期値を自動でフォームに入力できます!

こんにちは!花粉が嫌すぎて日用品の買い物すら出前アプリを使うようになりました、小林です。

今回は、先日リリースされた認証制限機能「Toyokumo kintoneApp認証」を使って、ログインしたユーザーに紐づく情報を初期値としてフォームに入力する方法をご紹介していきます!

タイトルにもある通り、この方法を活用すると1万人に1万通りの初期値が自動で入力されるようになるので、運用する側としては入力ミスを防げますし、ユーザー視点では入力する手間がなくなるのでまさにWIN-WINです。

それでは早速、本題に移りましょう!

これまで簡易認証で出来たこと

※セキュリティ強化のため、2025年1月31日(金)をもちまして「簡易認証機能」を廃止することとなりました。それに伴い、2023年2月1日(水)以降、簡易認証の新規設定ができなくなります。
「全体のアクセスを制限する目的」で簡易認証をご利用中の方は「パスワード保護機能」への移行をお願いします。詳細は「簡易認証からパスワード保護への移行方法」をご参照ください。

まずは、もう一つの認証制限機能である「簡易認証」を使って出来ていたことをおさらいしましょう。

簡易認証では今回の記事でご紹介する方法と同じくkViewerルックアップを使って、ユーザーごとの初期値を自動でフォームに入れることが出来ました。

しかし、簡易認証では、認証をかけている複数のフォームをまたいでアクセスする際に、その都度ID/パスワード情報を入力してログインする手間が生じます。

フォームに自動で初期値を入れたいというお客様の多くは、入力するユーザーに手作業での煩わしさを感じさせたくないという動機を持っていたので、毎回ログイン作業が発生するというのは明確なウィークポイントになっていました。

また、簡易認証では1フォームで設定できるID/パスワードが最大1,000件までとなっているので、「1,000件だと取引先を全て登録するのに足りない」というような声も度々頂いていました。

簡易認証を使った初期値入力方法のポイントをまとめると下記の通りです。

・簡易認証でも初期値を自動でフォームに入れることは出来た
・複数フォームがある場合、各フォームごとに認証を通過する手間があった
・1フォームで設定できるID/パスワードは最大1,000件までという制限があった

Toyokumo kintoneApp認証で改善されたこと

次に、Toyokumo kintoneApp認証が登場したことで簡易認証から改善されたことを見ていきましょう!

そもそも、「Toyokumo kintoneApp認証って何のこと?」という方は、読み進める前に下記の記事に目を通していただけると分かりやすいかと思います。

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それでは1点目!Toyokumo kintoneApp認証では、一度メールアドレスを入力して認証を通ることで、認証のかかった複数のフォームを、その度ごとの認証なしで行き来することができるようになりました!フォームごとに毎回入力する手間がなくなったのが最大の魅力です。

2点目!認証に必要なメールアドレスをkintoneで管理できるようになりました。Toyokumo kintoneApp認証では、kintoneアプリで管理しているメールアドレスと同期して登録できるので管理のしやすさという点でも改善されました。

最後に3点目!1フォームにつき、最大10,000件まで認証に必要なメールアドレスを登録できるようになりました。簡易認証(ID/パスワード)の1,000件から10倍になったので、かなりカバーできる範囲も広がったのではないでしょうか。

※オプションで10,000件を超えての認証登録も可能ですのでご相談ください

Toyokumo kintoneApp認証で改善されたポイントをまとめると下記の通りです。

・一度認証を通過すれば、複数のフォームを自由に行き来できるようになった
・kintoneで認証に必要なメールアドレスを管理できるようになった
・最大10,000件まで認証ユーザー(メールアドレス)を登録できるようになった

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2023年3月31日までに、プロフェッショナルコースをご契約いただくと、2026年3月末までToyokumo kintoneApp認証で10,000件の認証情報を登録できます。詳細はこちらをご覧ください。

フォームに初期値を自動で入れるための設定方法

お待たせいたしました!簡易認証から何が変わったのか分かったところで、Toyokumo kintoneApp認証を用いてフォームに初期値を自動で入れるための設定方法を確認していきましょう。

システムの大まかなイメージとしては、下記のイメージ図のようになります。今回は、各支店と支店の売上を取りまとめる本社の管理部を想定して作成していきます。

設定手順は全部で3ステップ、キャプチャ付きで解説していくのでぜひ一緒に操作してみてくださいね!

