kintoneとExcel連携方法とは？プラグインやメリット、デメリットも紹介

情報の入力がしやすい」「取引先からExcelでの共有を指定されている」といった理由から、Excelでデータ管理を続けている企業は少なくありません。Excelは使いやすく利便性の高いツールですが、「どのファイルが最新かわからない」「データが散らばって管理が煩雑になる」とお悩みではありませんか？

kintoneとExcelを連携すれば、そのような複雑で工数のかかりがちな問題を解消できます。

本記事では、kintoneとExcelを連携させる具体的な方法や便利なプラグインを紹介し、メリットやデメリットについても詳しく解説していきます。

kintoneとExcelの連携方法

kintoneとExcelを連携させる方法は大きく分けて、以下3つの方法があります。

• 手動でデータを取り込む方法
• APIを活用した連携
• プラグインを使った連携

それぞれにメリット・デメリットがあり、業務の規模や目的に応じて最適な方法を選ぶことが重要です。

以下では、これらの連携方法を順を追って解説していきます。

手動での連携

kintoneにExcelデータを取り込む方法の一つが、手動でのインポートです。ExcelやCSVファイルをkintoneに読み込むことで、データを一元管理できるようになります。

ただし、ファイルの形式やデータの整理が適切でないとうまく取り込めないことがあるため、事前準備が重要です。

手順

1.Excelの準備をする

• インポート前に、Excelファイルの以下の点をチェックしておきましょう。
• 一度に読み込めるのは1つの表データのみ。
• 表1行目に項目名を入れる（1文字以上128文字以下）。
• 2行目以降にデータを入れる。
• データは1,000件以内にする。
• ファイルサイズは1MB以内。
• 横幅は500列以内。
• Excelブック形式（.xlsx）で保存し、パスワードを設定しない。

2. Excelデータをkintoneアプリに取り込む手順

1. kintoneのトップ画面から「＋」をクリックし、新しいアプリを作成。
2. 「Excelを読み込んで作成」を選択。
3. 「作成を開始する」ボタンをクリック。
4. すべての項目にチェックを入れ、「アップロードへ進む」を選択。
5. 「参照」ボタンを押し、準備したExcelファイルを選択。
6. 読み込んだデータが表示されたら、各フィールドの種類を適切に設定。
7. 内容を確認し、問題がなければ「作成」ボタンを押して完了。

この方法を活用すれば、Excelのデータを簡単にkintoneへ移行できます。

ただし、大量のデータを頻繁に更新する場合は、API連携やプラグインの活用も検討しましょう。

API連携

kintoneの「スタンダードコース」または「ワイドコース」に加入している場合、REST APIが利用可能です。REST APIを活用することで、Excelからkintoneのデータを直接読み込めます。

手順
1.kintoneとExcelでそれぞれ以下の準備をする

kintoneの準備

1. kintoneアプリのIDを控える。（アプリIDは、アプリ画面のURL中「～.cybozu.com/k/」の後にある数字のこと。）
2. kintoneアプリ設定内の「APIトークン」を生成する。（生成されたトークンはコピーして保存する。その後、設定を保存し、アプリを更新。）

Excelの操作

1. 「データ」タブ内の「Webから」をクリック。
2. 「Webから」の詳細設定をチェック。
3. 「URL部分」にkintone APIの「レコードの一括取得」URIを入力。
4. 必要に応じて、二段目の欄に「?」に続けてリクエストパラメータとしてアプリIDや条件を指定する。
5. 「HTTP要求ヘッダーパラメーター」の左側に「X-Cybozu-API-Token」、右側に先ほどコピーしたAPIトークンを入力する。
6. 「OK」を押して、kintoneデータをExcelに取り込む。

