kintoneで予約管理システムを構築する際に、複数の日程に予約が重複してしまう問題にぶつかったことはありませんか。
「kintoneの予約管理で重複予約を防ぎたい」「予約管理の重複チェックのやり方が分からない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
この記事では、kintoneの予約管理における重複チェックの必要性や、予約管理を禁止する方法、予約管理システムの事例について紹介します。
kintoneの予約管理で重複チェックはなぜ必要？
kintoneの予約管理において、重複を禁止する機能は必要不可欠です。
重複禁止によって、既に予約されている日時と予約登録が重なっている場合、保存ボタンクリック時にエラー表示して登録不可にするという処理が可能です。
誤って予約を重複登録しないためにも、重複チェックとエラー表示の機能は欠かさず実装しましょう。
kintoneの予約管理で重複を禁止にするには？方法と対策
kintoneの予約管理システムにおいて、重複を禁止する方法は以下3つがあります。
- プラグインを導入する
- グラフ機能を利用して手動で確認する
- Javascriptでカスタマイズを行う
ここでは、それぞれの方法について順に解説します。
1. 連携サービスやプラグインを導入する
kintoneには200種類以上の連携サービスやプラグインが用意されています。プラグインは無料で導入できるものから、有料で多機能なものまでさまざまです。
プラグインは気軽に導入しやすいため、kintoneを利用し始めたばかりの場合や、大規模なカスタマイズが必要ない場合におすすめです。
ただし、連携サービスやプラグインによっては、柔軟に対応できないケースもあるので注意しましょう。
2. グラフ機能を利用して手動で確認する
グラフ機能を利用し、手動で重複レコードの有無を確認する方法があります。
kintoneのフィールドで「値の重複を禁止する」を有効にした場合、1フィールドずつ重複チェックを行います。複数フィールドを組み合わせて重複することはできません。
アプリの設定を更新する際に「処理に失敗しました。フィールドに重複の禁止を設定できません。フィールドの値が重複しているレコードがあります。」というエラーが表示される場合は、グラフ機能で集計することで、重複レコードの確認が可能です。
重複レコードを確認する方法としては、kintoneヘルプからご確認ください。
3. Javascriptでカスタマイズを行う
連携サービスやプラグインと比較して、より自社に合わせた形で柔軟にカスタマイズできるというメリットがあります。
ただし、Javascriptでカスタマイズする場合は、開発経験のある自社のエンジニアあるいは外部に委託する必要があります。
kintoneで重複チェックができる連携サービス・プラグイン3つ
ここからは、kintoneで重複チェックが行える連携サービス・プラグインを紹介します。
FormBridge・kViewer
FormBridgeとkViewerを組み合わせることで、既存顧客向けに重複を防止することができます。ただし、新規ユーザーに対して2回以上の回答を防ぐことはできません。
FormBridgeは、kintoneライセンスがない人でもkintoneに直接データが保存されるWebフォームを作成できる連携サービスです。予約管理を受け付けるフォームの作成に役立ちます。
kViewerは、kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリ内のデータを公開可能にするサービスです。
| FormBridge | kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できる |
| kViewer | kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる |
既存ユーザーに対して予約受付をする場合は、FormBridgeとkViewerがおすすめです。詳しい設定方法は、こちらからチェックしてください。
■FormBridgeの料金プラン
| 無料お試し | ライトコース | スタンダードコース | プレミアムコース | プロフェッショナルコース | |
| 初期費用 | 0円 | 0円 | |||
| 月額費用 | 6,000円 | 9,000円 | 14,000円 | 24,000円 | |
■kViewerの料金プラン
| 無料お試し | ライトコース | スタンダードコース | プレミアムコース | プロフェッショナルコース | |
| 初期費用 | 0円 | 0円 | |||
| 月額費用 | 6,000円 | 9,000円 | 15,000円 | 24,000円 | |
レコード重複チェックプラグイン
レコード重複チェックプラグインは、株式会社TISが提供するプラグインです。
単独フィールドの値が一致しているレコードがあるかどうかをチェックしたい場合は、フィールド設定の「値の重複を禁止する」にチェックしましょう。
複数フィールドの値をもとに重複チェックしたい場合は、レコード保存・更新時に指定した条件で重複チェックを行うことができます。
KOYOMI
KOYOMIは、kintoneのレコードをスケジューラー形式で表示するプラグインです。
日程や詳細、参加者、施設などの情報を確認したり、kintoneのカレンダーで難しい時間単位表示で予定調整を行えます。
KOYOMIでは予約登録の際に、参加メンバーや施設などを重複して登録できないよう、スケジュール重複の可否が設定可能です。
参加メンバーと施設に対して個別に設定が可能です。重複不可を設定すれば、予約登録時に警告などのエラーが表示され、重複して保存できないようになります。
また、空き時間の確認や調整機能によって、予定を確認した上で登録することも可能です。
年額プラン：98,000円/年
