kintoneのルックアップフィールドにCSVファイルをインポートするには？設定における注意点を解説！
kintoneのルックアップ機能は、他のアプリに登録されている情報を参照してデータを得られる機能です。他のアプリと情報を自動参照できることにより、データの一貫性を保てます。
一方、インポート機能は、ExcelブックファイルまたはCSVファイルを読み込める機能です。大量のデータを効率的に登録でき、作業効率の短縮が可能です。
本記事では、kintoneのルックアップフィールドにCSVファイルをインポートする方法・注意点を解説します。kintoneをご利用中の方はぜひ参考にしてみてください。
目次
kintoneのルックアップ機能とは
kintoneのルックアップ機能は、他のアプリに登録されている情報を参照し、必要なデータを簡単に取得できる便利な機能です。
たとえば、顧客管理アプリに登録された会社名や氏名を参照し、別のアプリで自動入力できます。その結果、手作業の入力の手間を省き業務効率が向上するとともに、入力ミスを防げます。
ルックアップを挿入しない場合、商品名や単価など、データを毎回手入力しなければいけません。
また、複数のアプリに分散している情報を横断的に収集できるので、情報の一元管理にも大きく貢献する機能です。
ルックアップ機能の基本設定について知りたい方は、ぜひ以下記事もあわせてご覧ください。
関連記事：【kintoneルックアップ】基本の設定から自動取得の方法まで！
kintoneのルックアップ機能を活用する3つのメリット
kintoneのルックアップ機能を活用する際は、3つのメリットがあります。
- 入力作業をスムーズにできる
- 入力ミスや入力漏れを防げる
- 入力内容の表記を統一化して見やすくできる
ルックアップ機能のメリットを理解できれば、より効率的に活用する方法を確認できます。下記では、ルックアップ機能のメリットについて解説します。
1. 入力作業をスムーズにできる
kintoneのルックアップ機能を使用すれば、入力作業がスムーズに進みます。従来は顧客情報や商品情報をすべて手入力する必要があり、時間と手間がかかっていました。
しかし、ルックアップ機能を利用すると、取得ボタンを押すだけで他の業務システム（アプリ）から、必要なデータを自動的に取り込めます。
たとえば、注文管理アプリで顧客名を入力する際、商品管理アプリに登録された情報を簡単に反映可能です。情報を自動で反映することにより、業務の効率性のアップが期待できます。
こうした手間のかかる作業を自動化することで、空いた時間をより生産性の高い業務に使用できるので、生産性のアップにもつながります。
2. 入力ミスや入力漏れを防げる
kintoneのルックアップ機能は、入力ミスや入力漏れを防ぐ効果的なツールです。
手動で情報を繰り返し入力する場合、数字・漢字の誤入力や、記載漏れなどの入力ミスが発生するリスクがあります。もし誤った情報を基にしてしまうと、市場動向や顧客ニーズを誤って解釈して製品開発の方向性を間違えたり、間違ってパーソナライズされたメールコンテンツを送ったりと、事業・業務に支障をきたすかもしれません。
こういった情報の入力ミスは発見が難しく、情報の精査には多くの手間と時間がかかってしまうため、情報の正確性は重要です。
ルックアップ機能を使用すれば、他のアプリに登録済みの情報を取得ボタン一つで簡単にコピーでき、正確なデータ入力が可能です。入力の漏れ・ミスを防げるので、データの品質が保たれ、業務の信頼性も高まります。
3. 入力内容の表記を統一化して見やすくできる
kintoneのルックアップ機能を利用すると、入力内容の表記を統一化できます。
参照元のデータをそのままコピーできるため、全角・半角やスペースの有無、社名や商品名の登録方法における表記揺れが発生しません。
表記揺れを放置すると、検索やソートに引っ掛からないようになり、正確な情報の取得が難しくなってしまいます。
ルックアップ機能であれば、手動入力による表記揺れを防ぎ、データの統一性が向上します。表記揺れを修正する手間が省けることで、生産性アップにつながるのもポイントです。
統一されたデータ管理は、正確な業務遂行の基盤となる大きなメリットです。
kintoneのルックアップ機能の使い方と設定方法
kintoneのルックアップ機能を使用する際の手順は、以下のとおりです。
- ルックアップの参照元のアプリを決める
- データを取り込みたいアプリでルックアップを設定する
- ルックアップ設定画面の「保存」ボタンをクリックし、画面左上の「フォームを保存」をクリックする
- アプリを更新し、正常にルックアップの動作が確認できれば完了
まずは、ルックアップの参照元となるアプリを作成します。
次に取り込みたいアプリで、ルックアップを設定しましょう。
ルックアップの項目をドラッグアンドドロップし、設定を開始してください。
