「予約管理が大変」「重複予約やミスが目立つ」などといった課題を抱えている場合は、施設予約システムの導入がおすすめです。しかし、自社に合うシステムが見つからず、困っている担当者も多いでしょう。
そこで今回は、kintoneで施設予約システムを構築する方法とともに、構築のメリットや効率的な活用方法を紹介します。また、施設予約システムを構築する流れも解説しているため、ぜひ参考にしてください。
kintoneとは
kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供する「ノーコード・ローコードプラットフォーム」です。プログラミングの知識がない方でも、データベース型の業務アプリを簡単に作成・運用できます。
kintoneを活用すれば、自社の課題を解決できるシステムが簡単に作成できます。クラウド型のサービスなので外出先でも利用でき、高い拡張性や万全なセキュリティが備わっている点も魅力です。kintoneでは、基本的なカレンダー形式の施設予約システムなどが構築できます。
kintoneで施設予約システムを構築する流れ
kintoneで施設予約システムを構築する流れは、以下の通りです。
- 要件定義
- アプリ設計
- ワークフロー設定
- セキュリティ設定
- 運用ルールの決定
- システム構築
- テスト
- 運用開始・改善
それぞれの内容について、詳しく解説します。
1. 要件定義
まず、システムで実現したい機能や必要な情報を明確に定義しましょう。具体的には、以下のような内容です。
- 予約対象となる施設
- 予約者の属性
- 予約時間
- 予約期間
- 利用料金
- キャンセルポリシー
- 承認ワークフロー
- レポート機能
要件定義の段階で、「何のために」「どんな」アプリを構築するのか細かく決めておくことで、より便利なアプリが構築できます。
2. フォーム設定
次に、予約者が利用するフォームを作成します。フォームは顧客が入力しやすいことを意識して作るようにしましょう。入力項目の代表例は、以下の通りです。
- 予約者の氏名
- 住所
- 連絡先
- 希望の日時
- 予約人数
- 備考欄
多くの場合、予約者の氏名・連絡先・希望日時・予約人数が分かれば問題ありません。ただし、予約する施設の概要によっては、細かな項目の設定が必要になります。
また、フォーム設定の際には入力規制も忘れないようにしてください。入力規制とは、予約フォームに入力できる内容を制限することです。
入力規制をすることで誤入力を防ぎ、無効な入力データを処理するシステム負荷も軽減できます。入力ミスがある際には、分かりやすいエラーメッセージが表示されるように設定しておくといいでしょう。
3. ワークフロー設定
次に、予約承認やキャンセル処理などのワークフローを設定します。顧客が予約フォームに入力したあと、どのように内容を確認するのか、誰が承認するのかなどを決めておきましょう。また、承認条件や通知設定もしておくのがおすすめです。
4. セキュリティ設定
予約情報には個人情報が多く含まれているため、セキュリティ設定をすることも重要。管理者以外が閲覧できないように権限設定を行うことで、セキュリティ性能の向上が期待できます。
また、公開範囲を制限したり、編集権限を付けたりするとより安心です。大切な顧客の情報を漏洩させてしまっては、信用の低下につながります。大きなトラブルを引き起こしてしまわないためにも、セキュリティ設定には力を入れましょう。
5. 運用ルールの設定
システムの運用ルールを定め、利用者に周知徹底することも大切です。予約方法やキャンセル方法、キャンセルの条件などを定めておき、トラブルを未然に防止しましょう。また、万が一に備えてトラブル発生時の対応も決めておくのがおすすめです。
6. システム構築
要件定義から運用ルールの設定まで終わったら、既存の予約管理からデータを移行します。
データ移行の際には、入力ミスのないように注意しましょう。ここでミスがあると、アプリを運用した際に予約管理が正しく行えない恐れがあります。
7. テスト
システム構築後は、実際に予約操作などをテストします。フォームに情報を入力して予約を行い、正しく情報が送られるかどうか試しましょう。情報が送られてきたら承認するほか、キャンセル連絡があった際のシミュレーションも忘れずに行ってください。
テストを行わずに運用を開始すると、大きなトラブルが発生したり、信用を失ったりするケースもあるので注意しましょう。
8. 運用開始・改善
テストで問題がなければ、システム運用を開始します。運用開始後も利用状況や要望を踏まえて、システムを改善していく必要があるでしょう。施設予約システムは開発したら終わりではなく、常に改善しながらよりいいものにしていくことが大切です。
拡張性の高いkintoneを使ってアプリを構築することで、さまざまな可能性が広がります。自社の課題に合わせ、改善を繰り返しながらよりいいアプリを目指しましょう。
kintoneで施設予約システムを構築する方法
施設予約システムは、必要な項目をアプリにドラッグ&ドロップで追加していくことで作成可能です。日付やテーブルなど、予約システムに必要な項目を追加しましょう。
アプリをイチから作るのが難しければ、テンプレートを利用するのがおすすめです。kintoneには、顧客からの問い合わせを管理できる「問い合わせ管理」などのアプリがすでに用意されています。それらを活用することで、スムーズにシステムを構築することが可能です。
なお、既存顧客の情報を入力する際にはSCVファイルに出力してkintoneに読み込ませるといいでしょう。この方法を使うことで、既存顧客のリストをスムーズに取り込めます。
