トヨクモ製品で操作範囲を制限!ミスを生まないシンプルな業務効率化

「私とトヨクモとの出会い」のシリーズは、トヨクモ製品を活用している企業の「製品を知ったきっかけ」や「導入の決め手」、「社内に普及させるための取り組み」を紹介する企画です。

今回は、株式会社カイトリー カスタマー部門所属の門井氏と加藤氏にお話を伺いました。

株式会社カイトリーは、マンションの住み替えポータルサイト「KAITRY(カイトリー)」の集客・運営を通じ、マンションの売却・購入を検討する方のサポートを行っています。

同社では、2022年頃からkintone(キントーン)×トヨクモ製品の連携ソリューションの活用が本格化。その中で、門井氏はトヨクモ製品の導入に携わり、加藤氏はツールを業務で積極的に活用しています。

携わる業務や立場の違うお二人は、トヨクモ製品についてどのような印象を持たれているのでしょうか?

kintone×kMailerで煩雑な業務と人的ミスを大幅に解消!

門井さん

加藤さん

【株式会社カイトリーで導入されているトヨクモ製品】

  • kMailer:kintone内の情報を含めたメールを自動で作成・送信できるサービス
  • FormBridge:kintoneアカウントがない人も登録できるWebフォームサービス
    ※2製品ともプレミアムコースで導入中

株式会社カイトリーでは、まずkMailerが導入されました。同社には、お客様に対してご状況を伺うような追いかけメールを自動で送りたいというニーズがあり、それに合致したのがkMailerでした。kintoneやトヨクモ製品に精通しているメンバーによって、ツール選定・提案や、導入環境の構築が進んだそうです。

現在は、営業による顧客対応後のフィードバックのヒアリングに同製品を活用中。kMailerを使ってみての所感について、加藤氏は次のように話します。

情報の再入力をする必要がない点が本当にありがたいです。kMailerでは、kintone内に保管されている顧客情報を引用してメールを送信できるので、名前や送信先の間違えなど、絶対に避けたいミスが起きない安心感があります。

また、直感的に操作できる点も、ミスが起きていない大きな要因だと思います。メンバー全員がエンジニアのように専門知識を持ってるわけではないので、手軽に使える便利さもツールを運用するうえでとても大きなポイントだと感じていますね。

kMailerは、難しいことを考えずにkintoneと連動ができて、メールの開封結果の分析までできる優れものなので、すごく業務が捗っています。

【スプレッドシート管理の限界】かなりの工数を要した顧客管理作業の日々

kMailer導入から1年後、To B版のAI査定サービス立ち上げをきっかけに、FormBridgeの導入に踏み切った株式会社カイトリー。

サービスの立ち上げ期からメンバーとして業務に携わっていた門井氏は、顧客管理業務に悩んでいたことがきっかけで業務効率化できるような製品の検討が始まったと言います。

サービス開始直後は認知度向上を図るために、「何月まで申し込み無料!」みたいなキャンペーンを実施して、ありがたいことに一気に300社ぐらいの申し込みをいただきました。

ただ、サービスをご利用いただくには、お申し込み後にアカウントの発行手続きが必要だったんですけど、申し込みの方法が一つに決まっていませんでした。そのため、申し込みがお問い合わせフォームや紙、電話とバラバラで…。別々の窓口から得られた情報を転記する作業に相当な時間と労力がかかりました。立ち上げ期ということもあって人的リソースも足りていなかったので、作業にかなりの工数を要したのを覚えています。

工数の問題だけではなく、フォームへの転記で入力漏れが多く発生したという問題も抱えていました。これらの問題から、以前から顧客情報の一元管理に活用していたスプレッドシートをそのまま使い続けることに限界を感じ、「フォームと顧客管理リストを連携できるような製品を導入しよう!」となりました。

業務効率化の緊急度・重要度が高かったということで、同社における業務効率化のためのツール検討が急ピッチで進行。インターネットでフォーム作成ツールや既に導入済みのkintoneと相性のいいものを検索する中でFormBridgeに辿り着きました。

当時は、kMailerと同じくトヨクモの製品だとは知らなかったようですが、FormBridgeで入力された情報が自動でkintone上の顧客管理リストに反映される点が魅力的に映り、導入製品の候補に加えられました。