画像のとおり、入力と選択が必要な欄を埋めてください。設定が完了すれば、ルックアップ設定画面の「保存」ボタンをクリックします。
ルックアップ設定を保存できれば、画面左上にある「アプリを更新」をクリックし、動作が正常であれば完了です。
kintoneのインポート機能は効率よくデータを取り込める
kintoneのインポート機能は、ExcelブックファイルやCSVファイルを利用してデータを簡単に取り込める便利なツールです。
インポート機能には、読み込んだファイルを基に新しいアプリを作成する方法と、既存のアプリにデータを追加する方法の2つがあります。
とくに、大量のデータを扱う際に効率的で、手動入力によるミスを防ぎながら正確にデータを登録可能です。その結果、業務のスピードアップとデータ管理の信頼性向上を期待できます。
kintoneのインポート機能を活用する3つのメリット
kintoneのインポート機能を活用する3つのメリットは、以下のとおりです。
- 大量のデータを一括で登録できる
- より大きなデータを用いて分析できる
- 異なる形式のデータを連携できる
インポート機能を活用することで得られるメリットを理解しておけば、より効率的に活用できます。まずは、インポート機能を利用する前に活用方法を理解しておきましょう。
1. 大量のデータを一括で登録できる
kintoneのインポート機能を利用すれば、ExcelやCSVファイルを用いて、外部で管理されているデータを自社システムに簡単に取り込めます。大量のデータを一括で、効率的に登録できます。
データの取り込みが容易になることで、手入力の手間を大幅に削減し、大量のデータを迅速に登録できて、業務のスピードアップが実現可能です。
また、単調な入力作業を自動化することで、入力ミスを防止して、データの正確性の向上が可能です。
とくに膨大なデータを取り扱う業務で効果を発揮し、作業負担の軽減と効率化に大きく貢献します。
2. より大きなデータを用いて分析できる
kintoneのインポート機能を活用すると、大量のデータを効率的に取り込むことで、より大きなデータを基にした分析ができます。
たとえば、複数店舗の売上データを一つのデータベースに統合すると、全体の売上傾向を把握でき、地域ごとの売上の違いや特定の商品が売れる傾向を明確に分析可能です。
その結果、データ分析の精度が向上し、業務の効率化や戦略的な意思決定がしやすくなるなど、企業の競争力を高めるための基盤が整います。
大量のデータを一括管理して全体像を見渡しやすくなるので、複数の店舗・向上などを抱える企業や、複数のステークホルダーと関わりのある企業にぴったりです。
3. 異なる形式のデータを連携できる
kintoneのインポート機能を活用すれば、異なる形式のデータを統合して、一貫した情報管理が可能です。
たとえば、Webアナリティクスツールから得られたオンラインのユーザー行動データを、マーケティング分析用のツールにインポートすると、オフラインの購買データと統合して詳細な分析ができます。
上記のように、複数のデータソースを一つにまとめると、業務全体の見える化が進み、効果的な意思決定が可能です。また、異なる部門が持つデータを統合すれば、情報を部門間で共有しやすくなり、連携がスムーズになります。
したがって、組織全体での効率的なデータ活用が実現します。
kintoneのインポート機能の使い方
Excelのデータをkintoneにインポートする場合の手順は、以下のとおりです。
- 業務で利用しているエクセルファイルやコピーファイルを手元に用意する
- kintoneで読み込めるExcelファイルを作って保存する
- ウィザードに従ってファイルを読み込む
まずは、業務で使用するExcelファイルや、コピーを手元に用意してください。間違った内容をインポートしないように、あらかじめデータ内容を確認・修正しておきましょう。
次に、kintoneで埋め込める形式にデータを整え、保存します。保存の際は、アプリ内のフィールド設定に合わせて、用意したExcelファイルをアップロードしてください。
準備ができたら、kintoneにアクセスし、アプリ内で「インポート」を選択します。表示されるウィザードに従い、保存したExcelファイルをアップロードします。必要な設定を確認したら、インポートを実行しましょう。
上記の手順により、効率的かつ正確にデータをkintoneに取り込むことが可能です。
kintoneルックアップ機能の2つの注意点
ルックアップ機能を使用するときは、下記のポイントを確認しておきましょう。
- 参照元のレコードデータを修正しても自動更新されない
- 参照先のデータに入力ミスがあればそのままコピーされる
事前に注意すべき点を理解していれば、より効率的にルックアップ機能を活用できるようになります。下記では、注意すべきポイントについて解説します。
1. 参照元のレコードデータを修正しても自動更新されない
