トヨクモが主催する「トヨクモ kintone フェス 2024」は、25以上のkintone+トヨクモ製品の活用例を大公開する年に一度のオンライン+リアルイベントです。
2024年のテーマは「きっと、もっと好きになる、kintone」で、さまざまな業界で活躍中のユーザーからkintone+トヨクモ製品の便利な使い方をご紹介いただきました。
今回は、トヨクモ株式会社 CSチーム 丸田のセッションをご紹介します。
自己紹介
皆さん、こんにちは。トヨクモ株式会社の丸田と申します。
本日は「日程調整業務をDX化しよう」というテーマでお話しさせていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします。
はじめに、簡単な自己紹介です。新卒2年目、CSチームに所属しております。普段は皆様からのお問い合わせ対応をさせていただいております。
また、ユーザー会やトヨクモユーザーコミュニティなどの管理人をしておりまして、社外の方と関わることがとても好きなので、ぜひ皆様ともお会いできたら嬉しいです。
X（旧Twitter）やnoteなど、各種SNSもやっておりますので、よろしければフォローいただけますと幸いです。
トヨクモ スケジューラーについて
それでは、今回のテーマに移ります。内容としては「kMailerとFormBridgeとトヨクモ スケジューラーで社外の方とのスケジュール調整をする」といったものになります。
具体的な事例をお話しする前に、トヨクモ スケジューラーについてご紹介いたします。トヨクモ スケジューラーは、kintoneと連携できるグループスケジューラーです。
製品の大きなポイントとしては、以下の3つが挙げられます。
- チームの予定が見やすい
- 社外の人との日程調整はシェアして待つだけ
- スマートフォンでもPCと同じ操作感
今回は2つ目の「社外の人との日程調整はシェアして待つだけ」、こちらの機能を中心にお話しさせていただきます。
システムの流れ
それでは、実際のシステムの流れについて解説していきます。
kMailer×トヨクモ スケジューラー
まずは、一番シンプルなkMailerとトヨクモ スケジューラーの2製品を使った流れについてのご紹介です。
kMailerの本文にトヨクモ スケジューラーの日程調整フォームのURLを載せて、お客様にお送りします。
そして、メールを受け取った方に本文内にあるURLをクリックいただき、日程調整を進めていただきます。こちらが一番シンプルな流れとなります。
kMailer×FormBridge×トヨクモ スケジューラー
先ほど解説した仕組みの中にFormBridgeを入れてみます。
こちらは、メールで申し込みフォームなどをお送りするような業務にお使いいただける事例です。
まず、kMailerの本文の中にFormBridgeで作成したフォームの公開URLを載せておきます。受け取ったお客様は、kMailerで送信されたメール本文中のURLよりフォームにアクセスします。
お客様がフォームに回答すると、そのフォームから自動返信メールが送信されます。その後、自動返信メールに挿入したトヨクモスケジューラーの日程調整用URLから、お客様に日程調整を行っていただくという流れです。
トヨクモでの活用事例
ここからは、トヨクモでの実例をご紹介いたします。
下記は、Toyokumo kintoneApp製品の30日間無料お試しお申し込みフォームの画面です。
この中に「あなたの立場を教えてください」という項目があるので、「自社での導入を検討したい」にチェックを入れます。そうすると、条件分岐によって「無料オンラインはじめてサポート」のご案内が表示されます。
このフォームに回答すると、入力したメールアドレス宛てに「はじめてサポート」のお申し込みフォーム付きのメールが届きます。
メール内「はじめてサポートに申し込む！」をクリックするとトヨクモスケジューラーの日程調整フォームに遷移するため、必要事項を入力して申し込みを行っていくという流れです。
このような形で3ステップで簡単に申し込みが完了いたします。
自動返信メールを送り分けて運用
30日間無料お試しお申し込みフォームの「あなたの立場を教えてください」で「お客様に対して提案のため検証したい」にチェックを入れます。
そうすると、「はじめてサポート」の案内が出てこなくなります。そのまま回答すると「はじめてサポート」の申し込みリンクが入っていないメールが届く仕組みです。
このように、トヨクモでは回答内容で自動返信メールを送り分けて運用しています。
設定方法の紹介
ここからは具体的にどのように日程調整の仕組みを設定するのか、以下の3つの設定方法を順番にご紹介していきます。
- トヨクモ スケジューラーでスケジュール調整用のリンクを作成する
- FormBridgeでフォームの回答によって自動返信メールを送り分ける
- kMailerのメールテンプレートにFormBridgeで作成したフォームURLを貼り付ける
1.スケジューラーの設定方法
まずは、「トヨクモ スケジューラーで日程調整URLを作成する方法」をご紹介します。
トヨクモ スケジューラーの画面にある「空き時間」というタブをクリックします。そうすると、画面右上に「空き時間をシェア」というボタンが表示されます。
「空き時間をシェア」のボタンをクリックすると、「社外との日程調整ページを作成」といった表示が出てくるのでクリックしてください。
そうすると、「日程調整ページを作成」というポップアップが出てくるので、曜日や時間帯などの細かな調整をした後にポップアップ右下の「作成」を押します。
これで、日程調整ページのURLが自動生成されるので、生成されたURLを自動返信メールに載せるものとしてコピーしておきます。
2.FormBridgeの設定方法
次は、FormBridgeの設定です。回答内容ごとに自動返信メールを送り分ける設定方法について説明いたします。
FormBridgeの「回答保存プロセス＞自動返信メール」の設定画面に入ります。この設定でのポイントは大きく以下の2つです。
- 「実行条件」を設定する
- kMailerを連携して差出人アドレスを変える
1つ目のポイントは、実行条件を設定することです。
今回は、「あなたの立場を教えてください」のチェックボックスで「自社での導入を検討したい」にチェックをつけた方にのみ、日程調整用URLを送りたいという意図があります。
そのため、設定内容としては以下のようになります。
- 実行条件：フィールドの値によって
- 対象のフィールド：あなたの立場を教えてください
- 条件：含む
- 値：自社での導入を検討したい
2つ目のポイントは、kMailerと連携して差出人アドレスを変えることです。
kMailerをご利用いただくと、普段お使いのメールアドレスを差出人アドレスにしてFormBridgeからメールを送ることが可能になります。自社からのメールであることを分かりやすくできるメリットがあるので、ぜひご活用ください。
あとは、設定していただいた自動返信メールの本文に、先ほど作成したトヨクモ スケジューラーの日程調整用URLを貼り付ければFormBridgeの設定は以上です。
3.kMaierの設定方法
最後に、kMailerのメールテンプレートにFormBridgeで作成したフォームのURLを貼り付ける方法について解説します。
上記の画像内、赤枠で囲っているのがフォームのURLです。本文の書式設定メニュー部分にある青い字の「Link」を押すと簡単にリンク化することができます。
以上で、kMailerとFormBridgeとトヨクモ スケジューラーで社外の方とのスケジュール調整をするための設定は完了です。
まとめ
kMailer、FormBridge、トヨクモ スケジューラーを使って日程調整業務を簡単にする方法をご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。
トヨクモ スケジューラーは、10ユーザー以下であれば無料でずっとご利用いただけますので、ぜひ明日からご活用いただけますと幸いです。
以上、私丸田より発表をさせていただきました。本日はありがとうございました。
