​​書類の書式設定が使い回せる！PrintCreator新機能「インポート・エクスポート機能」を紹介

PrintCreatorは、kintoneアプリ内のデータを引用し、プログラミング不要で自由なレイアウトの書類を簡単に出力できるサービスです。様々な種類の書類も手間なく作成でき、日々の業務負荷を大幅に軽減します。

このたび、多くのお客様からご要望をいただいていた「書式設定のインポート・エクスポート機能」がリリースされました。

本記事では、新機能の概要から具体的な操作方法、そしてビジネスの様々なシーンでどのように役立つのかを詳しくご紹介します。

PrintCreatorの主な機能から具体的な使い方、導入事例まで以下の記事でご紹介しています。

PrintCreator（プリントクリエイター）とは？できること・使い方

PrintCreator新機能「書式設定のインポート・エクスポート」とは

PrintCreatorに新たに搭載された「書式設定のインポート・エクスポート機能」は、これまで書類レイアウトの設定で頻繁に発生していた繰り返し作業や共有時の煩雑さの解決につながる機能です。

この機能によって、これまで各kintoneアプリごとや環境ごとに一から設定し直していた書類の書式やフィールド配置を、エクスポートし、それをそのまま別のアプリや環境にインポートすることで書類の書式を忠実に再現できるようになりました。

これまでの「書式設定」における課題

これまでの書類作成で感じていた書式設定の手間や共有の難しさといった課題は、PrintCreatorの新機能であるインポート・エクスポート機能の導入によって解決できます。

レイアウトの共有が難しくゼロから作り直す手間が大きい

従来の方法では、同じ形式の書類でもPrintCreatorの環境が異なる場合、フィールドの配置をゼロからやり直す必要があり、複数のPrintCreatorの環境を運用する企業ではレイアウトのばらつきが起こりやすいという問題もありました。

共有や引き継ぎが煩雑で業務の属人化を招く

書類の書式設定は、細かい調整が必要で高度なスキルを要するため、担当者1人に業務が偏りやすく属人化しやすいのが現状です。
特定の担当者だけが手順やノウハウを熟知しているため、設定ファイルやマニュアルが体系的に管理されていない場合、担当者の不在や異動時に書式再現や修正が難しくなり、業務が停滞するリスクが高まります。

新機能による解決策

PrintCreatorのインポート・エクスポート機能を使えば、これまでの書類作成における書式設定の手間や共有の難しさが解消されます。

テンプレートの使い回しで作業を効率化！

新機能を使えば、エクスポートしたテンプレートを別のPrintCreatorにインポートするだけで、複雑な設定を瞬時に再現できます。これにより、レイアウトを作り直す手間がなくなり、誰でも同じ品質の書類を素早く作成できるようになります。

設定を「見える化」し、チーム全体で共有！

新機能で、担当者だけがノウハウを抱え込む必要がなくなり、チーム内で設定を簡単に共有・管理できます。 テンプレートファイルを共有フォルダに保存したり、新しい担当者に渡したりすることで、誰でも正確に同じフォーマットを再現できます。これにより、業務の引き継ぎもスムーズになり、属人化を防いでチーム全体の生産性向上につながります。

PrintCreator新機能の活用場面

今回の新機能は、書類作成の手間を大幅に削減し、チームや部署間の連携をスムーズにします。特に、以下のような場面で活用いただけます。

30日間の試用期間終了後に設定を移行したい場合

新機能が特に効果を発揮するのが「試用から本番への移行」です。これまでは、30日間の無料お試しが終了後、本番導入の際に再び設定作業をやり直さなければならず、せっかく作った書類フォーマットが「試用限り」で終わってしまうこともありました。
（ただし、30日間の無料お試し期間中に有償プランにお申込みいただくと、お試し環境（登録データ）を引き継ぐことが可能です。）

そこで無料お試し期間内にエクスポート機能を使用し、試用環境で作成した設定をそのままファイルとして取り出しておくことで、契約時にインポート機能で本番環境にファイルを読み込むだけで移行が完了するため、現場での活用までに要する時間の短縮も期待できます。

