kintoneを利用しているSNS運用担当者の中には「kintoneで予算を上手く管理したい」「追加予算を含めて管理したい」とお悩みの方もいると思います。
そこで本記事では、予算管理の概要に加えて、kintone連携サービスを提供するトヨクモで実際に利用している予算承認アプリをご紹介します。
記事の後半では予算承認アプリを用いて解決するお悩み事や具体的な活用方法などについても詳しく解説しているので、ぜひ最後までご一読ください。
※個人情報の入力は不要です。クリックするとアプリテンプレートがダウンロードされます。
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予算管理とは
予算管理とは、企業が作成した予算と実績を比較・分析して、予算を適切に管理することです。
予算管理は、主に会社の利益目標の達成を目的として実施されます。
予算管理を行うことで、原価などの削減すべきコストが判明したり、目標数値に対する現状が把握できたりと予算を管理するために必要なデータが可視化されます。
予算を把握し、適切に管理することは日々の業務活動を適切に調整することにもつながるため、利益目標の達成には必要不可欠です。
予算管理と経営管理の違い
経営管理は、リソースやコスト配分などを最適化し、組織全体の運営を効率化することで、組織戦略を策定・実行するための包括的なプロセスです。
経営管理には、生産管理や販売管理、人事管理などがあり、先ほど解説した予算管理は経営管理の一環を担っています。
数値目標と実績を比較して予算を適切に調整していく予算管理は、経営管理の中でも特に重要とされており、経営管理の成功を支える基盤となります。
予算管理を実施するメリット
企業で予算管理を実施する主なメリットについて解説していきます。
経営資源を効率的に分配できる
予算管理によって予算と実績を数値ベースで分析できるようになると、経営資源をより効率的に分配できるようになります。
経営資源は、一般的に「ヒト・モノ・カネ・情報」の4つとされています。
予算管理を実施すれば、効果的な施策や余計な支出を具体的な数値をベースにして洗い出せるようになるため、資金配分の効率化に大きく貢献してくれるでしょう。
目標を共有できる
予算管理を実施することで、目的と予算が明確化され、社員間で共通の目標を共有することができます。
漠然とした目標ではなく、具体的な数値目標が設けられるため、いくらの予算で何をいつまでに達成すべきか把握し、ゴールを見据えて業務に取り組めるようになるでしょう。
売上目標だけでなく、コスト削減などの数値を管理することもできるため、あらゆる部門の活動を促進し、組織全体のパフォーマンス向上にも期待できます。
予算管理を実施する際の問題点
予算を適切に管理し、利益目標を達成するためには欠かせない予算管理ですが、実際に実施してみるといくつかの問題点に直面します。
ここでは、予算管理を実施する際の主な問題点を3つ解説していきます。
煩雑で手間がかかる
予算管理には、多くの時間と手間がかかります。
設定した予算を一度入力すれば終わりではなく、追加で予算が取れた際の追記や予算から実績を引いた差異および達成率の算出など、随時作業が必要です。
しかも、手作業ですべてを入力するとなると、人為的な計算ミスなども起こりやすく、正確性を欠いてしまいます。
管理方法が不明瞭
予算管理をどこで誰が管理するのか不明瞭だと大切なデータを紛失してしまうかもしれません。
特に特定の社員がExcelなどで実施する場合、ファイルを削除してしまったり、保存場所を誤ってしまうと取り返しが付かなくなります。
予算管理を実施するのであれば、1つのシステム上で共有して管理・利用できるクラウドサービスや予算管理システムが最適です。
共有する仕組みが整っていない
せっかく予算管理をして数値目標や進捗状況を可視化できても、それを共有する仕組みがなければ効果は薄れてしまいます。
予算管理のデータを共有する度にExcelをメールで送るのは非効率的なので、予算管理の実施・管理・共有が同時にできるシステムが求められます。
予算管理にはkintoneがおすすめ
予算管理を実施するならkintoneの利用がおすすめです。
kintoneで予算管理を実施するメリットは主に以下の3点が挙げられます。
- 予算管理の実施・管理・データの共有をワンストップで行える
- 自社の管理方法に合わせてオリジナルの予算管理アプリを作れる
- ステータス管理や自動計算など予算管理に役立つ機能が付いている
実際に、弊社トヨクモでもkintoneを利用して予算管理を実施しています。
トヨクモで予算管理に利用しているアプリの構成や特徴などについては、次項から詳しく解説していくので、ぜひご参照ください。
【テンプレ配布】kintoneアプリで予算管理を行う方法
