【FormBridge】1,000人に1,000通りの初期値を自動でフォームに入力できます！
今回は、FormBridgeやkViewerのアクセス制限「ユーザー管理（旧Toyokumo kintoneApp認証）」を使って、ログインしたユーザーに紐づく情報を初期値としてフォームに入力する方法をご紹介していきます！
この方法を活用すると、運用する側としては入力ミスを防げますし、ユーザー視点では入力する手間がなくなるのでまさにWIN-WINです。 それでは早速、本題に移りましょう！
※今回ご紹介する方法には、FormBridge、kViewer両方のプレミアムコース以上のご契約が必要です。なお、30日間の無料お試し環境でも実践できます。
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目次
ユーザー管理（旧Toyokumo kintoneApp認証）の主な特徴2点
ユーザー管理は、FormBridgeやkViewerで作成したフォーム、ビューへアクセスできるユーザーを制限できる閲覧制限機能です。ユーザー管理について詳しく知りたい方は「【新機能】あなたのkintoneがお客様や会員との情報共有基盤に変わります」をご確認ください。
今回着目したいユーザー管理の特徴は2点！
1点目は、一度メールアドレスを入力して認証を通ることで、認証のかかった複数のフォームを、その度ごとの認証なしで行き来することができる点です！フォームごとに毎回入力する手間がなくなったのが最大の魅力です。
2点目！認証に必要なメールアドレスをkintoneで管理できます。ユーザー管理では、kintoneアプリで管理しているメールアドレスと同期して登録できるので管理がしやすいのが特徴です。
ユーザー管理のポイントをまとめると下記の通りです。
- 一度認証を通過すれば、複数のフォームを自由に行き来できる
- kintoneで認証に必要なメールアドレスを管理できる
※ユーザー管理の利用には、FormBridgeとkViewerのプレミアムコースが必要です。なお、無料お試しの環境でもご利用いただけます。
フォームに初期値を自動で入れるための設定方法
ここからは、ユーザー管理（旧Toyokumo kintoneApp認証）を用いてフォームに初期値を自動で入れるための設定方法を確認していきましょう。今回使用するFormBridgeとkViewerは、オーナーのメールアドレスが同じである必要がありますのでご注意ください。
システムの大まかなイメージとしては、下記のイメージ図のようになります。今回は、各支店と支店の売上を取りまとめる本社の管理部を想定して作成していきます。
設定手順は全部で3ステップ、キャプチャ付きで解説していくのでぜひ一緒に操作してみてくださいね！
【設定手順】
- ユーザー管理を設定する
- kViewerルックアップを作成する
- ログイン時にkViewerルックアップの値を自動入力するよう設定する
なお、今回の手順は「kintoneアプリ」「FormBridgeのフォーム」の作成は済んでいる前提で紹介しています。
手順1. ユーザー管理を設定する
まずは、ユーザー管理（旧Toyokumo kintoneApp認証）の設定を行いましょう。 メールアドレスの登録方法としては、
- 手動入力
- CSV入力
- kintoneアプリとの同期
の3つの方法があります。
今回は「関東支店情報」というアプリ内のメールアドレスのフィールドと同期して登録しました。
①同期元のアプリを準備する
②FormBridgeのフォームを作成後、メニューの「ログイン認証/ユーザー管理」を開き、「ログイン認証を有効にする」にチェックをいれる
（参考：kintone連携サービス操作ガイド「FormBridge｜FormBridgeのはじめ方」）
③「ユーザーを登録 」欄の「kintone同期」をクリックし、同期元のアプリ（今回なら関東支店情報アプリ）と連携する
簡単に登録できました。認証を通過する際は、ここに登録されたメールアドレスでログインすることになります。
なお、ユーザー管理の詳しい設定方法は、kintone連携サービス操作ガイド「FormBridge｜ログイン認証/ユーザー管理を登録する」をご参照ください。
手順2. kViewerルックアップを作成する
次に、kViewerルックアップの設定をしていきましょう。
「そもそもkViewerと連携して、kViewerルックアップのフィールドを設置する方法が分からないんだけど…」という方は、操作ガイドを参考にフィールドを設置してから読み進めてください。
