【”ないと困る”機能3選】毎年4割の職員が入れ替わる？！業務の属人化をトヨクモ製品で徹底排除！
目次
ユーザー会での事例登壇の様子をレポート！
この記事は2026年1月に開催したユーザー会における一般財団法人 地域活性化センター 西田さんの事例登壇の様子をお届けするレポート記事です。
今回は「毎年3〜4割の職員が入れ替わる職場の属人化を、トヨクモ製品で徹底排除した話」でご登壇いただきました！
西田さんの過去の登壇は以下から確認いただけます。
【業務時間5日→1日】地域活性化センターのkintone×トヨクモ“紙業務”改善ストーリー
職員の入れ替わりが激しい職場の属人化が課題
地域活性化センターは、1985年に設立された団体になります。
地方公共団体やNPO法人、地域づくり団体等を対象に、地域づくりに関する情報の提供や人材育成のための研修・セミナーの企画運営、助成金の交付などの支援をしている組織です。「地域づくりは人づくりから」をモットーに、特に人材育成事業に力を入れています。
職員構成はかなり特殊で、約7割が地方公共団体からの出向の職員で成り立っています。任期が原則2年のため、毎年度3〜4割の職員が入れ替わる職場です。
そのため、属人化の排除や工数の削減を永遠のテーマとして抱える組織です。
属人化排除と工数削減に欠かせないトヨクモの3製品
導入しているトヨクモ製品は、FormBridge、PrintCreator、kMailer、kBackupです。実は安否確認も導入しているヘビーユーザーです。
【トヨクモのkintone連携サービスの用途】
■FormBridge
・セミナーの受付
・アンケート集計■PrintCreator
・帳票作成
・ラベル作成■kMailer
・メルマガの配信（セミナー参加者への一斉送信）
FormBridgeの「フィールド非表示」と「初期値設定」機能
ないと困る機能の1つ目として、FormBridgeのフィールド非表示と初期値設定の機能を紹介します。OBOG会の出欠確認のフォーム等で活用しています。
管理側として欲しい情報である「開催年度」や「開催地」を回答者に入力してもらうと、入力ミスにつながる可能性があるため確認の工数がかかります。
そのため、FormBridgeの設定で、年度と開催地の初期値を入れたフィールドを非公開にしておけば、ユーザーは入力しなくても良い状態になります。
ユーザーとしては出欠の回答をしているだけでも、回答のデータの中には、管理側に必要な情報も含まれてデータが返ってくるという仕組みです。
多くの方に入力をしていただくので、開催年度や開催地が混ざりますが、kintoneの絞り込み機能を利用すれば必要な情報を確認できます。全ての回答者の回答を一つのアプリで全部管理できるのが嬉しい点です。
PrintCreatorの「宛名ラベル作成」と「QRコード作成」機能
ないと困る機能の2つ目は、PrintCreatorの「宛名ラベル作成」と「QRコード作成」です。
当センターでは、端末管理というkintoneアプリとPrintCreatorでQRコードつきの管理シールを作り、業務用の端末に貼っています。
端末に貼られたQRコードを読み込めば、直接端末管理アプリのレコードの詳細画面へアクセス可能です。
たとえば「PCが壊れちゃいました」と持ってこられたときに、スマホで端末に貼った管理シールのQRコードを読み込んでレコードのステータスを故障中に変更できます。
また使用者が変わったときも、QRコードから直接アクセスして使用者のデータの書き換えが可能です。
端末の現物を確認して持ち主を検索するという従来の手間がなくなるのでとても便利です。
kMailerの「テンプレート」機能
ないと困る機能3つ目は、基本機能のメールテンプレートです。
できる限り、業務で必ず送るメールはテンプレ化しています。
実際にセミナーの参加者に送るメールは、参加決定や受講案内などをテンプレ化しています。
また、テンプレ化するだけでは運用につながらないと考え、マニュアルを細かく作ることを意識しています。
実際に、アプリの全体像や、どういう仕組みでセミナーのアプリが動いているのかが明確になるものを作成しました。
メール配信においては「いつ」「誰が」「どの」「どういうアクションが必要か」などがわかるように、マニュアルで明確にしております。
運用まで考えた持続可能な仕組みづくりが大切
当センターでは作業の属人化を防ぐ必要があるので、誰でも使える仕組みを作る必要がありました。その仕組み作りには、トヨクモ製品が欠かせません。
【属人化排除と工数削減のための取り組み】
- 作業工程の最小化
- マニュアル化で運用まで考えた仕組みづくり
当センターでは、入力フォームの固定やQRコードの作成、メールのテンプレ化を行い、作業工程を最小化しました。それから運用まで考えてマニュアル化するところまで意識できると、持続可能な仕組みづくりにつながっていくのではないか、と考えております。
ご清聴ありがとうございました。
ご登壇ありがとうございました！
明日から真似できそう！と思えたご活用Tipsは見つかりましたか？
地域活性化センター様のように毎年職員が入れ替わるという特殊な職場でなくても、業務を標準化して誰でも同じようなクオリティでできることを課題としている企業様は多いのではないでしょうか。
ぜひ、kintoneとトヨクモ製品で業務の属人化を減らしてみてくださいね。
今回お話しの中でご紹介いただいたFormBridge、PrintCreator、kMailerは30日間のお試しを何度でもご利用いただけます。
FormBridge、PrintCreator、kMailerがどんな製品かについては、以下の動画をご覧ください。
その他、トヨクモ製品でどんな業務改善ができるかについては以下ページよりご確認いただけます。
