【不動産DX】年間2,500件の解約受付を紙からWebへ！日本エイジェントがFormBridgeで実現した全体最適
目次
ユーザー会でのLT登壇の様子をレポート！
この記事は2025年5月に開催した松山でのユーザー会での日本エイジェント 戸田昭仁さんのLT登壇の様子をお届けするレポート記事です。
今回は「FormBridgeとkViewerを活用した不動産業務のDX」でご登壇いただきました！
日本エイジェントと不動産DXの取り組み
まずは自己紹介をさせてください。
愛媛県宇和島市出身で、趣味は「kintone」と書いているほどkintoneが大好きです。
kintone hive 2022への出場や大喜利への参加、kintoneアソシエイトの資格取得など、kintoneに関するさまざまな活動をしています。
日本エイジェントは松山市を中心とした不動産会社で、とくに賃貸の仲介と管理をメインに事業を展開しています。
年間契約件数は5,600件で、四国ナンバーワンの実績です。
松山市内に無人店舗を含め10拠点を構えており、最近では東京や大阪にも事業を拡大しています。
不動産会社でのDXの取り組みとして、さまざまなことを進めています。
たとえば、CGで作成した家具をホームページに掲載するバーチャルステージングや、建物点検・駐車場点検をアプリで完結させる仕組みの構築、さらに入居者専用アプリでは問い合わせや各種申請、毎月の家賃の請求書発行など。
入居者や建物の管理、そして新しく入居するお客様に向けた、さまざまなDXの取り組みを進めています。
FormBridgeの活用事例2選
事例1. 年間2,500件の解約受付をペーパーレス化
1つ目は、年間2,500件の解約受付を紙からWebへペーパーレス化し、全体最適を実現した取り組みについて紹介します。
賃貸物件は3〜4年のサイクルで入れ替わるため、17,000戸を管理していると毎年2500件くらいの解約が発生するのです。
FormBridge 導入前は、お部屋の解約を紙でしか受け付けられませんでした。
入居時に解約通知書を紙でお渡しし、それを解約係に提出。
それを受けた解約係がその紙をもとに退去精算明細書（建物の情報や精算金額をまとめた書類）を作成し、リフォーム係に提出。
リフォーム係がリフォーム費用の金額を入れて計算し、さらに家賃管理課が退去時までの最終水道料金を書き込みます。
そして、この紙をベースにリフォーム係が建物オーナー様と入居者様それぞれへの支払い処理を行っていました。
これをすべてkintoneとFormBridgeでWeb化しました。
解約通知を紙で受けるのではなく、入居者アプリやホームページからWebで受付できるようにしています。
さらに、FormBridgeで入力された情報と当社の基幹システムのデータベースを掛け合わせて、退去精算明細書を自動で生成する仕組みを構築しました。
この取り組みによって、社内の業務が大きく変わりました。
- 郵送代の削減： 以前は、契約時に渡した解約通知書を紛失した場合は郵送で送り直し、さらに返送用の封筒に切手まで貼って送っていました。年間約17万円の郵送代がかかっており、手間も含めるとさらにコストが発生していたことになります。Webで受付できるようになったことで、これがほぼゼロになりました。
- 書類の山から解放： 繁忙期（2〜3月）にはリフォーム担当者のデスクに退去精算明細書が山積みになり、その中から該当する書類を探し出す作業が必要でした。kintone上で検索できるようになったことで、紙の使用量を年間83%削減することができました。
- 精算処理の効率化： 保証金の預かり額からリフォーム費用を差し引き、最終月の水道料金を計算するといった複雑な精算処理も、ほぼ自動でできるようになり、62.5%の削減を達成しました。
- 社内便の廃止： 紙の時代は、書類を社内便で各部署に回しており、届くまでに2〜3日かかっていました。kintoneで情報が共有され、通知も届くようになったことで、現在紙の社内便はゼロです。
- スキャン・データ登録の廃止： 解約処理が完了した書類を複合機でスキャンし、データベースに登録する作業も、すでにkintone上にデータがあるため作業そのものが不要となりました。
この取り組みの本質は、kintoneをベースにした全体最適の実現です。以前は、たとえば違法建築の支払い係だけの改善といった、部署単位での小さな改善が中心でした。部署間の壁が意外と大きかったのですが、kintoneをハブにすることで部署を横断した全体最適が可能になり、小さな改善が大きな改善へと広がっていきました。
