kintoneのメリット・デメリットとは？おすすめの連携サービスや活用事例も

業務を自動化・効率化するためのサービスは多くありますが、自社に適したサービスを選ぶのは非常に難しく、なかなか決めきれないですよね。

そのような企業におすすめなのが「kintone（キントーン）」です。kintoneでは、プログラミングの知識がなくても自社に適した業務アプリを構築することができます。

「kintoneでできること・できないことを知りたい」「kintoneの向き不向きを検討したい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、kintoneのメリット・デメリットや、デメリットを補える便利な連携サービスと活用事例について解説するので、ぜひ参考にしてください。

kintoneとは？

kintoneは、サイボウズ社が提供する、ノーコード・ローコードで業務アプリを開発できるクラウドサービスです。

あらゆる用途に合わせてアプリを開発できるうえに、API連携やプラグインを用いて機能を拡張することもできるので、活用の幅を広げられます。

また、社内外問わず、チームや部門単位のコミュニケーションに適した機能も備わっており、情報共有やコミュニケーションを活性化できることも特徴です。

kintoneはクラウドサービスなので、インターネット環境さえあれば、スマホやタブレットなどの端末からもリアルタイムで情報共有できます。

特別なスキルや知識がなくても業務をシステム化できるようになるため、ペーパーレス化や業務の自動化・効率化を図れるでしょう。

kintoneを導入するメリット5つ

kintoneを導入するメリットとして、以下が挙げられます。

1. アプリを直感的に作成できる
2. メンバー間のコミュニケーションに役立つ
3. リアルタイムで情報共有できる
4. データ管理・分析が行える
5. 豊富な拡張機能を活用できる

ここでは、それぞれのメリットについて順に解説します。

1. アプリを直感的に作成できる

kintoneは、ノーコードでシステム開発ができるサービスです。ドラッグ&ドロップの簡単な操作でアプリの追加・編集を自由に行えるというメリットがあります。

プログラミングで構築したシステムの場合、機能の追加や改修をしたい場合に、開発者にコンタクトを取り、作業してもらう必要があるでしょう。

kintoneであれば、特別なスキルや知識がなくても、直感的な操作で業務をシステム化できるようになるため、業務アプリの作成も改善もスピーディーに行えます。

事業のスピードや現場の状況の変化に応じて対応できるのもkintoneの強みです。

2. メンバー間のコミュニケーションに役立つ

kintoneには、メンバー間でコミュニケーションや情報共有を行える便利な「コミュニケーション機能」が備わっています。

話題ごとに掲示板を作成したり、1対1で会話したりと、業務にかかわる話題から、近況報告や雑談などの気軽なコミュニケーションまで、幅広いシーンで活用できます。

社内SNSやグループウェアとしての利用を検討している場合にもおすすめです。

3. リアルタイムで情報共有できる

kintoneのデータを登録・編集・追加すると、リアルタイムで情報が更新されます。そのため、リアルタイムでの情報共有を行えることもメリットのひとつです。

ExcelやWordなどはローカルファイルなので、ファイルを共有してダウンロードする手間が必要になり、情報を更新する度に再度ファイルを共有しなおす必要があります。

kintoneはクラウドサービスなので、情報共有や引継ぎも容易になり、現場の声を取り入れてスピーディーに機能を反映させることも可能です。

4. データ管理・分析が行える

kintoneを活用すれば、データ分析や集計・加工を気軽に行えるというメリットもあります。

アプリに蓄積したデータは、リアルタイムに自動集計されるため、レポートや分析の度にまとめ直す手間を削減できます。

kintoneには下記のように豊富なグラフが用意されており、データ分析や情報共有に役立てることが可能です。

• 横棒グラフ
• 縦棒グラフ
• 円グラフ
• 折れ線グラフ
• クロス集計
• その他

5. 豊富な拡張機能を活用できる

外部サービスや基幹システムと連携させてより便利にkintoneを活用できるのもメリットです。

kintoneの基本機能では難しいものであっても、API連携や、JavascriptやCSSを用いたプラグインでkintoneの機能を拡張すれば実現することができます。

