【6月】ユーザー会レポート 雲の上Talking ~トヨクモNight@大阪~

雲の上Talking〜トヨクモNight@大阪〜

毎月恒例となっているユーザー会、今月は初めて「大阪」で開催しました。

・トヨクモ製品を他の人がどうやって使っているのか知りたいな…
・トヨクモ製品のもっと良い活用方法知りたいな…

そんな、トヨクモ製品の利用例や悩み事などをユーザーの皆さんと共有することを目的に、ついに目黒のトヨクモ茶屋を飛び出しました。
参加者の8割以上がユーザー会初参加の方で、地域が変わると空気も変わることを実感しました。新しいユーザーさんに出会えて、トヨクモチームもとても嬉しかったです!

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kintone hive Osaka 振り返り!

6月4日(火)にはZeppなんばで「kintone hive Osaka vol.12」が開催されました。なんと今回のユーザー会には、hiveの登壇者が6名中4名もご参加!せっかくですから、参加されたユーザーと登壇者の皆様に感想を伺ってみました。

ユーザーさんに質問!

1.参加されてみてどう感じましたか?

ユーザーさん
今回のhiveは、人と人とのかかわり、コミュニケーションが業務改善推進につながる という共通点があった。

 

 

ご登壇者様に質問!

(1)発表の準備と工夫について

BABY JOB 長野さん
社内のメンバーにも資料作成や話す練習を手伝ってもらいました。そうすることで、自分以外の視点も取り入れながら、会社として発表に臨む一体感を得られて、協力して準備することができました。

 

 

(2)印象に残った発表はありましたか?

オーシン 藤田さん
1社目のおのえメモリアル株式会社さんです。対面でお客様と打合せしている最中にkintoneに入力して仕事が完結するようにしたという話をされていて、私はそれまでkintoneはバックオフィス業務で使うというイメージが強かったのですが、新しい視点だったので持ち帰りたいと思いました。

 

 

(3)エントリーしようと思った理由を教えてください!

阪急阪神不動産 川本さん
きっかけは、私は音楽が好きなので「Zeppなんばでしゃべれるん!?楽しそう!」でした笑 今まさに社内でkintoneを広めようとしている状況なので、hiveに出て目立てば、社内でも注目されてもっとkintone活用が進むのではないかと思って、チャレンジしてみました。

 

 

事例発表:尼崎市役所 松井さん

分かりやすくウィットに富んだスライドで、会場の皆さんも興味津々です!
尼崎市役所さまでは、FormBridgekViewerkMailerPrintCreatorDataCollectの5サービスをご導入いただいています。松井さんが入局された2022年からぐんぐんとkintone活用が進み、いまではなんと236業務でkintoneを活用されているそうですよ!
今回は特に職員の定期健康診断での活用事例を紹介いただきました。

 

松井さん
毎年6~8月にかけて3,200人を対象に行う定期健康診断でトヨクモkintone連携サービスを活用しています。コロナ禍で健康診断の会場が密になることを避けるために、会場を事前予約制にしていました。
kintone導入前は、Excelファイルを共有して予約日時と会場の管理を行っていたのですが、
・Excelファイルを複数人が同時に開いて重くなる、同時に予約できない
・予約内容を上書きできてしまう
・受診忘れ
といった問題がありました。
導入後は、予約フォームを用意することで複数人が同時に予約作業を行うことができ、二重予約や予約漏れを防ぐことができるようになりました
また、リマインドメールを送ることで受診率のアップも実現できました。

 

Excelファイルで予約管理をしていた時に比べると、なんと業務全体にかかる時間を83.9%もカットできたそうです!

 

松井さん
こだわったポイントは、
1.Toyokumo kintoneApp認証を使って対象者以外は予約できないようにしたこと
2.職員番号を予約アプリ上で重複禁止にすることで、二重に別日程で予約してしまうことを防ぎ、キャンセルしてから再予約ができるようになったこと
3.kMailerを使ったリマインドメールで受診忘れを防止したことの3つです。

 

そのほかにも、公用車運転日報や法定点検での活用事例をご紹介いただきました。

 

松井さん
現在、私一人で管理している状態ですべての質問が私に集中しています。今後の展望としては、体系的な育成方針を立てて、ほかにkintoneを管理できる人を育てないといけないなぁという状況です。

