kintoneで電子契約を導入する方法は?メリットやシステム5選も紹介

企業経営を取り巻く環境は、デジタル化の波によって大きく変化しています。業務の効率化を求め、「契約書を紙からデジタルに移行したい」「契約関連のデータを効率的に一元管理したい」と考える企業も多いでしょう。

この記事では、kintoneを利用して電子契約を行う方法を解説するとともに、kintoneと連携可能な5つの電子契約システムについても紹介します。

契約プロセスのスピードアップ、ミスの削減、さらにはコスト削減にもつなげるために、どのように電子契約システムを選べばいいのか、選び方のポイントも解説するのでぜひ参考にしてください。

電子契約とは

電子契約とは、電磁的記録で作成・締結する契約のことです。たとえば、PDFなどの電子データに電子署名を行う形式の契約を指します。

法的にも認められており、電子署名があれば、紙の契約と同様の法的効力を持ちます。紙の契約書と異なり、電子契約書は物理的な改ざんや紛失といったトラブルを予防することができます。

電子契約のメリット

ここでは、電子契約のメリットを解説します。

契約書作成から締結まで容易に完結できる

電子契約を行うことで、契約書の作成から締結までのプロセスを、基本的にマウスのクリック操作だけで行えるようになります。これは、従来の手間とミスが生じやすい手作業に代わる効率的な手段だと言えます。

従来の契約プロセスでは、契約書の印刷、署名、郵送、相手側の署名、そして返送という一連の手順を物理的に行う必要がありました。

しかし、このプロセスは時間がかかるだけでなく、契約書の紛失や署名の漏れといったミスが生じるリスクも伴います。

電子契約であれば、これらの手順をデジタル上で完結させることができ、プロセスの迅速化とミスの削減が可能になるのです。

契約書の承認状況を可視化できる

電子契約書をシステム上で管理すると、契約書の操作(署名など)ごとに「誰が」「いつ」「どの操作を行ったか」といったことが記録されます。

これにより、契約の各段階でのアクションがリアルタイムで追跡可能になり、契約プロセス全体の透明性と追跡性が向上します。

この機能は、プロジェクトや業務の進行における誤解やコミュニケーション不足を防ぎ、関係者間での信頼構築にも寄与すると言えるでしょう。

締結後の契約書管理も一元化できる

電子契約書をシステムで管理すると、締結後の契約書の保管・管理をデジタル化でき、一箇所に集約可能です。

紙の契約書のように物理的な保管場所を必要とせず、必要な時、必要なデータに、手早くアクセスできるようになる点もメリットです。

たとえば、システムの設定次第では「案件」「契約の種類」「金額」「時期」「担当者」などと紐付けて管理することも可能です。

また、契約締結された経緯についても記録を残しておくことで、たとえ担当者が変わっても、情報の属人化を防止できることも利点です。

契約書の検索や参照が容易になるため、管理の手間が大幅に削減されるでしょう。

kintoneで電子契約を管理・運用する方法

kintoneの基本機能だけでは、電子契約書を作成することはできません。また、電子契約のアプリを開発することも難しいと考えられます。

具体的な解決策として、外部の電子契約システムと連携することで、電子署名が施された文書の生成が可能になります。

  • 契約書の発行
  • 締結
  • 保管

など、契約書関連のさまざまな業務に対応できるようになるため、とても便利な方法です。

kintoneと連携できる電子契約システムは複数存在します。次項で詳しく紹介します。

kintoneと連携可能な電子契約システム5選

ここでは、kintoneと連携可能なサービスを5つ紹介します。

CLOUDSIGN(クラウドサイン)

CLOUDSIGNは、国内で多く利用されている電子契約システムです。さまざまな企業が利用しているため、契約フローがスムーズになるでしょう。

導入社数は250万社以上で、累計送信件数は1,000万件超とトップクラスのシェアを誇ります。

電子署名法に準拠し、法務省やデジタル庁などの定める基準に適合したシステムになっており、安心して利用できるでしょう。

無料お試し あり
初期費用 無料
料金 11,000円/月~

また、kintone連携サービス「クラウドサイン MAKE」を活用することで、kintone上の顧客情報や商品情報から簡単に契約書を作成できます。

クラウドサイン上でシームレスに契約締結、送信ができ、契約の相手方はクラウドサイン、kintone環境を用意する必要はありません。(高度な認証による署名が設定された書類を確認、同意する場合クラウドサインのアカウントが必要です)