公式サイトの料金ページで使える機能がすぐわかる

株式会社カイトリーでは、kMailer・FormBridgeどちらもプレミアムコースを活用されています。トヨクモ製品の導入決定後のコース決めは、自社内で迷いなくできたと語る門井氏。コースを決める手順や情報収集の方法を伺いました。

まず、自社がフォームをどのように使いたいか、具体的に洗い出しました。

フォーム作成ツールを導入するなら、URLの変更ができて独自ドメインに置き換えられる機能が絶対に欲しいと決め、コースの検討に移行したんです。

コース検討時は公式サイトにある料金ページを確認しましたが、各コースでできること・できないことが一目でわかるように可視化されていたため、迷うことなく自社が実現したい機能とコースの見比べが簡単でした。

コースを決めてすぐに、30日間の無料お試しを実施。その後、本格的に導入・運用を開始しました。

上層部の皆さんは、現場の切迫具合を深く理解していたので、上長承認はスピード感を持って進められたそうです。

また、以前利用されていたツールの有料プランと、FormBridgeを比較すると、価格面での違いも大きかったと門井氏は言います。

以前使っていたツールでは、フォームを作成するとその分追加料金がかかる仕組みだったんです。今振り返ってみると、フォームをたくさん作ると課金が発生してしまうところは、懸念ポイントのひとつだったと思います。

ツールの移行によって、結果的に費用面の節約ができて喜ばしい限りです。

FormBridge導入に気づいた社員はゼロ?わかりやすさで違和感なく使い方が浸透

同僚の方と一緒にFormBridgeの導入をされた門井氏。本格的に導入する前に、30日間の無料お試しを実施しました。実際に試してみて、工数や転記ミスの問題が解消されるという確信を持てたと門井氏は話していました。

また、契約プランなどをリサーチする過程でFormBridgeがkMailerと同じトヨクモ製品であることを知り、その安心感も導入を加速させる要因になったと語っていました。

こうして、株式会社カイトリーにFormBridgeが導入されましたが、それ以前には別のフォーム作成ツールを活用していたそうです。以前活用していたツールとFormBridgeの違いについて、門井氏は以下のように伝えます。

操作性での質問を受けることがなくなりましたね。別のツールを使っていた時は、入力方法などについていくつか質問をいただくことがあったのですが、FormBridge導入後は質問をいただいたことがありません。

FormBridge導入直後、運用の仕組みをツール内で完璧に整えて、一気にフォームを変更したのですが、仕様変更によって戸惑うどころか、ツールが変わったことすら気づかずスムーズに活用できている方がほとんどです。使い方を浸透させるためのレクチャーなどを実施せずとも、直感的に操作できている状態です。

弊社は、親会社を含めると従業員が200名ほど在籍しておりますが、皆使い方や操作を理解できていると思います。

トヨクモ製品を組み合わせたtoC向けの利用を目指す

株式会社カイトリーでは、kMailarとFormBridgeが積極的に活用されていますが、今後はより広い範囲で活用することを目指しています。

加藤氏は、kMailarのさらなる活用についてこう考えます。

現在は、社内の業務効率化のための利用が中心ですが、今後はお客様へのメルマガ配信など、ビジネスの施策として活用できればと考えています。

トヨクモさんの製品があればkintoneアカウントを持っていない外部の方とのやり取りの幅がぐっと広がります。今後はkMailerを使った個別のお客様とのコミュニケーションも図っていきたいです。

さらに、FormBridgeとkMailerも組み合わせて業務を行っていきたいと加藤氏は続けます。

まず、顧客対応後のフィードバックをフォームの必須項目に設定して、担当者に入力してもらうことで、聞き漏れなどのミスを無くしたいです。トヨクモさんの製品のおかげで聞き漏れはかなり削減できましたが、今後はさらにヒアリングの精度を高めていけたらと考えています。

加えて、サービスの質そのものもトヨクモさんの製品を活用して上げていけたらいいですね。弊社では、物件を実際に訪れず、資料などの情報で査定をする机上査定を実施しています。そのプロセスのうち、担当者から送られてきた情報を入力する用途でFormBridgeを活用する予定です。現在、物件情報を発信する用途でkMailerを活用しているので、上手く連携できたらと考えています。また、今後は、メールの使い方を改善し、今よりもっとお客様のご状況に寄り添ったメール送信などを行っていきたいと考えています。