ここからは、実際にトヨクモが使用している予算承認アプリをご紹介します。
予算承認アプリは、以下のような取り組みをしたい方におすすめです。
- ステータスを設けて施策ごとに予算の承認を実施したい
- 追加予算や実費などの追記時に自動で最終予算を計算して欲しい
- 施策の予算や実績などを記録して複数人で共有・振り返りたい
予算承認アプリは、予算管理の中でも予算の策定〜承認に重きを置いた構成になっています。
kintoneアプリテンプレートは、以下よりダウンロード可能です。
それでは、予算承認アプリの中身について解説していきます。
予算承認アプリ
※アプリテンプレートはこちらからダウンロードできます。
アプリテンプレートをkintoneに読み込む手順は、以下の記事をご参照ください。
kintoneでは「アプリテンプレート」と呼ばれるアプリのひな型を作成できます。アプリテンプレートはkintoneのスムーズな運用を手助けします。 そこで本記事では、kintoneのアプリテンプレートの機能やメリット、作成・使用方法を[…]
予算承認アプリでは、施策ごとの承認予算や最終予算、施策の目的、最終的にかかった実費などを管理します。
レコード一覧画面では、施策ごとの予算や予算の承認状況（ステータス）などがひと目で確認できるようになっています。
レコード詳細画面では、別記事でご紹介している施策アプリと連携して「施策概要、添付ファイル、ターゲット、バリュー、言わせたいこと、目標数字、結果、解釈」を関連レコード一覧で表示しています。施策アプリのテンプレートは以下の記事でご紹介しています。
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※画像はトヨクモで実際に使用している予算承認アプリです。今回配布しているサンプルアプリに関連レコード一覧の項目はありません。
関連レコード一覧に参照する施策アプリは「【テンプレ無料配布】マーケティング施策をkintoneアプリで管理する手順を解説」で配布しているので、ぜひご活用ください
予算承認アプリを使ってできることは、主に以下の5点です。
- 施策ごとの予算の登録〜承認までをステータスで管理
- 追加予算や実費を追記すると自動で計算される
- 予算と合わせて施策名・目的・担当者などを1画面で管理
- 実施月末日・効果検証日を設定して担当者にリマインド通知を送信
- 商材や目的ごとにクロス集計表を作成可能
予算承認アプリにレコードを追加すると「マネージャーチェック→本部長チェック→承認」の流れで予算の承認を行えます。
いつ誰が登録して申請したのかステータスの履歴から確認することもできるので、申請漏れや進捗状況が分からないなんてことにはなりません。
追加予算を追記すると最終的な予算などが自動計算されるよう計算式を設定しているので、人為的な計算ミスが起こる心配も不要です。（補足：プロセス管理で「承認」ステータスを回すと予算（税抜、円表示）フィールドの金額が承認予算フィールドに自動入力されるJavaScriptを設定しています。JavaScriptの動作保証はできかねますので、あらかじめご了承ください。）
また、サンプルアプリでは、施策実施月末日の3日後に「【超重要！】「実費」を記入して、支払申請をしてください」の文言で担当者にリマインド通知が行くように設定しています。
気をつけていても忘れてしまいがちな記入漏れなどは、kintoneの機能を使ってシステム的に防げるよう工夫しています。
kintoneのクロス集計表を利用して、商材や目的などの項目別に承認予算を確認できるのも便利です。
ぜひ、プロセス管理やリマインド通知の文言、商材などを自社用にカスタマイズして予算承認アプリを使いこなしてみてくださいね！
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他社のkintone活用事例を知りたい方は、2024年7月3日〜5日に開催される年に一度のビッグイベント「トヨクモ kintone フェス」への参加がおすすめです。
トヨクモkintoneフェス参加で得られること
- トヨクモユーザーが語るサービス活用のコツ
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- トヨクモユーザーとの交流の機会
トヨクモkintoneフェスでは、トヨクモ製品の具体的な活用事例をバックオフィス、現場マネージャーなどといった業種・職種別に幅広く紹介。加えて、kintoneやトヨクモ製品のユーザーとの交流を通して、業務で直面している悩みやその解決策を共有することもできます。トヨクモ製品の活用法やコミュニティへの参加に興味のある方はぜひご参加ください。
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