【自治体DX】年間230時間を削減！申請受付から書類作成までをまるごと電子化！西予市役所のトヨクモkintone連携サービス活用術
目次
ユーザー会でのLT登壇の様子をレポート！
この記事は2026年5月に開催した松山でのユーザー会での西予市役所 デジタル推進課 稲田行寛さんのLT登壇の様子をお届けするレポート記事です。
今回は「FormBridge・kViewer・PrintCreatorを活用した自治体DX」でご登壇いただきました！
西予市のkintone活用概要
愛媛県の南予地域に位置する西予市は、面積が広く、各旧町ごとに支所があるため、書類のやり取りがあると移動に時間がかかるという特徴があります。
2024年度から全職員にkintoneアカウントを付与しており、それに合わせてトヨクモ製品の活用も進めています。現在導入しているのはFormBridge、kViewer、PrintCreatorの3製品です。
FormBridgeは主に住民や事業者など、kintoneアカウントを持たない方からの情報入力に活用しており、各業務の効率化を推進しています。
【西予市役所でのトヨクモ製品の用途】
- FormBridge ・住民向け申請フォーム ・採用試験の応募受付 ・業務データの入力受付
- kViewer ・kintoneアカウントを持たない職員への情報共有
- PrintCreator ・面接シートや案内文の自動生成
トヨクモ製品の活用事例3選
事例1. 大学生の生活応援事業の申請フォーム化
1つ目は、自治体ならではの「大学生の生活応援事業」での活用事例です。食料品価格の高騰などの影響を受ける学生に向けて特産品を送付する事業で、3〜4年前から実施しています。
以前は、担当者が申請書を紙で送付し、届いた書類をExcelに転記して、市の観光物産協会にデータを共有するという流れでした。
そこでFormBridgeを利用して申請フォームを作成。ホームページにオンラインフォームを設置し、LINEでも周知を行って、オンラインで申請してもらう形です。
kintoneで申請内容を確認し、市の観光物産協会にはゲストユーザーのアカウントを用意して必要な情報だけ閲覧できるようにしたことで、情報共有の手間はゼロになりました。
その結果、住民側は紙の申請が24時間いつでも申請できるようになり、職員側は内容の確認だけで済むようになりました。
約500件の申請があり、導入前と比較して約55時間の業務時間の削減です。
手書きの手間や情報共有にかかる時間がゼロになり、担当者からは「大幅に効率化できた」という報告がありました。
事例2. 消防職員の採用試験をペーパーレス化
2つ目は、消防の職員採用試験の事例です。
以前は、ホームページから申請書をダウンロードして紙に記入し、資格証明書のコピーとともに郵送で提出する流れでした。届いた書類は消防総務課でExcelに転記し、Wordで受験票を作成して返送するという作業が発生していました。
FormBridgeで応募フォームを作成し、運転免許証や資格証明書は写真で送ってもらう形に。
書類はそのままデータとして管理でき、郵送代も節約できます。
さらにPrintCreatorを使って、入力された内容がそのまま転記される面接シートや案内文を作成できるようにしたことで、書類作成の工程を大幅にショートカットできました。
導入後は、応募者側も24時間応募できるようになり、資格証明書の写しを用意する必要も郵送も不要になりました。
年間の応募件数は約10件と多くはありませんが、応募者側のメリットも含めるとかなり効率化が進んだと感じています。
事例3. 有害鳥獣の捕獲奨励金受付を効率化
3つ目は、林業課で行っている有害鳥獣の捕獲奨励金交付事業での活用です。
以前は、捕獲情報をExcelで管理し、写真はGoogle ドライブに別々に保存していました。
そのため、確認作業の際にデータと写真の紐づきができておらず、探すのに時間がかかっていたのです。
補助金事業のためミスが許されず、確認に時間を要しており、残業も増えていたそうです。
FormBridgeとkViewerを組み合わせて活用し、受付の仕組みを再構築しました。
捕獲場所や免許情報はkViewerルックアップで参照できるようにし、入力の手間を軽減しています。
また、kintoneアカウントを持たないセンター職員もkViewerを通じて情報の入力や確認ができるようにしました。
kintone上で捕獲情報と写真を一元管理できるようになったことで、確認作業を大幅に効率化できました。
確認者である林業課の職員は、写真とデータを一元的に確認でき、集計もデータを抜き出してそのまま貼り付けるだけで完了するようになりました。
月々約500件、年間約6,000件の処理があり、約230時間の業務削減を実現しています。担当課からは「今後も活用していきたい」という声が上がっています。
3製品が「住民と職員をつなぐ基盤」に
3つの事例を通じて、FormBridge・kViewer・PrintCreatorの3製品があればかなりさまざまなことができるという実感を得ています。
FormBridgeがあれば24時間いつでも受付ができ、kViewerがあればkintoneアカウントを持たない方にも情報共有ができます。
そしてPrintCreatorがあればボタン一つで書類作成が可能です。
この3製品が、市役所において住民と職員をつなぐ基盤になったと感じています。
今後の展望としては、このモデルを全庁的に展開しながらDXを加速させていくこと、市民向けのサービスも増やして住民の負担を軽減していくこと、そして空いた時間を事務作業ではなく市民サービスの質向上に充てていくことを目指しています。
ご登壇ありがとうございました！
明日から真似できそう！と思えたご活用Tipsは見つかりましたか？
大学生の生活応援事業、消防職員の採用試験、有害鳥獣の捕獲奨励金──いずれも自治体ならではの業務ですが、「紙の申請をWebに置き換え、データの共有と書類作成を効率化する」という考え方は、業種を問わず応用できるのではないでしょうか。とくに、kViewerを活用してkintoneアカウントを持たない関係者にも情報共有できるようにした工夫は、ライセンス数に制約のある組織にとって大きなヒントになりそうです！
今回お話しの中でご紹介いただいたFormBridge、kViewer、PrintCreatorは30日間のお試しを何度でもご利用いただけます。
それぞれの製品で何ができるかについては以下の動画にてご紹介しております。
その他、トヨクモ製品でどんな業務改善ができるかについては以下ページよりご確認ください。
また、過去のユーザー会の登壇レポートまとめはこちらからご覧いただけます。
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