さて、FormBridgeのkViewerルックアップフィールドの設定画面は下記のようになります。「関東支店」というAPIビューは、手順1で貼った「関東支店情報」を元に作成しています。
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ここでの注意点として、「検索対象となるフィールド」は必ずメールアドレスのフィールドになるように設定しましょう。他に設定されていると初期値が入力されなくなります。
なお、「表示するkViewerのフィールド」に関しては、kViewerルックアップを自動入力で運用する上では特に関係ないので、適当に選んでしまって問題ありません。
※参照元アプリのデータに 、エイリアスのアドレス(@の前に+〇〇の表記が加えられた)メールアドレスが含まれている場合は、「完全一致したレコードのみを検索する」にチェックを入れておく必要があります。
最後に、kViewerルックアップのフィールドは非表示にして運用した方が自然になるので、「フィールドの表示」の非表示にチェックを入れておきましょう。
細かい部分の設定は以上になります。
外部公開APIビューにユーザー管理を設定する場合の注意点
kViewerルックアップでkintone内情報を引用するためには、kViewerで作成する外部公開APIビューが必要です。外部公開APIビューの作成方法は、操作ガイドからご確認ください。
外部公開APIビューにユーザー管理の認証を設定できるようになりました。認証なしの外部公開APIビューであればこれまで通りFormBridgeとkViewerのメインの管理者アドレスが一致していなくても使用可能です。
【外部公開APIビューにユーザー管理を設定する際の5つの注意点】
①ユーザー管理がかかっていない外部公開APIビューを連携している場合、設定画面に注意書きが表示されます。
▲FormBridgeにあるkViewerルックアップ側の画面「kViewer側でユーザー管理の設定をしていない場合」
②ユーザー管理の認証が設定されている外部公開APIビューは、ユーザー管理の認証がかかっているFormBridgeのフォームでないとkViewerルックアップの設定ができません。
▲FormBridgeにあるkViewerルックアップ側の画面「kViewer側でユーザー管理の設定をしている場合」
③外部公開API側でユーザー管理を条件にした絞り込み条件がある場合、フォーム上の虫眼鏡マークを押した時に、絞り込みに一致する情報しかポップアップ表示されません。
④フォームの認証は通れるが、外部公開APIビューの認証ユーザーでないとき：レコード情報を取得できませんでした。(You cannot access page.)時間を置いて再アクセスしてください。 とエラーが出ます。
⑤FormBridgeとkViewerのメインの管理者アドレスが一致していないとき：レコード情報を取得できませんでした。(Network Error)時間を置いて再アクセスしてください。 とエラーが出ます。
手順3. ログイン時にkViewerルックアップの値を自動入力する設定
kViewerルックアップの設定が終わったら、FormBridgeの設定画面で「自動入力」の項目にチェックを入れましょう。
これで、ログイン時にkViewerルックアップの「店舗名」「メールアドレス」「電話番号」のデータが自動入力されます。
ログインして自動入力を確認する方法
さぁ、準備は整いました。早速ログインして自動で入力されるかやってみましょう。
登録したメールアドレスでログイン
無事入力されましたね！メールアドレスの入力だけでユーザーごとの情報が自動で入力される、シンプルながらも相当便利です。
ちなみに、今回と同じように「ユーザー管理」を使って、初期値が入力される設定をしているフォームが複数あれば、他のフォームに飛んだ際にも自動で入力されるようになりますよ！
※なお、kViewerと連携し、フォーム上でkViewerルックアップを設定しているときの注意事項については「意図しない情報公開を防止するためのチェック項目」をご覧ください。
まとめ
皆さん、いかがでしたでしょうか？ 実用的かつ手軽に設定できるので、個人的にはかなりオススメの使い方です。
30日間の無料お試しでも試せるので、気になった方はぜひ使ってみてくださいね！ユーザー管理を活用して、便利な使い方を追求していきましょう！
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