2.Power Queryエディタを使用してデータを整形し、必要な形式でExcelに読み込む。

API連携を活用することで、大量のデータを迅速に連携できます。読み込んだデータは「更新」機能を使うことで、最新のkintoneデータに同期可能です。

ただし、実装に専門的な知識を要したり、APIの仕様変更に対応するためメンテナンスに時間がかかったりする可能性があります。会社の状況や予算に応じて検討しましょう。

プラグインの活用

プラグインを活用することで、簡単にkintoneとExcelを連携できます。

プラグインを活用してkintoneとExcelを連携する方法は以下の通りです。

手順

参照：カスタマイズ・プラグイン・連携サービスの違いと使い方 | kintoneの歩き方

1.アプリ画面右上のV字ボタンをクリックし、「カスタマイズ／サービス連携」の中から「プラグイン」を選択。

参照：カスタマイズ・プラグイン・連携サービスの違いと使い方 | kintoneの歩き方

2.追加したいプラグインにチェックを入れ、「追加」を押す。

参照：カスタマイズ・プラグイン・連携サービスの違いと使い方 | kintoneの歩き方

3.設定が必要なプラグインの場合、プラグイン設定アイコンをクリック。

参照：カスタマイズ・プラグイン・連携サービスの違いと使い方 | kintoneの歩き方

4.必要な項目を設定し、保存。

参照：カスタマイズ・プラグイン・連携サービスの違いと使い方 | kintoneの歩き方

5.画面上部に表示されるメッセージから「アプリの設定」を選択。

参照：カスタマイズ・プラグイン・連携サービスの違いと使い方 | kintoneの歩き方

アプリ設定画面の右上にある「アプリを更新」をクリックし、「OK」を押す。

プラグインは比較的簡単に導入でき、コーディング不要なため初心者でも安心して利用可能です。

ただし、プラグインによっては費用が発生するため、予算感を確認しておきましょう。

また、外部ツールに依存するため、情報漏洩などツール側のアクシデントに見舞われるリスクもあります。

Excelとの連携に役立つプラグイン

専門知識を必要とせず、属人性が低いプラグインを活用することで、kintoneとExcel
を簡単に連携し、業務効率化を目指せます。

以下3つのExcel連携に役立つプラグインをご紹介します。

• Excel読み込みプラグイン
• Excel連携アドイン
• Smart at tools for kintone Excel入力

Excel読み込みプラグイン

参照元：Excel読み込みプラグイン

「Excel読み込みプラグイン」は、ExcelやCSVファイルをkintoneアプリに直接インポートできる便利なツールです。アプリの一覧画面に表示される専用ボタンをクリックし、読み込みたいファイルをドラッグ＆ドロップするだけでデータの取り込みが完了します。

また、よく使用するファイルのフィールド紐付け設定をいくつも保存しておけるため、毎回設定をやり直す必要がありません。

情報資産を保護するための国際標準規格「ISO 27001（ISMS）」の認証を取得しており、セキュリティ面でも安心です。

【料金】

Excel連携アドイン

参照元：Excel連携アドイン

「Excel連携アドイン」は、現在使用しているExcelとkintoneデータベースを簡単につなげられるツールです。

Excel連携アドインを使えば、データの検索、登録、更新が直感的に行える連携プログラムを作成できます。今まで使っていたExcelのまま、kintoneとクラウド上でデータを共有できることが特徴です。これにより、複数の場所やユーザーで作成したデータをスムーズに統合。

また、kintoneでは対応が難しい業務特化型の計算式や条件設定をExcelで処理し、データ連携できます。社内利用であれば複数のアプリケーションに適用でき、複数の端末からの利用もできます。

【料金】

Smart at tools for kintone Excel入力

参照元：Smart at tools for kintone Excel入力｜M-SOLUTIONS株式会社

「Smart at tools for kintone Excel入力」は、特に、固定フォーマットのExcelを活用したデータ取り込みに優れた連携プラグインです。

あらかじめ決まったExcelフォーマットを使用している場合でも、Excelフォーマットをアップロードし、kintoneのフィールドに合わせることで、入力データをkintoneアプリに反映できます。Excelで行った入力作業をそのまま利用できるため、わざわざデータを手動で転記する必要がありません。使い慣れたExcelを利用しながら業務を進められるため、学習コストがかからない点もメリットです。