クラウドサイン MAKEで実現できることや料金体系は、以下ページよりご覧ください。

クラウドサイン | 国内シェアNo.1の電子契約サービス

クラウドサインとクラウドサイン MAKEなら、kintoneから契約書を自動生成して電子契約がシームレスに実現可能に の…

Adobe Acrobat Sign(アクロバットサイン)

Adobe Acrobat Signは、アドビ株式会社が運営する電子契約システムです。

日本のみならず、海外の企業でも導入されており、さまざまなフォームの契約書を作成可能です。グローバルに展開する企業におすすめだと言えます。

Acrobat Signはスマホから手書きサインができるので、「建設現場などにタブレットを持っていって、仕事相手とコミュニケーションを取る」「配達業務で相手に受け取りのサインをしてもらう」といった場面で便利でしょう。

無料お試し あり
初期費用 無料
料金 1,980円/月~

kintoneと連携したい場合は「Adobe Acrobat Sign連携プラグイン」の申込が必要です。(※Adobe Acrobat Signのkintone連携については、k&iソリューションズ株式会社が提供する機能となります。)

Adobe Acrobat Sign連携プラグインを活用することで、契約締結の操作をkintone上で完結できます。

受信者側の環境には、kintoneやAdobe Acrobat Signは不要で、メールアドレスがあれば電子契約を締結できます。

Adobe Acrobat Sign連携プラグインでできることや詳しい料金体系を知りたい方は、以下のページをご覧ください。

電子契約はkintoneでラクラク導入|K&Iソリューションズ

DocuSign(ドキュサイン)

DocuSignは世界で利用されている電子契約システムです。40以上の言語でサイン可能なため、グローバルに展開する企業にも利用しやすいでしょう。

モバイルアプリも提供しており、外出先からスマホで作業をすることができます。

無料お試し あり
初期費用 要問合せ
料金 1,100円/月~

kintoneと連携したい場合は「DocuSign連携プラグイン」の申込が必要です。(※DocuSignのkintone連携については、コントラクトマネジメント株式会社が提供する機能となります。)

DocuSign連携プラグインの活用で、kintoneからサイン依頼を実行できます。

サイン依頼後は、ステータスに合わせて自動更新され、サイン済みPDFは自動で対象レコードに保管されます。

対象レコードへの保管時には、認定タイムスタンプが付与されるため、電子帳簿保存法にも対応可能です。

DouSign連携プラグインの特徴や活用シーンを知りたい方は、以下よりご覧ください。

【事例公開中】電子契約で業務改善、印紙税削減!安心・安価なkintone(キントーン)で電子帳簿保存法の対応環境を短期構…

freeeサイン for kintone

freeeサイン for kintoneは、kintone用に開発されたシステムです。導入することで、契約書作成から送信、保管・管理が、kintone上で一気通貫して行えるようになります。

契約書のテンプレートをkintone上に保存できるため、発行までの時間短縮をできる点も強みだと言えるでしょう。

無料お試し 要問合せ
初期費用 要問合せ
料金 12,000円/月~

GMOサイン

GMOサインは、導入企業数350万社を超えるサービスです。kintoneで管理している顧客データを元に見積書や請求書、契約書などの帳票を作成可能です。GMOサイン上で取引先へ送信・署名依頼・保管・管理まで、一気通貫で行うことも可能です。

電子帳簿保存法に準拠しているため、安心して利用しやすいシステムです。また、契約書に権限設定を行ったり、閲覧制限もかけられるため、情報漏洩のリスクを低減できる点も強みだと言えるでしょう。

無料お試し あり
※フリープランが利用可能
初期費用 0円
料金 9,680円/月~

kintoneと連携して利用したい場合はオプション契約となり、API連携の申し込みが必要です。

▲画像出典:kintone連携|電子契約なら電子印鑑GMOサイン

料金体系は、以下のページをご覧ください。

電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインのkintone連携についてご紹介しています。電子印鑑GMOサインは、「立会人型」と「当事者型」を併…

kintoneと電子契約システムを連携させて運用するメリット

ここでは、kintoneと電子契約システムを連携するメリットについて解説します。

契約関連の業務を効率化できる

kintoneは、業務効率化を目的としたソフトウェアです。電子契約システムと組み合わせて利用することで、契約プロセスをスムーズにし、業務の自動化を可能にします。

たとえば、案件を受注したら、クリック操作だけで契約書作成から送付まで完了し、顧客・案件ごとに契約書類を一元管理できるようになります。また、プロセス管理で契約ステータスの追跡や、過去の契約履歴も容易に検索が可能です。