異なるPrintCreator間で同じ書類テンプレートを使い回したい場合

これまでのPrintCreatorでは、別環境の似通ったレイアウトを使用したい際に共有する手段がなく、ゼロから書類を作成し直す必要がありました。

しかし、今回の新機能を使えば、一度作ったフォーマットをエクスポートし、別のPrintCreatorにそのままインポート可能となりました。これにより、担当者が作成した書類のレイアウトを簡単に他の企業や組織へ共有できます。書類の体裁を統一しつつ作業工数を大幅に削減できるため、書類作成の手間を劇的に減らすことができます。

PrintCreator新機能の操作手順

書類の設定をテンプレートとして書き出すことができます。
エクスポートしたファイルを他のPrintCreator環境にインポートすることで、設定済みの書類を瞬時に作成可能です。

書類のエクスポート

今回はこちらの請求書の書式をエクスポートします。

1. エクスポートしたい書類を開きます。
2. 書類の概要> ［エクスポート］をクリックします。
3. エクスポートされるファイルの確認画面が表示されます。確認の上［エクスポート］をクリックします。
4. エクスポートが完了しました。

書類のインポート

1. ［書類を作成］ボタンをクリックします。
2. 最下部にある 「テンプレートから作成」の［テンプレートをアップロード］をクリックします。
3. テンプレートファイルをドラッグ&ドロップするか、［ファイルを選択］をクリックして、テンプレートファイルをアップロードします。
4. ファイル名を確認し、［書類を作成］をクリックします。
5. インポートが成功すると、画面右上に「書類を作成しました」と表示されます。
6. 以下の画像のようにインポートが完了しました。

操作ガイドを参考にしつつ、上記の手順で3〜4分程度でインポート・エクスポートを行うことができました。

より詳細なインポート・エクスポートに関する情報は操作ガイドをご覧ください。

PrintCreatorの導入事例

PrintCreatorは、業種や企業規模を問わず、様々な企業の業務効率化に貢献しています。ここでは、導入企業様の事例の一部をご紹介します。

手作業やアナログ運用の課題を解決し、紙の使用量を大幅削減（トーカロ株式会社 様）

これまで紙の加工指令書やアナログな承認フローが業務効率を圧迫し、月に1,500枚（年間18,000枚）もの紙資料が発生していました。kintoneとPrintCreator導入による電子化で業務進捗の見える化や承認フローの迅速化が実現。現場全体がデジタル化され、ペーパーレス推進と業務効率化の両立が達成されています。

この事例を見る ＞

ペーパーレス化で印刷コスト96%削減、帳票作成の工数も大幅に削減（アポロ販売株式会社 様）

紙中心の業務日報や勤怠管理に課題を抱え、kintoneを導入。その後、帳票出力業務の効率化を目指しPrintCreatorを採用しました。 PrintCreatorにより、kintoneのデータからボタン一つで帳票を正確かつ素早く出力可能に。

多様な帳票作成の手間が減り、印刷コストも96%削減。 紙業務が無くなり、作業時間は大幅に短縮され、全社の業務効率化に成功しました。

この事例を見る ＞

30日間の無料お試し実施中！

この記事では、kintone連携サービス「PrintCreator」の機能や使い方、導入事例について解説しました。

PrintCreatorは、自由な書類レイアウト、個別・一括出力による業務効率化、電子契約機能による契約業務の効率化といった特徴を持つ、kintoneの書類作成業務に関する課題を幅広く解決するサービスです。 様々な業界で豊富な導入実績があり、貴社の業務改善にも必ずお役立ていただけます。

もし、少しでもご興味をお持ちいただけましたら、まずは30日間の無料お試しをお申し込みください。お申し込み後すぐにご利用可能で、期間中はすべての機能をお試しいただけます。その簡単さと利便性を、ぜひご自身でご体感ください。