【FAX、ハンコ、電話etc…】大阪府住宅供給公社が実践するアナログ業務からの脱却〜トヨクモ「3種の神器」活用事例5選〜
目次
ユーザー会でのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をレポート！
この記事は2026年2月に開催した大阪でのユーザー会での大阪府住宅供給公社 尾崎さんのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をお届けするレポート記事です。
今回は「アナログな業務をトヨクモ製品でデジタル化！公社における5つのDX実践事例」でご登壇いただきました！
はじめに
大阪府住宅供給公社は、大阪府庁の100%出資法人で、約2万戸の府内の賃貸住宅「SMALIO（スマリオ）」の管理を行っている地方住宅供給公社法に基づく法人です。
私は2023年にkintoneに出会いまして、各部署がExcelで管理し散乱していた空家情報を一元化するkintoneアプリを製作し、年間756時間の工数削減などを実現できました。
現在は、DX・情報システムグループ配属に所属し、20年以上使用している基幹システムのリプレイス業務を進めています。
本日は、当公社におけるDXの実践事例として、トヨクモ製品×kintoneで実現する「つながる」業務改善をテーマに、5つの事例をご紹介いたします。
トヨクモ製品との出会いで生まれた変化
トヨクモ製品やkintoneに出会う前、当社では電話やメール、紙を中心とした業務が多く行われていました。
平均年齢が約50歳と高く、長年続いてきたアナログな業務フローが多く残っていたのです。
たとえば、Excelにデータを手入力したり、メールを送って編集したりといったやり取りが多く、情報がブラックボックス化していました。
こうした課題を解決するために、現在当社では「3種の神器」としてトヨクモのFormBridge、kViewer、PrintCreatorの3製品を組み合わせて活用しています。
FormBridgeは、kintoneのアカウントを持っていない人でもフォームから情報を入力できるため、社外の関係者や他部署からの情報収集がスムーズに行えるようになりました。
入力されたデータはkintoneに蓄積され、その情報をkViewerによって公開・閲覧できますし、PrintCreatorを使えばワンクリックで書類として出力することも可能です。
このように、FormBridgeで集め、kViewerで共有し、PrintCreatorで出力することで、業務全体の流れを効率化できるようになりました。
事例1.ヘルプデスク業務をFormBridgeで効率化
ここからはDXの実践事例をご紹介していきます。まずは、脱電話・脱Excelに成功した事例です。
私が所属しているDX・情報システムグループでは、ヘルプデスク業務を電話で受け、Excelに記録を取っていました。
この方法では、電話や依頼でメモが散乱し、対応漏れも頻出してしまいます。
それを、FormBridgeのフォームで問い合わせを受けるようにしたことで、kintoneにデータが貯まるようにしたのです。
その結果、転記作業がなくなり、対応状況もリアルタイムで共有できるようになったことで、年間60時間の工数削減につながりました。
得られた効果は、その場の工数削減だけではありません。
入力されたデータはkintoneアプリに集計されるため、これまでにどんなヘルプデスク業務があったのかを一気に可視化できます。
集まったデータを参考にして、よくある質問にはFAQを載せるなど、今後の問い合わせが少なくなるような施策も打てるようになりました。
事例2.社外からの申請受付や書類の発行を自動化
当社は住宅の管理会社になるため、不動産の仲介会社とのやり取りが多くあります。
何百もの仲介会社が登録しているのですが、それに止まらず、日々新しい仲介業者からの登録申請が届きます。
これまでは、仲介業者からFAXで申込書をもらい、職員が目視で確認して手入力していました。
この非効率な業務フローを解決するべく、当社のWebサイトにFormBridgeの入力フォームを埋め込み、仲介業者から直接入力してもらうようにしたのです。
これにより、年間20時間の工数削減に成功しました。
ただ、仲介業者との連絡は登録申請を受けて終わりではありません。契約をしたり、仲介手数料の支払いを行ったりと、さまざまな手続きが発生します。