kintone×トヨクモ連携サービスの予約管理の事例5つ
ここからは、kintoneとトヨクモ連携サービスを使って予約管理システムを構築した事例について紹介します。
1. 尼崎市役所様
尼崎市役所様では、kintoneとトヨクモ製品を組み合わせて、職員約3,000人の健康診断予約システムを1日で構築しました。
FormBridgeで申し込み数の制限を設定、DataCollectとkViewerを活用して予約システムの残数を表示させることで、予約者がリアルタイムで反映されるシステムの構築を実現しています。
従来まで電話やFAXで申請を受け付けていましたが、このシステムを実装することで、職員の対応時間の短縮や工数削減につながりました。
また、職員だけでなく市民についても、土日など市役所が休みの日でも気にせずに、自身が都合の良いタイミングで申請できるようになったこともメリットです。
kintone連携サービス活用事例 尼崎市役所 様 : 職員約3,000人の健康診断予約システムを1日で構築、庁内のDX…
2. 横浜市医師会様
横浜市医師会様では、kintoneとトヨクモ製品によって、コロナワクチン接種管理システムを1ヶ月で構築〜運用まで実現しました。
kintoneで看護師と医師を登録するアプリ、接種会場を登録するアプリを同時並行で開発。看護師登録アプリの内容を「kViewer」のMyページで参照できるようにすることで、自分のシフトや出動費の明細を確認できるようにしました。
さらに、登録者に対して「kMailer」でメールを一斉送信するようにし、「PrintCreator」で出動依頼書をPDFをダウンロードできる仕組みを整えました。
kintone連携サービス活用事例 横浜市医師会 様 : コロナワクチン接種管理システムを、たった1か月で構築から運用ま…
3. ロート製薬株式会社様
ロート製薬株式会社様では、kintoneとトヨクモ製品を組み合わせて、1,600人のイベント申請システムを構築しました。
従来は、社内のイベント予約を電話やメールからバラバラに受け付けていたため、予約内容を転記する際にミスが生じていました。また、担当者の属人化が進んでいることも課題として挙げられています。
FormBridgeを活用することで、Webフォームから予約の登録を行い、登録内容をkintoneで一元管理できるような仕組みを作りました。
予約変更時は、予約者自身での変更が可能になったことで、予約管理業務にかかる工数や手間を大幅に削減できるようになりました。
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4. 株式会社MOVED様
株式会社MOVED様では、kintoneとトヨクモ製品を組み合わせて、予約送信機能をフル活用し、研修参加者への送信漏れを削減しました。
導入前は、受講者と研修主催側の間で、研修日までに4〜5回メールのやり取りが発生しており、時間や工数がかかることを課題としていました。
多数の受講者に案内を自動送信するためにkMailerを導入することで、研修日の5日前、前日などに予約送信し、送信後の開封ログも確認できるように。
受講者とのメールのやり取りの自動化や、未開封者への効率的なアプローチが可能となり、送信漏れ防止による心理的な安心感も生まれました。
kintone連携サービス活用事例 株式会社MOVED様 : 予約送信機能をフル活用！kMailerの導入で研修参加者へ…
5. 株式会社八芳園様
株式会社八芳園様では、結婚式場のアンケートやイベント予約システムをkintone×トヨクモ製品で構築しました。
従来までは、紙のアンケート用紙を対面で手渡ししており、手渡しまたは郵送で回収する手間がかかっていました。また、回答内容は手動で転記や集計作業を行っており、手間がかかる上に回答率が低いことが課題でした。
そこで、kMailerを使って新郎新婦宛にWebフォームのリンク付きメールを送付し、FormBridgeで作成したフォームから情報の登録・変更を可能に。
また、請求書や予約確認書、宛名シールなどの印刷にはPrintCreatorを活用することで、kintoneアプリ上から1クリックで出力できるようになっています。
kintone連携サービス活用事例 株式会社八芳園様 : 結婚式場のアンケートやイベント予約システムをkintoneで構…
まとめ
「kintoneの予約管理を重複チェックしたい」「kintoneで予約管理・受付システムを構築したい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。
トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。
トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。
| FormBridge | kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できる |
| PrintCreator | kintoneアプリのデータをPDFで出力できる |
| kViewer | kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる |
| kMailer | kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる |
| DataCollect | 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる |
| kBackup | kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップする |
悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。
