複雑な講師依頼フローをトヨクモ4製品でミス0に！組織の信頼にも繋がる、神奈川県社会福祉士会の業務改善とは
この記事は2025年9月に開催したユーザー会での神奈川県社会福祉会 一色 茂雄さんのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をお届けするレポート記事です。
今回は「複雑な講師依頼の受付フローをトヨクモ製品で効率化した話」でご登壇いただきました！
一色様の過去のご登壇記事はこちら
■マニュアル×電話対応でトヨクモ浸透！ユーザーを置いていかない工夫
■kintone×トヨクモ製品で紙ベースの報告書を全面電子化！【事務局・報告者の負担を大幅削減】
目次
トヨクモ製品の活用状況
神奈川県社会福祉士会は、福祉に関する相談援助の専門職「社会福祉士」が任意で加入する職能団体です。
約3,000名の会員が加入し、地域福祉に関する相談・支援や福祉サービスの質向上など、社会福祉活動の促進を目的として活動しています。
当会では、FormBridge、kViewer、kMailer、PrintCreatorと4つのトヨクモ製品を導入しており、徐々に利用する業務を広げている状況です。
最も大変だった成年後見業務のデジタル化からはじまり、会員管理業務へ展開し、現在は研修会に伴う書類作成など、会員が活動する領域へと展開しています。
関連記事：煩雑だったパスワード管理を廃止、kintoneとメール認証で年間1300通の郵送物を削減（公益社団法人神奈川県社会福祉士会様）
その中で、今回は講師依頼の受付から会員とのやり取り、承認後の書類発行までを、トヨクモ製品で効率化した事例をご紹介します。
FormBridgeで講師依頼発行依頼フォームを作成
当会では、講演や研修を頻繁に行っていますが、事務局がすべて行っているわけではなく、実は色々な人が様々な形で依頼をしています。
その関係上、どうしても依頼内容に不安が残ることがあったため、このようにFormBridgeで依頼フォームを作成しました。
こちらが、「講師依頼発行依頼フォーム」の実際の画面です。
ここから、依頼者情報や連絡先、講師についての情報や依頼状の送付先、研修会情報や
謝金額などを入力していただきます。
当会では事業ごとに会計が違うという特徴があるため、スムーズに会計処理ができるようkViewerルックアップで事業部情報を引用できるようにしています。
このフォームを導入する前は、どこで誰が何をやったのかも把握できていない状況だったため、このようにきっちり入力してもらえるよう工夫して作成しました。
また、一番大事な謝金額についてですが、税金の関係もあり間違いが多かったため、ラベルを使ってフォーム上に計算式を載せました。
最後まで入力してもらい、依頼を受け付けると、kViewerのMyページビューのURLが依頼元の会員に自動返信メールで送付されます。
Myページは、依頼したい会員と事務局とのやりとりに使用しています。現状、これ以上に便利で簡単な方法はありません。
事務局では、PrintCreatorで講師依頼状の下書きを作り、添付ファイルフィールドに保存します。そのあと、依頼主にkMailerで通知し、Myページを通して確認してもらいます。
会のルールで、ファイルのメール添付を禁止しているため、このPrintCreatorの添付ファイルフィールドへの保存は、データの共有方法として非常に楽で活躍しています。
PrintCreatorで必要な書類を簡単作成
会内部で承認プロセスを回し、承認をもらったあとは、PrintCreatorで正規の講師依頼状を作成します。
作成に際して、PrintCreatorでは条件を設定して、条件に基づく書類以外は出ないようにしているため、事務局の職員はボタンを数回押すだけで大丈夫です。
講師依頼状は結構複雑で、一部の大学だと先生本人ではなく学長に送るため所属先依頼状を出したり、初めての方には振込先指定書を出したりする必要があります。
そのため、必要なら一緒に出力して、不要であれば宛名と講師依頼状だけが出力されるという形で、ミスなく書類を送れるよう工夫しました。
事務局のミスを減らし、会員との連携を強化
このシステムを導入したことで、得られた主な効果は以下の3つです。
- 事務局のミスを極限まで減らす
- 会員の主体性を引き出す
- 会に対する信頼性の担保
まず、事務局のミスを極限まで減らせました。
これまでは、研修会が終わったのに謝金を払っていないなどのミスが起きてしまうこともありました。
しかし、kintoneですべての情報を管理できるようになったため、研修会翌日に謝金を払うよう通知を出すなどして、kintoneの仕組みを活用してカバーできています。
また、講師依頼発行依頼フォームを設けたことで、会員の主体性を引き出すことができました。
電話1本での依頼ができた以前と違い、フォームに自ら入力してもらうことで、責任の所在は企画側という意識が強まり、主体的に研修を実施できるようになったと思います。
加えて、きちんとした講師依頼状を発行し、遅延なく謝金の支払いも可能になったため、会に対する信頼性の担保にもつながったのではないでしょうか。
結果として、依頼があれば引き受けてくれる講師も増えていくかもしれません。
今回は以上です。ありがとうございました。
ご登壇ありがとうございました！
明日から真似できそう！と思えたご活用Tipsは見つかりましたでしょうか。
今回お話しの中でご紹介いただいたFormBridge、kViewer、kMailer、PrintCreatorは30日間のお試しを何度でもご利用いただけます。
ぜひお気軽にお試しいただき、ミスなしで信頼性も高められる業務フローを構築してみてください。
その他にも、トヨクモ製品を組み合わせれば活用の幅が広がります。
どんな製品を組み合わせて何ができるのか、具体的な活用例を知りたい方は、業務別の活用テンプレートをご覧ください。
製品を組み合わせた具体的な業務改善のヒントが見つかります。