これまでは、契約書や請求書をWordで作って送っていたのですが、1件ずつ行うとかなりの時間と手間がかかりますし、ミスも起こり得ます。
そこで、FormBridgeに加えて、PrintCreatorを使うことで、kintoneからワンクリックで契約書や請求書などの書類を発行できるようにしました。
kintoneにある情報をそのまま所定のレイアウトに載せて出力できるため、これまでのような転記作業や計算も必要なく、人的ミスやタイムラグも発生しません。
職員からは、ボタン1つで請求書を発行できるということで、かなり楽になったと喜ばれています。
事例3.自治会への通知書を一括作成
当社では、団地を管理しているため、新規入居の際に各団地にある自治会に入居のお知らせをする必要があります。
これまでは、基幹システムからBIツールでデータを引っ張ってきて、そこから団地ごとにフィルターをかけてWordの差し込み印刷をして案内していました。
こちらも、kintoneにデータが登録されるようにしたことで、kintoneアプリから絞り込みをし、PrintCreatorからボタン1つで通知書を一括出力できるようになりました。
結果、一度のクリック操作で生成できるようになり、年16時間の工数削減に成功しています。
事例4.kViewerで「迷子」をなくすポータルを構築
kViewerを活用し、社内ポータルサイトを構築しました。
元々、社内ポータルは他サービスで作っていたのですが、修正依頼をいただくことが多く、その都度対応するのに負担がかかっていました。
kViewerであれば、公開元になっているkintoneアプリを編集するだけで反映されるため、修正したい場合は、それぞれの部署が自らメンテナンスできるようにしたのです。
これまで委託業者にメンテナンスしてもらっていたものも各部署で実施するようになったことと、他業務での活用も含めて、年間500万円の委託料を削減することに成功しました。
kViewerでは、リストビューやカードビューなど適したビューを選ぶことができ、綺麗に画像を掲載することもできるので、社内報や間取り図のビューなども公開しています。
認証機能を使って、セキュリティを確保しながらユーザーごとに見せる情報を変えられますし、スマホからでも簡単に閲覧できるため、かなり便利になりました。
事例5.各種申請をトヨクモ製品でペーパーレス化
当社では、今でも紙とハンコのリレーが発生するような業務が残っています。
そこで、FormBridgeとkViewerを使うことで、ペーパーレス化を実現しました。
「紙で申請して、ハンコを押す」といったアナログなフローから、「フォームから申請して、ビューから承認する」というように、デジタル上で完結するようにしたのです。
また、これまで紙の台帳で管理していた書類を、FormBridgeとkViewerを用いてkintoneアプリ上で管理するようにしたことで、自動で発行枚数や残枚数を管理できるようにしました。
単なる申請の電子化だけでは終わらせず、総務の管理工数削減にもつなげることができたと感じています。
市民開発への取り組み
当社では情シスだけでkintoneを使うのではなく、市民開発ができるように定期的に研修などを開催しています。
以前開催したハンズオン研修では、管理職の方の参加を必須にしました。
やはり、現場だけにkintoneやトヨクモ製品を説明しても、管理職が理解していないとDXは進んでいかないため、管理職から部下の方に降ろしていけるように取り組みました。
当社は、今まさにDXを進めている最中です。
DXにより、職員が少しでも楽になって、より付加価値の高い、創造的な業務ができるよう取り組んでいきたいと思います。
本日は以上です。ありがとうございました。
ご登壇ありがとうございました！
明日から真似できそう！と思えたご活用Tipsは見つかりましたでしょうか。
今回お話しの中でご紹介いただいたFormBridge、kViewer、PrintCreatorは30日間のお試しを何度でもご利用いただけます。
それぞれの製品で何ができるかについては以下の動画にてご紹介しております。
その他、トヨクモ製品でどんな業務改善ができるかについては以下ページよりご確認ください。
また、過去のユーザー会の登壇レポートまとめはこちらからご覧いただけます。
「一人で悩まない」が、DX成功の第一歩
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