手順1.Toyokumo kintoneApp認証を設定する

まずは、Toyokumo kintoneApp認証の設定を行いましょう。

メールアドレスの登録方法としては、

・手動入力
・CSV入力
・kintoneアプリとの同期

の3つの方法があります。

今回は「関東支店情報」というアプリ内のメールアドレスのフィールドと同期して登録しました。

簡単に登録できました

認証を通過する際は、ここに登録されたメールアドレスでログインすることになります。

なお、詳しい設定方法については操作ガイドにも記載があるので、必要に応じてご参照ください。

手順2.kViewerルックアップを作成する

※外部公開APIビューにToyokumo kintoneApp認証を設定できるようになりました。認証なしの外部公開APIビューであればこれまで通りフォームブリッジとkViewerのメインの管理者アドレスが一致していなくても使用可能です。

1.kViewer側の設定画面

Toyokumo kintoneApp認証がかかっていない外部公開APIビューを公開しようとすると注意書きのポップアップが出ます。2.kViewerルックアップ側の画面
2-1.Toyokumo kintoneApp認証がかかっている外部公開APIビューは、Toyokumo kintoneApp認証がかかっているフォームでないとkViewerルックアップの設定ができません。
2-2.外部公開API側でToyokumo kintoneApp認証を条件にした絞り込み条件がある場合、フォーム上の虫眼鏡マークを押した時に、絞り込みに一致する情報しかポップアップ表示されません。2-3.フォームの認証は通れるが、外部公開APIビューの認証ユーザーでないとき:レコード情報を取得できませんでした。(You cannot access page.)時間を置いて再アクセスしてください。 とエラーが出ます。

2-4.フォームブリッジとkViewerのメインの管理者アドレスが一致していないとき:レコード情報を取得できませんでした。(Network Error)時間を置いて再アクセスしてください。 とエラーが出ます。

次に、kViewerルックアップの設定をしていきましょう。

「そもそもkViewerと連携して、kViewerルックアップのフィールドを設置する方法が分からないんだけど…」という方は、操作ガイドを参考にフィールドを設置してから読み進めてください。

さて、フォームブリッジのkViewerルックアップフィールドの設定画面は下記のようになります。「関東支店」というAPIビューは、手順1で貼った「関東支店情報」を元に作成しています。

ここでの注意点として、「検索対象となるフィールド」は必ずメールアドレスのフィールドになるように設定しましょう。他に設定されていると初期値が入力されなくなります。

なお、「表示するkViewerのフィールド」に関しては、kViewerルックアップを自動入力で運用する上では特に関係ないので、適当に選んでしまって問題ありません。

※エイリアスのアドレス(+〇〇の表記)が含まれている場合は、「完全一致したレコードのみを検索する」にチェックを入れておく必要があります

最後に、kViewerルックアップのフィールドは非表示にして運用した方が自然になるので、「フィールドを表示しない」にチェックを入れておきましょう。

細かい部分の設定は以上になります。

手順3.kViewerルックアップのフィールドコードを設定する

いよいよ最後の設定です!といってもやることは非常に簡単です。

まずは、フォームブリッジのToyokumo kintoneApp認証の設定画面で出てくるヒント内のフィールドコードをコピーしてください。

このフィールドコードは「Toyokumo kintoneApp認証」に登録したメールアドレスを示しています。コピーしたらkViewerルックアップのフィールド設定を開いて、フィールドコードに貼りましょう!

kViewerルックアップのフィールドコードに貼るだけ

こうすることで、フォームにログインしたと同時に、kViewerルックアップでログイン時のメールアドレスが選択される状態になりました。

いざ実践!

さぁ、準備は整いました。早速ログインして自動で入力されるかやってみましょう。

登録したメールアドレスでログインすると…
ログインと同時にフォームに自動入力されました!

無事入力されましたね!メールアドレスの入力だけでユーザーごとの情報が自動で入力される、シンプルながらも相当便利です。

ちなみに、今回と同じように「Toyokumo kintoneApp認証」を使って、初期値が入力される設定をしているフォームが複数あれば、他のフォームに飛んだ際にも自動で入力されるようになりますよ!

※なお、kViewerと連携し、フォーム上でkViewerルックアップを設定しているときの注意事項については「意図しない情報公開を防止するためのチェック項目」をご覧ください。

まとめ

皆さん、いかがでしたでしょうか?
実用的かつ手軽に設定できるので、個人的にはかなりオススメの使い方です。

30日間の無料お試しでも試せるので、気になった方はぜひ使ってみてくださいね!

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