イベントやセミナーなどで来場受付を行う際はさまざまな工数が必要となるため、kintone（キントーン）などのシステムを活用して受付管理や予約システムを自動化・効率化するのがおすすめです。
「kintoneで受付システムを構築したい」「kintoneで受付管理や予約システムを構築するために必要な機能を知りたい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。
この記事では、kintoneで受付システムを構築する方法や必要な機能、予約管理・受付システムを構築する上で便利な連携サービスも紹介します。
kintoneで受付システムを構築するのがおすすめ
イベントやセミナーなどにおける来場予約や参加予約など、各種問い合わせの受付を手作業で行うのは大変な上に、対応漏れやミスが生じることもあります。
新規のお客様の場合は、機会損失につながる可能性もありますし、既存のお客様ならクレームや満足度の低下を招く恐れもあるでしょう。
このような事態を防ぐためにも、kintoneによる受付システムの構築がおすすめです。予約などの受付からその後の対応までを一元管理できれば、お客様の情報を可視化でき、ミスや抜け漏れを防げます。
さらに、連携サービスやプラグインを活用すれば、お客様が入力したフォームから自動で予約したり、案内メールを自動送信したりすることも可能です。
kintoneで受付システムを構築する上で最低限必要な機能
kintone上で受付システムを構築する際には、以下の機能が必要です。
- 予約・問い合わせフォーム
- メールの自動返信機能
それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。
予約・問い合わせフォーム
kintoneで受付システムを構築する際には、予約・問い合わせフォームを準備する必要があります。
予約・問い合わせフォームを設置する際は、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「FormBridge」の活用がおすすめです。
FormBridgeは、kintoneライセンスを持っていない人でもkintoneに直接データを入力・保存できるサービスです。予約者自身がフォームに送信するとkintoneに自動登録されるので、情報を転記する必要がありません。
FormBridgeは、用途に合わせてさまざまな項目をカスタマイズしたり、条件分岐やステップフォームなどの設定も可能です。
メールの自動返信機能
予約や問い合わせを受け付けた後に、手作業で返信を行うと抜け漏れやミスなどのヒューマンエラーが生じる原因となります。
受付完了と同時に、メールを自動送信することによって、抜け漏れのない対応が可能です。
FormBridgeには自動返信メール機能が搭載されていますが、自社ドメインで自動返信メールを送る際は、FormBridgeと組み合わせて、トヨクモ株式会社が提供する「kMailer」を導入することがおすすめです。
kintoneで受付システムを作るならトヨクモの連携サービスがおすすめ
kintoneは基本機能のまま利用しても便利ですが、連携サービスやプラグインを導入することでより利便性を向上させることができます。トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。
ドラッグ&ドロップなど直感的に使えるため、初心者の方でも手軽にkintoneの機能を拡張させて、カスタマイズすることができます。
Toyokumo kintoneAppでは、以下の連携サービスを提供しています。
| FormBridge | kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できる |
| PrintCreator | kintoneアプリのデータをPDFで出力できる |
| kViewer | kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる |
| kMailer | kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる |
| DataCollect | 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる |
| kBackup | kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップする |
ここでは、それぞれのサービスの特徴や機能について紹介します。
FormBridge｜受付・問い合わせフォームの作成
FormBridgeは、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォームです。
受付システムを構築するにあたって、オンラインでの予約や問い合わせ受付に対応するためには、kintoneユーザー以外が登録できるフォームが必須となります。
条件分岐やステップフォーム、住所自動入力、料金自動計算、多言語など、高度なフォームが簡単に作成でき、自動返信メールや一時保存にも対応しています。
| 無料お試し | ライトコース | スタンダードコース | プレミアムコース | プロフェッショナルコース | |
| 初期費用 | 0円 | 0円 | |||
| 月額費用 | 6,000円 | 9,000円 | 14,000円 | 24,000円 | |
kViewer｜ライセンスを持たない社員も閲覧可能に
kViewerは、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。
来場受付の際に、サイネージとしてkViewerでリストを表示したり、kintoneライセンスのない社内の従業員に情報を共有したりするのに役立ちます。
| 無料お試し | ライトコース | スタンダードコース | プレミアムコース | プロフェッショナルコース | |
| 初期費用 | 0円 | 0円 | |||
| 月額費用 | 6,000円 | 9,000円 | 15,000円 | 24,000円 | |
FormBridgeとkViewerを連携した予約管理システムの構築方法は、以下の記事で詳しく解説しています。
こんにちは！嶋田です。なんとかインフルエンザの猛威にやられずにいます。皆様はいかがでしょうか。ご自愛くださいね。 さて、弊社のkitnone連携サービスは、1製品だけでなく、2製品、3製品組み合わせることで、より便利に利用できること、[…]
kMailer｜受付完了メールの自動返信
kMailerは、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。
kintoneで管理している顧客に向けて、個別・一斉送信を行えるので、イベントの申し込みや来場をしたお客様に向けたメール送信に役立ちます。
| 無料お試し | スタンダードコース | プレミアムコース | |
| 初期費用 | 0円 | 0円 | |