2024年の3月初旬から両製品を連携させたツールの本格的な運用がスタートするので、お客様の反応や従業員の意見を取り入れながらブラッシュアップを図っていきたいです。

トヨクモ製品を初めて使う人も安心!公式動画で充実の情報収集

加藤氏は株式会社カイトリーへの入社以前に、2社での勤務経験があります。どちらも紙媒体メインで業務を遂行する会社でした。

以前の2社では、紙で受け取ったデータをフォームに手入力するのが当たり前でした。

カイトリーに入社後、担当者がフォームに打ち込んだ内容をそのまま使えて、転記ミスがないってすごく便利だなと感動しましたね。

「弊社に入って初めて、業務効率化ツールを操作しました。」と話す加藤氏に、トヨクモ製品の使い方をどのように学んだかを伺いました。

一番活用したのは、トヨクモさんが発信している公式YouTubeです。

1本2〜3分程度で各製品の機能や使い方が動画で公開されていました。

私の場合は、トヨクモさんのFormBridgeやkMailerに触れたことがなかったし、kintone自体に触るのも初めてです。

だから文章で説明されても、これはどこの何を表してるの…?と迷ってしまうんですよね。

YouTubeなら、一時停止したり巻き戻したりできるので、ゼロから基礎知識を補うために上手く活用できたと思っています。

YouTubeでは基本をざっくりと説明、Webページでは詳細を文章で解説というように、理解度別で知識を増やせる仕組み作りができています。

たくさんのユーザーさんの発信やQ&Aを見るのもすごく勉強になるのでおすすめです。

動画で出会った kViewerを今後導入できたら理想的

公式動画は、業務を便利にしていくための知恵がたくさん集められる場所だと語る加藤氏。

YouTubeや実務を通してトヨクモ製品の知識を深めるなかで得た、気付きや今後望むツール活用の方法を伺いました。

今後チャンスがあれば、kViewerを導入したいです。

kViewerは、トヨクモさんの公式YouTube動画で知った製品なんですけど、kintone内に集約している情報をアカウントを持っていない人と共有ができるんです。

私たちの部署では毎日、kintoneに集まった情報で共有したいものを選別してPDF形式でダウンロード→担当者への共有をしています。

kViewerがあれば、kintoneのアカウントを発行しなくても必要なメンバーが直接情報の確認ができる環境を整えられます。ツール間連携と外部共有をできる点がトヨクモさんの製品の特徴だと思っているので、もっと活かせるようにしていけたらいいですね。

理想を語りつつも現段階で生じている業務の手間は、緊急を要する改善が必要なほどではない、と分析されている加藤氏。

導入の機会を伺いつつ、チャンスがあれば積極的に導入の提案をしていきたい!と今後に思いを馳せていました。

トヨクモ製品は業務で生じる迷いを減らしてくれるツール

フォームの必須項目をうまく活用して、効率的に情報を集約している株式会社カイトリー。

FormBridge運用チームがフォームの必須項目をうまく設定することで、営業などで得た情報から共有すべき内容を確実に聞き取ることに成功しました。

最後に、加藤氏と門井氏のお二人に、トヨクモ製品の導入を検討されている方へ向けたメッセージをいただきました。

私のようなお客様対応がメインの仕事では、オンライン上や電話・メールなどでお客様と関わり合う機会が多くあります。
そのなかで一番あってはいけないミスが、メールの送り先のミスや、お名前を間違えることです。kMailerであればkintone内の情報をそのまま引用してメールを送れるので、名前間違えなどのヒューマンエラーが起きる確率を減らせます。弊社と同じく、kintoneで顧客管理をしている会社さんには、ぜひトヨクモさんの製品を使っていただきたいです。(加藤氏)

トヨクモさんの製品はkintoneをより便利にする機能が充実しており、kintoneをメインツールとして使用されているチームであれば必須アイテムと思います。

kintoneを使ってる人は、絶対にトヨクモさんの製品を使ったほうがいい!って伝えたいです。(門井氏)


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