 

 

事例発表:因幡電機産業 井上さん

2社目の事例発表は因幡電機産業株式会社さまです。電設資材商品・情報機器等の販売などを中心に4つのカンパニー制で事業を展開されています。
FormBridge、kViewer、kMailer、PrintCreatorの4つを社外の方との情報コミュニケーションや展示会運営などでご活用いただいています。

井上さん

私自身、IT未経験からDX担当になりました。当社は現場と情シスの仲がいいほうだと思います。業務改善において、現場のことは現場が知っているし、情シスさん任せにしない、うまくいかなくても情シスさんのせいにしない、という気持ちを大事にしています。

 

 

電気工事や現場業務は、社外の方も含めてかかわる方が多く、kintone導入前はとにかく紙文化で、郵送手配、帳票管理、手書きの管理表など紙が大量に発生していたそうです。FormBridgeとkViewerを使うことで、社外の方がフォームから直接情報入力をして、履歴もビューで閲覧できるようになり、PrintCreatorで出力まで、ペーパーレスに変化していったそうです!

2つ目の事例として「あわざ図書館」をご紹介いただきました。

井上さん
本社が阿波座にあるので「あわざ図書館」というネーミングです。
社員の図書館としてkViewerで本の表紙を並べて表示しています。借りたい本を見つけたら表紙をクリックするとkintoneのレコードにリンクしていて、レンタルステータスを変更します。誰がいつどの本を借りたか管理できます。

 

見やすくて、まさに図書館で本を眺めているように手に取ってみたくなるビューですね!

そのほかにも、展示会イベントでの活用例として、来場申し込みフォーム、来場者マイページをFormBridge・kViewer・kMailerで作成して、参加票や当日会場で購入した商品購入明細をPrintCreatorで出力して配布、会期後のアンケートもFormBridgeで実施したり、見積書のOCRデータを取り込んでPrintCreatorで帳票化、kMailerで送信する事例など、製品をフル活用した事例をご紹介いただきました。

最後に、現在課題に感じていることを伺いました。

 

井上さん
ビューが増えてきて棚卸しが必要になってきました。ビューの一覧をCSVで出せたりしますか?

 

現在はビュー一覧のCSV出力機能は残念ながらありませんが、要望として開発陣と共有します!!

 

井上さん
あらゆる業務をkintone化してきた結果、業務は効率化されたのですが、現場がちょっとkintone疲れしてきてしまいました笑 現場に楽しく使ってもらえるともっといいなあと思います。

 

 

LTコーナー

LTとは??

LTとは、ライトニングトーク(Lightning Talks)の略です。
Lightning=雷 のように素早い情報交換のための時間です。
雲の上Talkingでは、「LTで話したい!」と事前アンケートで回答いただいた方に
1人5分を目安にトヨクモ製品に関するお話をしていただきます。

LT発表していただいたみなさま、改めてこの度は素敵な発表をありがとうございました!

長野さん / BABY JOB株式会社

まずは、今年の kintone hive Osaka にご登壇された長野さんです。なんと、今年4月に転職してBABYJOB株式会社に入社され、すぐに前職でも使われていたkintoneとトヨクモ製品を活用して新規事業を立ち上げ、その新規事業立ち上げ事例で6月にhive登壇というスピード感です!すごい!

BABYJOB株式会社様は、「すべての人が子育てを楽しいと思える社会をつくる」を理念に、「おむつのサブスク 手ぶら登園」など子育て世帯の保育負担を軽減するための事業を展開されています。手ぶら登園の申し込みや管理にトヨクモkintone連携サービスをご活用いただいています。

長野さん
今日は緊急事態にkMailerが活躍したお話をします。急遽、取引先約200件におむつの納品予定日の変更を連絡する必要がある事態に迫られました。取引先名・商品名・納品予定日はExcelに一覧化できている状態だったため、「kintoneとkMailerでいける!」と思い、アプリ作成からメール一斉送信まで30分で実現することができました。

 

さらに、kintone hiveにエントリーを決めた理由も教えていただきました!