ルックアップ機能は、参照元のデータを修正・変更しても、ルックアップにより獲得したデータが自動で更新されません。
ルックアップ機能では、データを取得した時点の状態が保持されます。そのため、参照元のレコードが変更されても、ルックアップ先のデータは更新されません。
たとえば、顧客情報が最新の状態に更新されても、ルックアップ機能で獲得されたデータは既存の顧客名・住所のまま残るため、情報にズレが生じてしまいます。
最新の状態をアプリ内で反映させるためには、該当レコードを開き、手動でルックアップの再取得が必要です。
上記のような仕様により、データの不一致が発生する可能性があるため、とくに参照元のデータが頻繁に変更される場合には注意してください。
データの一貫性を保つためにも、定期的に手動更新を行いましょう。一括更新で再度ルックアップを実行すると最新情報を反映させられるので、定期的に一括で更新しておくと抜け漏れがなく安心です。
2. 参照先のデータに入力ミスがあればそのままコピーされる
ルックアップ機能は、参照先のデータがそのままコピーされるため、参照先のデータに入力ミスがあると、そのまま登録されるリスクがあります。
たとえば、顧客管理アプリや商品管理アプリでルックアップを使う場合、データを正確に入力することが重要です。商品コードを基に商品名や価格を参照する際、参照元アプリでスペルミスや価格の誤りがあると、ミスがそのままコピーされ、間違った情報が登録される可能性があります。
ミスが発覚してから訂正すると手間がかかるため、インポートやルックアップを実行する前に、プレビュー画面でデータが正しいかどうかをしっかり確認することが大切です。
確認を怠ると修正作業が必要になり二度手間がかかり、業務効率が低下してしまいます。事前確認を徹底することは、正確なデータ入力ができるだけでなく、業務効率・生産性にも影響します。
さらに、一意の識別子（顧客番号や商品コードなど）を使用すると、参照元データの正確性を確保しながらミスの軽減が可能です。
ルックアップ機能を利用する際は、データ入力ミスもコピーされることを考慮し、誤りがないように確認と修正を徹底しましょう。
インポートしたCSVでの一括登録・更新における2つの注意点
インポートしたCSVによる一括登録・更新における注意点は、以下の2点です。
- 参照元アプリで「値の重複を禁止する」と設定する必要がある
- 関連フィールドが自動で入る
下記では、各ポイントについて解説します。
1. 参照元アプリで「値の重複を禁止する」と設定する必要がある
CSVを使ってルックアップフィールドを含むデータを一括で登録・更新する際は、参照元アプリで特定の設定を行う必要があります。
とくに重要なのは、ルックアップ元のフィールドで「値の重複を禁止する」をオンにすることです。有効にしていないと、どのデータを参照すべきか判断できなくなり、一括処理でエラーやデータにおいて不整合が起こる可能性があります。
たとえば、案件管理アプリで「顧客名」を使用して顧客情報をルックアップする場合、同姓同名の顧客が複数いると、どの顧客情報を使うべきか分からず処理がうまくいかないことがあります。
上記のような問題を防ぐためには、顧客番号や商品番号など、重複しない値を使用するのが理想的です。
一括登録や更新を始める前に、参照元のデータが一意であることを確認すると、データが正確に処理され、エラーを防ぐことができます。
2. 関連フィールドが自動で入る
ルックアップ機能では、関連フィールドが自動で入力されるためには、参照元と参照先のキーとなる情報が完全に一致している必要があります。
たとえば、顧客名をキーにルックアップ設定する際に、文字の半角・全角の違いや余計なスペースなどが含まれており、顧客名が一致していないと判断されると「見つかりません」とエラーが表示されてしまいます。
トラブルを防ぐためには、CSVを用いた一括登録や更新を行う前に、キーとなる情報が正確に一致しているかの確認が重要です。
また、キーとなるデータには、顧客番号や商品コードなど、ユニークな値の使用が望ましいです。事前にデータを整えることでエラーを回避し、効率的で正確なデータ管理を実現できます。データの管理制度がアップすれば、日常業務がよりスムーズになるでしょう。
kintoneのルックアップ機能とインポート機能をうまく活用して業務効率化につなげよう
kintoneのルックアップ機能は、別のアプリに登録されている情報を取り込むことができます。また、インポートはExcelやCSVファイルをkintoneに取り込む方法を指します。
ルックアップ機能やインポートを活用すれば、手作業でデータを移行しなければいけないところ、コピーするだけで自動移行できて業務の効率化が可能です。
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トヨクモ編集部
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