事例2. 採用管理のペーパーレス化と電子契約
2つ目の事例は、FormBridgeとkViewer、PrintCreator を使った採用管理のペーパーレス化です。
以前は、採用時の履歴書や住民票のコピー、免許証のコピーなど、すべての書類を紙で管理していました。また、雇用契約書も紙に印鑑を押してもらう形で契約していました。
担当者が過去の書類を探す際にはファイルの山から紙を引っ張り出す必要があったのです。
これらをFormBridgeとPrintCreatorを使って、すべてペーパーレス化しました。
具体的な流れは以下のとおりです。
- 採用が決まると、部署長がkintoneに入社スタッフの基本情報（氏名、入社日など）を入力
- 人事スタッフに登録内容が届き、Myページ連携 を活用して入社スタッフが追加入力できるフォームを発行
- 入社スタッフにメールでフォームを送付し、不足情報の入力や免許証・住民票のコピーなどの書類を添付して提出
- 提出された情報はkintone上で一元管理
- 入力された情報をもとにPrintCreatorの電子契約機能で雇用契約書を作成し、メールで送信して承認
- 承認された契約情報はkintone上で確認・共有（アクセス権限を設定し、限られたメンバーのみ閲覧可能）
この仕組みにより、情報の取得や社内共有のスピードが圧倒的に向上しました。
ペーパーレス化によって書類の保管場所も不要になりつつあり、会社全体で毎年約10%ずつ印刷数が減少しています。
さらに、FormBridgeを入口としてデータ入力をし、その後はkintone側で部署長が情報を入力する仕組みにすることで、kintoneアカウントを本当に必要な方にだけ渡すことができています。
入口のデータ化から全体最適へ──成功の方程式
最後に、FormBridgeを活用した「成功の方程式」を共有します。
最近とくに感じているのは、業務の入口、つまり上流の部分をしっかりデータ化・ペーパーレス化していくことが大切だということです。
今まで社内のスタッフが入力することしか考えていなかったのを、新しいスタッフやお客様に入力してもらう仕組みに変えることで、一気に情報が集まるようになります。
そのデータを活用して、データ入力の削減、レポートの作成、電子契約、社内への情報共有、集計やグラフ化など、さまざまな用途に展開していきます。
紙ではできなかったことですが、情報をデータ化することで二次利用・三次利用が可能になり、生産性を高めていくことができるのです。
そして何より大事なのは、成功事例を社内でしっかり共有していくことです。
当社では、改善件数や印刷の削減量を人事評価に組み込んだり、定期的な発表の場を設けたりしています。年に一回、改善事例を発表する大会もあります。
こうした取り組みによって、一つの成功事例が「自分もやってみよう」という意欲を生み、改善の輪が社内に広がっているのかなと思います。
成功事例をしっかり数値化して共有することが、DX推進で最も大事なことではないかと考えています。
ご登壇ありがとうございました！
明日から真似できそう！と思えたご活用Tipsは見つかりましたか？
年間2,500件という膨大な解約受付を紙からWebへ移行し、郵送代・社内便・精算処理・スキャン作業を大幅に削減した日本エイジェント様の事例は、不動産業界に限らず、紙ベースの業務に課題を感じているすべての方にとって参考になるのではないでしょうか。
「入口をデータ化し、そこから全体最適へ広げていく」という戸田さんの成功の方程式は、DX推進のヒントとして、ぜひ皆さんの職場でも実践してみてください！
今回お話しの中でご紹介いただいたFormBridge、kViewer、PrintCreatorは30日間のお試しを何度でもご利用いただけます。
それぞれの製品で何ができるかについては以下の動画にてご紹介しております。
その他、トヨクモ製品でどんな業務改善ができるかについては以下ページよりご確認ください。
また、過去のユーザー会の登壇レポートまとめはこちらからご覧いただけます。
「一人で悩まない」が、DX成功の第一歩
業務改善を進める中で、壁にぶつかったり、孤独を感じたりすることはありませんか？
ユーザーコミュニティ「トヨクモPark」には、試行錯誤しながら楽しく改善を続ける「仲間」がたくさん集まっています。 ちょっとした相談から、マニアックな活用の自慢まで。
トヨクモ製品をもっと身近に、もっと楽しく使いこなすための場所で、あなたをお待ちしています。