kintoneで施設予約システムを構築するメリット
kintoneで施設予約システムを構築すると、以下のようなメリットが得られます。
- 予約の効率化
- 二重予約の防止
- 施設利用状況の分析
- コスト削減
- テレワークにも対応
それぞれの内容について、詳しく見ていきましょう。
予約の効率化
施設予約システムを導入することで、予約管理にかかる手間を大幅に削減できるほか、予約する側の利便性も向上し予約数の増加も期待できます。
kintoneはクラウド型のアプリなので、外出先で手軽に管理できるのも大きなメリットです。場所を問わず常に予約状況を把握でき、効率よく顧客を管理できます。
二重予約の防止
kintoneで施設予約システムを構築すると、二重予約を防止することが可能です。予約状況をリアルタイムで把握できるため、ダブルブッキングを回避できます。
紙媒体やカレンダーなどで管理している場合は、記載ミスや抜け漏れなどによって予約を重複させてしまうことも多くあります。施設予約システムでは、こうしたリスクも抑えられるため、顧客の信用度を下げるようなトラブルも避けられるでしょう。
施設利用状況の分析
施設予約システム内の予約履歴を分析することで施設の利用状況を可視化し、効率的な施設運用に役立てることも可能です。
空き状況を常に把握できるだけでなく、季節や時間帯による予約数の変動などもチェックでき、施設の運用状況が分かります。空きが多い時間帯に割引を設けたり、キャンペーンを開催したりすることで、効率よく顧客を獲得することにつなげられるでしょう。
コスト削減
施設予約システムを導入すると紙代や印刷コスト、人件費などのコストを削減できます。これまで予約管理に関わっていた人材を削減し、少ない人数でも徹底した管理が可能です。
また、今まで紙媒体で予約管理をしていた場合は紙代や印刷代、台帳の保管スペースなどを削減できるのもメリットです。施設予約システムの運用には費用がかかりますが、このようなコストを削減できることを考えれば、導入するメリットの方が大きいと言えるでしょう。
ノーコードで予約システムを構築できる
kintoneでは、システムを構築するために専門的なプログラミングの知識は必要としません。社内の誰でも手軽にシステムを構築できるため、外部委託費用の節約にもつながります。
kintoneで施設予約システム構築する際の注意点
ここでは、kintoneでシステムを構築する際の注意点を解説します。
契約料金を想定して予算を組む
kintoneで施設予約システムを構築する場合は、ライセンス費用などの契約料金が発生します。事前に予算を組んでから構築しましょう。
プランには、1ユーザーあたり月額780円（税別）の「ライトコース」と、月額1,500円（税別）の「スタンダードコース」があります。利用できるアプリ数や外部サービスとの連携の可否が異なるため、自社に合うものを導入しましょう。
余裕のある開発スケジュールを作成する
アプリの構築には、一定の期間が必要です。運用開始までに時間がかかるケースも多くあるため、導入期間を加味した上でスケジュールを設定しましょう。施設予約システムは比較的短時間で構築・運用できますが、改善する期間も含めて考えておくと安心です。
運用・保守のコストがかかる
システムの運用・保守には、コストがかかる点も覚えておきましょう。定期的にデータのバックアップを取ったり、セキュリティに問題がないか点検したりする必要があります。
簡単なバックアップはkintoneで取れますが、セキュリティの問題点を見つけるには専門的な知識が必要になるケースもあるでしょう。社内にセキュリティの専門知識がある人がいなければ、外部のサービスに点検を依頼しなければならないこともあります。
運用・保守には、一定の費用がかかることを考慮しておきましょう。
連携サービスを活用して予約受付を行う方法
kintoneの基本機能では、外部からの予約受付ができないため、連携サービスを利用する必要があります。中でもおすすめなのが、外部からの入力情報を直接kintoneに保存できる「FormBridge（フォームブリッジ）」です。
Webフォームとkintoneを紐づけて使える外部連携サービスで、予約フォームを簡単に作成できます。また、フォームに入力された内容はkintoneアプリに直接保存可能です。オンラインで受けた予約をアプリに反映させる手間が減り、ミスを減らしながら業務の効率化を図れます。
また、kintone内にある情報やデータを外部に公開できる「kViewer（ケイビューワー）」を使えば、カレンダービューから予約日程を選択可能です。
お久しぶりです。やなせです＾＾ 最近は週2出社、週3自宅で勤務しています。 自宅で仕事するときお昼ご飯を節約できるのが地味に嬉しいです。 みなさんは出社されていますか？それとも在宅勤務でしょうか？ さて、今回はkintoneと連[…]
kintoneで施設予約システムを作ろう
今回は、kintoneで施設予約システムを構築する流れとともに、導入のメリットやポイントなどを紹介しました。施設予約システムは、予約管理の効率化には欠かせないものです。kintoneを使えば、専門知識のない方でも簡単にアプリを構築できます。
施設予約システムを構築・運用すれば、顧客獲得の機会損失も防げるでしょう。ぜひ本記事を参考に、導入を検討してみてください。
トヨクモでは、kintoneと連携できるFormBridgeやkViewerなどのサービスを提供しています。サービスを活用すれば、外部からの予約受付が可能になります。顧客情報をエクセルや紙に転記するなど、繁雑な業務の解消につながるでしょう。
より便利な施設予約システムを構築したい方は、弊社にお問い合わせください。
