データ入力業務を自動化すると、作業効率の向上や人件費の削減など、さまざまなメリットが得られます。
本記事では、データ入力業務を自動化することで得られるメリットや、活用できるツール、自動化可能な業務について解説します。
データ入力業務が自動化できる理由
業務を自動化すると作業効率向上に役立ちます。一方で、日々取り組むさまざまな業務には、自動化できない作業も多くあります。
データ入力業務は自動化に適している業務のひとつだと言えるでしょう。ここでは、データ入力業務の自動化が可能な理由について紹介します。
データ入力業務は複雑な業務プロセスがなくツールで代替可能であるため
データ入力業務は作業のロジックが単純で、PCが1台あれば完結できる作業です。
複雑なプロセスがなく、個人が手動で行える程度の業務は、ツールを駆使することで自動化しやすいのです。
単純作業は、長時間続けることで肉体的・精神的負担がかかります。疲労がたまるとミスも発生しやすくなるため、人間よりも機械のほうが向いていると言えるでしょう。
作業のやり方が毎回同じで、同じ作業を何度も繰り返すデータ入力業務は自動化に適していると言えます。
データ入力業務を自動化するメリット
業務の自動化が可能だとしても、具体的なメリットが明確にならなければ、手間や費用のことを考えて導入をためらうこともあるでしょう。
ここからは、入力作業を自動化することで得られるメリットについて紹介します。
作業効率やスピードが向上する
大量のデータを手動で入力するには多くの手間と時間がかかります。データ入力業務を自動化することで、作業時間の短縮が可能です。
機械による作業は、常に一定の速度で処理されます。そのため、人間が行うよりも作業のスピードが速くなり、同じ時間でより多くの処理を進められます。
データ入力の作業時間が減れば、その分の時間を別の業務に割り当てられるため、業務効率を向上させることにもつながるでしょう。
人件費を削減できる
データ入力を自動化すると、人件費の削減にもつながります。なぜなら、自動化で業務の工数が減れば、作業員の人員が少なくて済むためです。
また、機械による入力に切り替えることで、作業者の能力による精度の差がなくなり、業務の平準化につながります。
ヒューマンエラーを防げる
手作業でデータ入力をする場合、誤字脱字や入力箇所のズレなどのヒューマンエラーは完璧には避けられません。ヒューマンエラーを防ぐために一度入力したものをさかのぼって確認すると時間や手間がかかります。
自動化ツールを活用すれば、正確な情報入力が実現可能です。また、間違えられないと感じる従業員のストレスや精神的圧力の軽減も期待できます。従業員の負担を減らし、余裕をもって業務に取り組んでもらうことにもつながります。
24時間無休での稼働ができる
自動化ツールを導入すれば、24時間365日休まずに稼働させられます。人が働けない深夜や休日でも入力作業を継続できるため、作業待ちの時間を大幅に削減できます。
無休で入力し続けられるということは、人による入力では実現できないメリットです。
データ入力の自動化が有効な業務
日々の業務には、データ入力の自動化に向く業務と、向かない業務があります。
ここからは、データ入力の自動化で大きな恩恵を受けられる業務について紹介します。
機械による入力を導入する際の参考にしてみましょう。
経理
経理業務は、データ入力の自動化による恩恵を大きく受けられる業務のひとつです。
膨大な数の伝票や請求書に関するデータを入力するため、手入力の場合は負担が大きい業務作業と言えます。
経理業務は、進め方がある程度決まっているため、自動化ツールと相性がよいと言えます。一連の流れを自動化すれば、作業時間の大幅な短縮につながります。
営業
営業部門にも、データ入力業務は存在します。それは、顧客からもらった名刺の管理や、商品の注文を受けた際の購買データの入力などです。
これらの定型業務を自動化することで、営業活動に集中できます。営業活動に集中できる時間を多く捻出できるようになれば、売上の向上が期待できます。
営業効率の向上に取り組みたい場合は、定型業務の自動化を検討してみましょう。
経費精算
スタッフの経費精算に関するデータ入力業務には、多くの工数がかかります。月末・月初はとくに業務が集中するため、多くの時間を取られてしまいます。業務時間内で作業が終わらないこともあるでしょう。
経費精算を自動化することで、残業や休日出勤を減らすことにつながります。他のITツールを組み合わせることで、データの入力だけではなく確認作業も自動化できるため、経費担当者の負担や作業時間を大幅に削減できます。