| 月額費用 | 15,000円 | 24,000円 | |
PrintCreator｜QRコードで受付をデジタル化
PrintCreatorは、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に帳票が作成できる帳票出力サービスです。
QRコードの生成も行えるので、来場受付の際にQRコードを読み取ってkintone上でのスムーズな受付管理を実現できます。
| 無料お試し | ライトコース | スタンダードコース | プレミアムコース | プロフェッショナルコース | |
| 初期費用 | 0円 | 0円 | |||
| 月額費用 | 6,000円 | 9,000円 | 14,000円 | 30,000円 | |
DataCollect｜アプリ間のデータ集計・同期が可能に
DataCollectは、関数を利用した計算や複数アプリ間の集計を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。
受付システムで管理しているお客様のデータやイベントの数値情報を管理し、データの集計・加工・分析に役立てることができます。
| 無料お試し | ライトコース | スタンダードコース | プレミアムコース | |
| 初期費用 | 0円 | 0円 | ||
| 月額費用 | 9,000円 | 18,000円 | 30,000円 | |
FormBridge、kViewer、DataCollectを組み合わせたリアルタイムで受付人数を表示できる予約管理システムは、以下の記事でご紹介しています。
お久しぶりです。やなせです＾＾ 最近は週2出社、週3自宅で勤務しています。 自宅で仕事するときお昼ご飯を節約できるのが地味に嬉しいです。 みなさんは出社されていますか？それとも在宅勤務でしょうか？ さて、今回はkintoneと連[…]
kBackup｜kintoneアプリに登録したデータを保全
kBackupは、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。
大切な顧客情報やメール開封ログ、ファイルダウンロードログの取得・保持を行うこともできます。予約や問い合わせ情報のデータを保存しておくのに便利です。
| 無料お試し | ライトコース | スタンダードコース | プレミアムコース | |
| 初期費用 | 0円 | 0円 | ||
| 月額費用 | 7,000円 | 12,000円 | 15,000円 | |
kintone×トヨクモ連携サービスの活用事例
ここからは、kintoneとトヨクモ連携サービスを組み合わせた活用事例について紹介します。
横浜市医師会
▲画像引用：横浜市医師会様活用事例｜Toyokumo kintoneApp
横浜市医師会では、kintoneとトヨクモ連携サービスを活用して、コロナワクチン接種管理システムを1ヶ月で構築〜運用まで実現しました。
kintoneで看護師と医師を登録するアプリ、接種会場を登録するアプリを同時並行で開発し、医療機関には、FormBridgeから看護師に登録してもらうよう呼びかけました。
看護師登録アプリの内容をkViewerのMyページで参照できるようにすることで、自分のシフトや出動費の明細を確認できるようにしています。
さらに、登録者に対してkMailerでメールを一斉送信するようにし、PrintCreatorで出動依頼書をPDFをダウンロードできる仕組みを整えました。
| FormBridge | kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できる |
| kViewer | kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる |
| kMailer | kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる |
| PrintCreator | kintoneアプリのデータをPDFで出力できる |
また、大きなテレビを用意して「kViewer」で会議室の情報を表示できるようにして、サイネージの代わりとなる仕組みを構築しました。
このように、kintoneとトヨクモ製品を組み合わせることでさまざまな業務課題を解決しており、今後もあらゆる業務に展開していきたいとのことです。
kintone連携サービス活用事例 横浜市医師会 様 : コロナワクチン接種管理システムを、たった1か月で構築から運用ま…
ロート製薬株式会社
ロート製薬株式会社様では、kintoneとトヨクモ製品を活用して、1,600人のイベント申請システムを構築しました。
従来は、社内のイベント予約を電話やメールからバラバラに受け付けており、Excelから予約内容を転記する際にミスが生じていました。また、担当者の属人化が進んでいることも課題の一つです。
そこで、FormBridgeを活用することで、Webフォームから予約の登録を行い、登録内容をkintoneで一元管理できるような仕組みを作りました。
予約変更時は、予約者自身での変更が可能になったことで、予約管理業務にかかる工数や手間を大幅に削減できるようになりました。
今後は、社内だけでなく外部とのコミュニケーションやデータのやり取りに活かしたり、記者会見での申し込み受付などの活用も視野に入れているそうです。
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まとめ
「kintoneで予約受付システムを構築したい」「kintoneの受付システムの構築で機能が不足している」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。
トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。
トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。
| FormBridge | kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できる |
| PrintCreator | kintoneアプリのデータをPDFで出力できる |
| kViewer | kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる |
| kMailer | kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる |
| DataCollect | 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる |
| kBackup | kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップする |
悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。
