【5月ユーザー会】有限会社補聴器センターアイ様による登壇レポート記事

ユーザー会でのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をレポート！

この記事はユーザー会での有限会社補聴器センターアイ 福岡さんのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をお届けするレポート記事です。

今回は「医療機関向けの煩雑な書類作成をPrintCreatorで効率化した話」でご登壇いただきました！

kintone・トヨクモ製品の導入状況

有限会社 補聴器センターアイは、認定補聴器専門店という補聴器の小売店をやっている会社です。創業は1990年、社員数は正社員とパートさん合わせて13名の規模になります。

2年前にkintoneを導入したのですが、それまでは来店予約や顧客管理、見積書や報告書の作成など、すべてバラバラのシステムで管理していました。

Excelを使ったり、Wordを使ったり、専用のシステムを使ったりと散らばっていたのですが、kintoneを導入したことで、これらを一本化することができました。

kintone導入後は、入力ミスなどが発生する重複業務が少なくなりましたし、新しく入ってきた方への説明にかかるコストも減って、全体的にかなり楽になりました。

現在は、kintoneを基幹システムとしながら、PrintCreatorのようなkintone連携サービス、スマレジなどの外部システムを連携させて、業務効率化を進めている状況です。

本日は、その中でも特に利用頻度の高い、PrintCreatorの活用事例についてお話しさせていただければと思います。

やはり、これまでは見積書や報告書の作成など、同じことを何度も入力する手間な業務がたくさんありました。

そんな中、PrintCreatorを使えば、一度設定しておけば簡単に書類を出力できるので、業務効率はかなり改善したと感じています。

実際に、当社のkintoneには現在約70アプリがありますが、その約半数にあたる33アプリでPrintCreatorを使用している状態です。

事例.医療機関に送付する報告書の作成

それでは、ここから医療機関に送付する「補聴器適合に関する報告書」の作成を効率化した事例をご紹介していきます。

kintoneの標準機能で抱えた課題

「補聴器適合に関する報告書」は、日本耳鼻咽喉科頭頸部外科学会が定める書類で、医療機関との連携や診療情報の提供には欠かせないものです。

こちらは指定のExcelフォーマットでの報告が必要になるのですが、kintoneの標準機能だけでは、この様式への出力は難しいです。

また、Excelへの手入力には手間がかかりますし、人によっては印刷して手書きして、それをスキャナーで取り込んで保存するなどしていて、業務自体がバラバラになっていました。

PrintCreatorで報告書作成を効率化

そういった状況の中、PrintCreatorが大活躍しました。

PrintCreatorを導入したことで、kintoneに入力した情報をそのまま指定のフォーマットに載せて、簡単に出力・印刷できるようになりました。

また、他の書類などもkintoneでアプリ化したことで、結果的に全体の業務効率が大きく向上しました。

こちらが、実際の報告書作成アプリの画面になります。

入力者の負担をできるだけ軽減できるように、タブ切り替えのプラグインなども使いながら、分かりやすい見た目になるように気をつけて作成しています。

よく使う文面に関しては、サンプルとして初期値を登録しておくことで、コピー&ペーストですぐに持ってこれるようにしています。

もちろんkintoneのルックアップでもできるのですが、それだと「検索の仕方がわからない」「手書きの方が楽」という声が出てくる可能性があります。

より敷居を下げて、職員全員に使ってもらえるよう、あえてアナログな運用を取り入れました。

PrintCreatorの設定で工夫したポイント

こちらはPrintCreatorの設定画面です。

極力少ない手数で必要な書類だけを出力できるように、複数ページの書類を登録するなど、いくつかの設定を用意しています。

少し頭を抱えたのは、チェックボックスの設定ですね。

「✔︎」だと書類として出力したときの視認性が悪かったので、「◾️」を入力する形式にしました。

結果として、フォーマットに則った「補聴器適合に関する報告書」を、以下のように送付状付きで簡単に出力・印刷できるようになりました。

業務改善で残業削減と有給取得率UPを実現！

最後にまとめです。PrintCreatorは、ただ自由なレイアウトで設定できるだけの製品には留まりません。

これまでは、「報告書を作成したらそれで終わり」という形で、一切ナレッジ共有ができていませんでした。

そこをkintoneアプリ化した事で、kintoneにデータが貯まるようになり、過去の報告書を見てナレッジを共有するなどの「振り返る文化」ができたのです。

また、これまでは何の書類を印刷して、どこ宛に送ればいいのか、担当者以外はなかなか分からない状況でした。

加えて、医療機関向けに送るということで、スタッフ的には「ミスしちゃダメだ」という心理的な負担もあり、作業分担が難しくなっていました。

PrintCreatorの導入により、出力ボタンをポチッと押して送るだけでよくなったので、作業が明確になり、業務分担がしやすくなったと感じています。

最終的には、全体的な業務効率が上がったことで残業が減ったり、有給取得率が5割弱から7割強まで上がるなどの副次的な効果も得られたので大変満足しております。

本日は以上です。ありがとうございました。

ご登壇ありがとうございました！

福岡さん、今回はご登壇いただきましてありがとうございました！

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