そのため、契約書発行から締結、保管までスムーズに進められるでしょう。

費用削減につながる可能性がある

kintoneと電子契約システムを連携させることで、収入印紙や郵送費などの費用削減につながる可能性があります。これは、紙の契約書から脱却できるためです。また、契約書に関わる業務がスムーズに進むことで、社員の稼働時間が少なくなり、人件費の削減につながることも期待できるでしょう。

kintone上で契約書関連業務を完結できる

サービスによっては、kintone上で契約書の発行や締結、保管が行えるものもあります。「契約書のためにはこのソフトウェア」「社内的な申請にはこのソフトウェア」など、ソフトウェアを分ける必要がなく、利便性が高まります。

社内の誰もが、いつでも同じソフトウェアを使っていれば、操作にも自然と慣れて、ツールが社内に定着・浸透しやすく、DXが進むと言えるでしょう。また、ソフトウェアの導入・運用コストも、複数のソフトウェアを併用する場合と比較して低減が期待できます。

kintoneと電子契約システムを連携させる際の注意点

電子契約システムを連携する際の注意点についても、あわせて見ていきましょう。

契約相手が「紙」を求める場合も考えられる

電子契約が普及したものの、全ての取引先がこの変化を受け入れているとは言い切れません。取引先によっては、「紙」による契約を依然として求める場合も考えられます。

そのため、電子契約の導入にあたっては、取引先の合意形成をはじめとする調整も必要となり得るでしょう。これは、電子契約導入を進める上での重要な留意点として考慮すべきだと言えます。また、法的に書面で契約を締結せざるをえない契約もあることに注意が必要です。

社内の業務フローを見直す必要がある

kintoneに電子契約を導入するにあたっては、社内で業務の進め方の見直しが必要になります。kintoneの操作方法も変わる可能性があり、慣れるまでに時間がかかる可能性もあるでしょう。

社内に向けて操作方法を周知するなど、フローの変化に伴って社員の負担が増えないよう、注意する必要があります。また、電子契約を導入する旨を社員に周知し、理解を得ることも重要だと言えるでしょう。

kitoneと連携可能な電子契約システム 選び方のポイント

続いて、契約システムの選び方を解説します。

自社が求める特徴・機能が搭載されているか

まずは、「自社に必要な機能があるか?」という点に注目しましょう。必要な機能が備わっていなければ、使い勝手が悪くなってしまい、業務フローが従来より煩雑になる可能性も考えられます。

電子契約システム単体では利用できる機能でも、kintone連携により利用ができなくなるケースがあるため、利用したい機能が利用できるか確認しましょう。

また、導入後は契約書の業務に関わる社員の意見を聞くことも重要です。現場の意見を聞くことで、システムが自社に合っているか判断しやすくなるでしょう。可能であれば、取引先にも電子契約システムを利用した感想を聞き、不満がないか確かめておくことをおすすめします。

セキュリティ対策はどうか

セキュリティも重要視したいポイントです。

契約書は機密情報や個人データを含むため、万が一外部に情報が漏えいすると、企業としての信頼を大きく失う可能性もあります。

システムに閲覧制限などのセキュリティ機能が備わっているか確認しましょう。

また、サービス提供者が情報セキュリティ管理体制(組織としてリスク評価をし、適切なセキュリティレベルを定めて、計画的に管理運用していること)などの認証を持っているかを確認することも重要です。

まとめ:kintoneと連携できる電子契約システムを活用して業務効率化を図ろう

本記事では、kintoneで電子契約書を作成・管理する方法を紹介しました。

kintoneの基本機能だけでは、電子契約書の作成・管理はできませんが、連携サービスについて理解し、自社に合ったソリューションを導入すれば、スムーズに運用できるようになります。

また、kintoneの機能拡張を進めていくうえでは、「契約書の管理運用」という点だけにフォーカスするのではなく、「kintoneに文書管理を集約する」という考え方・視点も大切です。

さまざまなソフトウェアを社内に導入しなくても、kintoneで実現可能なことを理解すれば、社内での各種申請や稟議なども一元管理できるようになります。

「DX推進」「ペーパーレス化・脱ハンコ」「多拠点間でデータを効率的に共有」「リモートワーク体制を推進」といった昨今のビジネスの視点を踏まえても、「kintoneに文書管理を集約する」という考え方が重要だと言えるでしょう。


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