 

長野さん
実は、入社して10日でkintoehiveに登壇することを決心しました!
入社してすぐの全社イベントで「会社の知名度を上げたい」という意見が上がっていました。そのあとすぐにkintonehive広島に参加して、広島の登壇者・参加者の熱に後押しされて、私も「新しい事業に挑戦するとき、kintone開発めっちゃええで!」と伝えたい!という気持ちになり、思い切ってエントリーしました。
ぜひ、みなさんもエントリーしてみてください。きっといい経験になります。

 

 

 

浅田さん / 株式会社第一住建ホールディングス

浅田さん
弊社は、不動産業界の中でも賃貸物件自体の管理を行う「不動産管理会社」です。
繁忙期には紙と電話が飛び交う戦場になります。

 

煩雑な不動産情報管理のために、専門システムを入れてDXしようとしたけれど、1年ほどやってみて、業務をシステムに合わせるということができなくて挫折しそうだったときに、FormBridgeに出会い、紙の削減と情報整理を実現することができたそうです。
工夫した点を伺いました。

 

浅田さん
マニュアルをあえて用意せず、ラベルやステップフォームを活用して、画面上を見るだけでどこを操作すればいいかわかるようにしていきました。FormBridgeとkintoneを使うことで、それまで紙や電話ではやり取りがしづらかった外国籍の人や、勤務時間帯が合わない人でも、文字でのやり取りができるようになり業務が円滑になりました。

 

 

喜田(きったん)さん

 

kintoneエバンジェリストとしても活躍される喜田さんからは、選手として活躍されていたアメリカンフットボールの考え方を例に挙げ、「アメリカンフットボールに学ぶ業務改善の刻み方」と題してお話しいただきました。

喜田さん
これまでは、私が一人でアプリを作って業務改善を進めていましたが、2024年になって、自分でアプリを作って業務改善に取り組もうとする人が出てきてくれています。これまでなかなか進んでこなかったkintoneとのかかわりが一気に進んだ理由が、彼と私の共通点であるアメフトに関係するのでは、という話です。

 

喜田さんのアメフトでのポジションは、ディフェンスバック(守備の要)でしたが、今新しく業務改善に取り組んでいる「彼」は、クォーターバック(攻撃の要)。
必要とされるプレースタイルが異なるため、プレー中の思考の組み立て方が異なります。ディフェンスの役割は相手の得点を抑えることであるため、今の試合状況や周りの情報からその時にできる最善策を考えて対策を繰り返します。
一方オフェンスは、指定の攻撃回数中に10ヤード進んで得点するという明確な目標があるため、得点につなげるための布石を打ってどんどんトライしていきます。
そして、そのスポーツでのプレーの組み立て方が、仕事でのプレーの組み立て方につながっているという点に喜田さんは注目して、解説してくださいました。

 

喜田さん
「やりたいこと」から目的を決めて、ゴールから必要なものを逆算するタイプか、まず体系的に学んで、そこから業務改善の種を見つけて「できること」を考えていくタイプか。
考え方が違うからこそ、補いあうことができるのかもしれなくて、面白いなと思います。

 

 

設定時の工夫ポイント

参加申し込み時に入力いただいた「設定時の工夫ポイント」の内容をピックアップ!

・できるだけ機能をミニマムにすること。「あったらいいな」を形にしない。「ないと困る」に絞り込む。
・実際に使う環境に表示して見た目を確認する
・フィールドコードに名前をつける!kintoneのフィールドコードを変更したら、トヨクモ側の連携が外れるので設定しなおしが必要!
・トヨクモ各製品の管理メモ欄に「設定の目的」を明記して、kintoneのAPIのメモ欄にはどの製品に使っているAPIなのかメモを入れる

どれもふむふむと納得のポイントでした。回答いただいた皆様、ありがとうございます!
最後はフリートークタイム。どのテーブルも悩み相談や、ウチではこうしてるで!トークが止まらない勢いでした。

まだまだ話し足りない!終わりのお時間に

今回は初めての大阪開催でしたが、ユーザー会最多の35名の方にご参加いただけました。ありがとうございました。ほかの人がどんなふうに業務改善しているのか知ることで、自社での活用への刺激になっていましたら幸いです。

今までは東京一拠点でイベントを開催していましたが、6月に大阪在住のメンバーがトヨクモにジョインしました!また関西のユーザーイベントも開催できたらな、と思っておりますので、次回以降もご参加いただけましたら嬉しいです…✨


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