複雑な計算式を含むExcelデータでも、そのまま取り込みが可能です。申請書のように、特定の形式で定められたExcelファイルでも、アップロードするだけで簡単にデータを取り込めます。

【料金】

※kintoneスタンダードコースまたはワイドコースの契約が必要。
※1ドメイン1契約で、複数のアプリでご利用可能。ただし複数のドメインで利用する場合は、別途契約が必要です。

kintoneとExcelを連携するメリット

Excelの操作性を活かしつつ、kintoneのデータ管理機能を組み合わせることで、業務の無駄を削減し、チーム全体の生産性を高められます。

ここでは、具体的なメリットを3つご紹介します。

Excelのデータを一元管理できる

kintoneとExcelを連携することで、散らばったデータを一箇所で管理できるようになります。誰が何を担当しているのかわからなくなる問題を解消し、業務のスムーズな進行が実現します。

さらに、検索機能やデータの分類機能を活用すれば、必要な情報をすぐに見つけ出すことが可能です。一元管理が実現することで、従来の煩雑なデータ管理から解放されるだけでなく、ミスや手間が減り、本来注力すべき業務に時間を割けるようになります。

複数人で同時に編集・管理できる

Excel単体では、複数人が同時に編集する際にどのデータが最新かわからなくなったり、保存ミスが発生するリスクがあります。

kintoneであれば、クラウド環境上でリアルタイムに編集が可能です。チームメンバー全員が最新の情報を共有でき、作業のスピードと精度が向上します。

また、変更履歴が記録されるため、誰がいつ何を変更したのかが簡単に確認できる点も安心です。

連絡を取りながら編集できる

kintoneでは、コメント機能や通知機能を使って、データの編集と連絡を同時に行えます。連絡漏れや意思疎通のミスを防ぎながら、データを効率的に管理可能です。

たとえば、Excelデータの修正について話し合いたい場合、別途メールやチャットで連絡をとる必要がありません。その場でデータにコメントを残して意見を共有できます。

情報共有が迅速に行える環境が整うため、ストレスのないコミュニケーションを実現します。

kintoneとExcelを連携するデメリット

kintoneとExcelの連携には多くのメリットがありますが、導入を検討する際にはデメリットも考慮する必要があります。

ここでは、主に「費用」と「IT知識」の2つの側面から、そのデメリットを解説します。

人数によって費用がかさむ

kintoneはユーザーライセンス制を採用しており、利用者の数が増えるほど費用が高くなる仕組みです。小規模なチームであれば負担は少ないかもしれませんが、数十人、数百人単位で利用する企業では年間のライセンス費用が大きな出費となる可能性があります。

また、Excelとの連携にプラグインや外部サービスを使用する場合、それらの費用も別途必要です。チームの規模や必要な機能を十分に検討し、コストと効果のバランスを見極めましょう。

ITの知識が必要な場合もある

kintoneとExcelをスムーズに連携させるためには、設定や運用時にある程度のIT知識が求められる場合があります。

特に、APIを利用した高度な連携や、独自のカスタマイズを行う場合には、専門的なスキルが必要です。社内にITリテラシーが高いメンバーがいない場合、外部の専門家への依頼を検討する必要があり、追加コストや導入に時間がかかる可能性があります。

初心者でも簡単に利用できるプラグインやツールもあるため、社内のITリテラシーや予算に合った選択が重要です。

kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp

kintoneをより便利に使うためにおすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」です。

kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。

FormBridge

FormBridge（フォームブリッジ）は、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。

kViewer

kViewer（ケイビューワー）は、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

kMailer

kMailer（ケイメーラー）は、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。

PrintCreator

PrintCreator（プリントクリエイター）は、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に書類が作成できる書類出力サービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に書類を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。

DataCollect

DataCollect（データコレクト）は、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。

kBackup

kBackup（ケイバックアップ）は、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。

また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。

まとめ：Toyokumo kintoneAppでkintoneをより便利に活用しよう

「kintoneをより便利に使いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万3千契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。