【関西電力様】ガス開栓受付をWeb化！Toyokumo kintoneApp認証の「1,000件の壁」を突破した裏ワザ
目次
ユーザー会でのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をレポート！
この記事は2025年11月に開催したユーザー会での関西電力株式会社 竹内さんのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をお届けするレポート記事です。
今回は「ガス開栓の日程変更受付をトヨクモ製品でWeb化した話」でご登壇いただきました！
竹内さんの過去の登壇はこちらです
ガス開栓日程変更受付で抱えていた問題
関西電力株式会社は、電気・ガス等のエネルギーや、各種ソリューションを展開している会社です。グループ全体では、情報通信事業や不動産事業、海外の発電事業など、幅広く展開しています。
今回は、Toyokumo kintoneApp認証（ユーザー管理）を活用したWebフォームを作成し、ガス開栓の日程変更手続きをWeb化したお話しをいたします。
当社では、関電ガスを販売しており、引越し時などの開栓時に立ち会いが必要になります。
その際、指定された日付だと時間が合わない、日程を変えたいということが多々あるかと思うのですが、当社ではこれまで変更連絡を電話受付に限定していました。
そのため、お客さまから当社に電話があり、それを受けて当社からガス会社に日程変更手配を行うという作業を日々行っていたのです。
加えて、お客さまの変更手続き漏れにより、ガス会社の方が立ち会いできず、作業日変更の架電を行うこともありました。
業務フローとしては、以下のイメージになります。
まず、お客さまからインターネットでガスの開栓申込を受け付けます。
受付後、申込完了メールを送るのに加えて、開栓日が近付くと「日程変更がある場合は電話してください」という旨のSMSを送信します。
日程変更が必要な場合は、電話受付し、ガス会社へ再手配するというのが一連の流れです。
ここでの改善ポイントは、主に2点あります。
1点目は申込完了メールとは別日に全申込に対してSMSを送信していることにより、
二通目を送る手間がかかっている点、
2点目は、電話のみで変更受付を行っており、月に数百件ほどの受電を受けている点です。
非効率的な運用になってしまっているということで、業務改革チームの私に相談が来ました。
申込フォームを作成するも新たな壁に直面
負担となっていたガス開栓日程変更の業務フローを改善するため、kintoneとFormBridgeを活用することにします。
まずは、FormBridgeで申込フォームを作成し、申込完了メールの文章内に、日程変更用のURLを追加することで、後から送信していたSMSを廃止する方向性を示しました。
具体的には、申込フォームへ回答すると、自動でお客さまに申込完了メールが送信されます。
メール内にkViewerで作成したリストビューのURLが記載されており、そこから申込時のメールアドレスでToyokumo kintoneApp認証にログインして、フォームに遷移し申請してもらう流れです。
これで解決できると思っていたのですが、業務部門担当の方と話していたところ、新たな壁に直面します。要点は以下の通りです。
- 同じメールアドレスで複数の申し込みが存在する。
- 申し込みは1,000件を超えるため、考慮して欲しい
基本機能では、Toyokumo kintoneApp認証のユーザーが1,000件までとなっているため、同期ができません。また、メールアドレスの重複もエラーとなってしまいます。
こうして、申込フォームを作るだけでなく、重複による同期エラー対策と1,000件の超過対策が必要になったのです。
2つの工夫で同期エラーと1,000件超過を解決
今回、Toyokumo kintoneApp認証におけるメールアドレスの同期エラーと1,000件の超過対策として2つの工夫を行いました。
1.Toyokumo kintoneApp認証の同期エラー対策
まずは、同期エラー対策ですが、こちらはトヨクモのFormBridge・kViewerに、他社製品のgusuku Customineを組み合わせて、Webhook機能を用いて解決しました。
基本的に、Toyokumo kintoneApp認証で同期させるアプリは、メインアプリを使用すると思います。
ただ、家主さまなどから申込される同一メールアドレスの重複を防ぐために、メインアプリとは別に、メールアドレスを管理するためのアプリを作成したのです。
FormBridgeのフォームを通して編集（日程変更申請）するのはメインアプリ、kViewerのリストビューとの同期はメール管理アプリという構成にしました。
実際の同期設定の画面は、こちらです。
メールアドレスの管理については、gusuku CustomineのWebhook機能でフラグを付けることで、レコードを追加するか、しないかを自動で判定しています
具体的には、メール管理アプリに保存されているメールアドレスを取得して、メインアプリに入ってきたメールアドレスと同じものが存在しない場合は、レコードを追加し公開。
すでに存在する場合は、レコードを追加せずに、既存のメールアドレスのレコード内の「不備対応必要」フィールドを更新し、同期エラーを防ぐ仕組みです。
2.ログイン認証における1,000件超過対策
次に、Toyokumo kintoneApp認証のログイン認証における1,000件超過対策ですが、こちらは同じリストビューを複数作成することで解決しました。
1リストビューに対して1,000件までなので、12個作れば12,000件までいけるのではないかという逆転の発想で工夫した事例となります。
申込単位でリストビューのURLを分岐させつつも、リストビューから遷移するFormBridgeのWebフォーム（変更申込フォーム）は、同一のものになっているのもポイントです。
ちなみに、最初は3つのリストビューを用意して運用していたのですが、ある日、１つのリストビューが1,000件を超えて同期が止まったため、すぐに12個のビューを作成した経緯があります。
※1フォーム/ビューに対するログイン認証のユーザー数の上限数は、オプションで増やすことが可能です。詳しくは、こちらのFAQをご確認ください。
まとめ
最後にまとめです。
まず、効率化効果としては、日程変更の受付を受電からWebに変更したことで、対応時間や委託費を削減することができました。
加えて、今回の仕組みを他の案件にも展開していくことで、さらなる業務効率化を実現できると考えています。
そして、もう1つ大事だと思ったのが、知識の習得です。今回の工夫ポイントの実装にあたり、肝となったのが情報収集です。
フラグを使う発想は、昨年トヨクモのイベントで、とある市役所の方が似たような話をされていたことから得たものになります。
ただ、知識を得たままにせず、まず試してみる意識がより重要だと思うので、今回の事例のように、みなさんもぜひ参考にして試してみてください。
今回は以上です。ありがとうございました。
ご登壇ありがとうございました！
明日から真似できそう！と思えたご活用Tipsは見つかりましたか？
今回お話しの中でご紹介いただいたFormBridge、kViewerは30日間のお試しを何度でもご利用いただけます。
お客様情報の変更などの業務に課題を感じている方は真似してみてはいかがでしょうか。
FormBridge、kViewerがどんな製品かについては、以下の動画をご覧ください。
その他、トヨクモ製品でどんな業務改善ができるかについては以下ページよりご確認いただけます。