人事総務
人事総務におけるデータ入力業務は、給与を算出するための勤怠データ入力や、採用活動のためのメール作成などです。
人事総務におけるデータ入力は作業者の負担になるだけではなく、ミスがあると応募者に必要なメールが届かないなどといった事態を引き起こしかねません。
これらの作業を自動化すれば、納期短縮・ミスの削減・工数削減などが期待できます。
EC運営
EC運営においては、顧客データや在庫データの管理が必須です。1日に数百〜数千件の注文が入る大規模なECサイトにおいては、手動でのデータ入力は非現実的です。
データ入力業務を自動化することで、人手不足を解消するだけではなく、二重対応やメールの見落としを減らして、顧客に適切な対応ができるようになります。
データ入力自動化に応用できるツール
データ入力を自動化する際には、さまざまなツールが活用できます。ここからは、データ入力の自動化に活用できるツールを5つ紹介します。
自動化の目的や、ツールの機能などの情報をもとにツールを見比べ、自社に適したツールを選びましょう。
AI-OCR
AI-OCRは、OCRにAI技術を加えたツールやサービスの総称です。OCRは日本語では「光学的文字認識」という意味で、文字を読み取りデジタルデータに変換する技術のことです。
OCRにAIが搭載されたことで文字を正しく認識する能力が高まり、従来の文字認識ツールが苦手としていた「手書き文字の読み取り」も可能になりました。
文字認識のほか、読み取った書類の種類・項目を把握して、適切な場所へデータを格納することも可能です。これらの機能を活用することで、業務の効率化が望めます。
Excelのマクロ
マクロとは、Excelにおける一連の動作を自動化する機能のことです。
データ入力や分析、収集したデータの分類・印刷などで役立ちます。以前はマクロを扱うにはプログラミング言語の知識を要しましたが、現在はマクロの記録機能を活用することで、ある程度の自動化プログラムなら誰でも簡単に作成可能です。
Excelは多くの企業で導入されているツールのため、新しいシステムの導入が難しい場合はExcelのマクロを使うとよいでしょう。
WEBスクレイピング
WEBスクレイピングツールとは、Web上の情報を自動で収集するツールです。
活用することで、Webサイトに掲載されている情報から必要な情報だけを抜き出せます。
WEBスクレイピングツールを導入すれば、インターネット上にある膨大な情報から、必要な情報を人力で探して入力する必要がなくなります。そのため、作業時間の短縮や入力ミスの防止に効果的です。
RPA
RPAは、定型業務を自動化できるツールです。
RPAとは「Robotic Process Automation」を略した言葉で、プログラムやソフトウェアを使った業務手順の自動化を指します。
データ入力業務の手順を設定しておくことで、自動で作業を遂行できます。
業務に必要な手順さえ登録しておけば、異なる複数のシステムやアプリケーションを自動で操作して業務を進めることも可能です。
kintone
kintone（キントーン）は、プログラミングの知識がなくても、業務のシステム化を実現するアプリを作成できるクラウドサービスです。顧客管理・売上管理・請求管理・プロジェクト管理・採用管理などさまざまな業務改善に役立つアプリを簡単に開発できます。
kintoneには他のアプリから必要なデータを取得する「ルックアップ」機能が搭載されており、アプリ同士を紐付けることで、特定のアプリの情報を別のアプリに反映して自動入力が可能です。
kintone連携サービス『DataCollect』でデータ入力業務を自動化！
DataCollect（データコレクト）はkintoneの連携サービスです。
Data Collectを使えば、Excelの関数と同じ感覚で複数のアプリから情報を収集し、計算を行うことができます。そのため、ひとつのアプリ内で情報を更新すれば、他のアプリに元データの変更を自動で反映することが可能です。データ入力の自動化を考えている場合は、Data Collectの利用をご検討ください。
kintoneのルックアップとは、他のアプリを参照し、データを取得できる機能です。 今回は、ルックアップの基本や設定方法、自動取得、一括更新の方法を解説します。 kintoneのルックアップ機能について詳しく理解したいという方は[…]