kintoneの連携サービスの代表的なものとしては、トヨクモ株式会社が提供する「Toyokumo kintoneApp」などが挙げられます。

kintoneを導入するデメリット

kintoneを導入する際は、メリットだけでなくデメリットについても十分に把握しておきましょう。kintoneを導入するデメリットとしては、以下が挙げられます。

• 基本機能では使いづらいと感じることもある
• ユーザーが増えるほどコストがかさむ
• 使いこなすには時間がかかる

ここでは、それぞれのデメリットについて順に解説します。

基本機能では使いづらいと感じることもある

kintoneの基本機能の一部は、使いづらいと感じる意見もあります。

kintoneに用意されているサンプルアプリや基本機能にマッチしない場合は、自社でカスタマイズが必要です。

ドラッグ&ドロップだけでカスタマイズできる内容には限りがあるので、プラグインを使って簡単に機能を追加するのがおすすめです。

より細かく自社に合わせたカスタマイズを行うには、JavaScriptの知識が必要となります。自社にプログラミングの知識を持った人材がいない場合は、外部に開発を依頼しなければなりません。

ユーザーが増えるほどコストがかさむ

kintone内の情報は、kintoneライセンスを持たないユーザーが閲覧・編集・登録することはできません。

そのため、kintoneの情報を共有する際は、人数分のライセンスが必要となり、利用料のコストがかさみます。

kintoneのライセンスを持たないユーザーに情報を閲覧・登録・編集してもらうためには、連携サービスやプラグインを導入することで解消できます。

kintoneに直接データが保存されるフォームを作成するには「FormBridge」、外部の人にkintone内の情報を共有するには「kViewer」の利用がおすすめです。

使いこなすには時間がかかる

kintoneはさまざまな便利な機能が備わっているため、これらを使いこなすためには、kintoneの機能や設定について理解を深めることが必要不可欠です。

とくに、複雑な業務プロセスを実装したり、複数の部門やチームでkintoneを使用したりする場合は、専門知識が必要になります。

kintoneは、導入サポートや研修、アプリ設計・開発などのサポート体制が充実しています。そのため、導入や設定で困ったときも相談しやすい点は安心できるでしょう。

kintoneを導入するならトヨクモ連携サービスがおすすめ

kintoneを導入する際にあわせておすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供する「Toyokumo kintoneApp」です。kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。

Toyokumo kintoneAppでは、以下6つのサービスが提供されています。

kintoneのデメリットを補えるさまざまな機能が備わっているため、kintoneの連携サービスやプラグインをお探しの方は、ぜひToyokumo kintoneAppをご検討ください。

kintone×トヨクモ連携サービスの活用事例

ここからは、kintone×トヨクモ連携サービスの活用事例を紹介します。

旭川市役所

旭川市役所様では、kintoneとトヨクモ製品を導入し、市役所への各種手続きや申し込みをオンライン化して業務改善とサービスの質向上を実現しています。

従来は市役所の業務の課題として、紙中心の業務フローになっていることから、非効率な工程が多くなっていることが上げられていました。そこで、kintoneとトヨクモの連携サービスを導入し、業務フローの見直しを図ることに。

トヨクモの連携サービス「FormBridge」「kViewer」「PrintCreator」を連携し、「就学・教育相談アプリ」を開発。相談にまつわる全ての作業をオンライン化することで、中間作業にかかる時間を削減しました。

他にも、粗大ごみ戸別収集申し込みのフォーム化や、支援金申請対応のデータ入力を効率化したりして、業務効率化やサービス向上を両立させています。

旭川市役所様 | 市役所への各種手続き・申し込みをオンライン化！kintone導入で業務改善とサービスの質向上を両立させた活用事例

kintone連携サービス活用事例 旭川市役所様 : 市役所への各種手続き・申し込みをオンライン化！kintone導入で…

株式会社ウィルビー

株式会社ウィルビー様では、kintoneとトヨクモ連携サービスを導入し、転記作業が発生するスプレッドシートから脱却しました。

会社の収支を親会社に報告するための報告資料作成は、社長自らExcelで行っていたとのこと。この作業を月4時間ほど取り組んでいましたが、DataCollectによって自動集計できるようになり、大幅な業務改善を実現しました。

DataCollectの運用は、開発管理業務の集計作業にも活用しており、スプレッドシートのデータを一元管理を可能としています。

また、kintoneアカウントを持たない外部ユーザーとの情報共有はkViewerで実施したり、Toyokumo kintoneApp認証でユーザーごとに情報共有を行ったりと、活用の幅を広げています。

株式会社ウィルビー様 | 転記作業が発生するスプレッドシートから脱却！kintoneとトヨクモ製品で大きな業務改善を実現した

kintone連携サービス活用事例 株式会社ウィルビー様 : 転記作業が発生するスプレッドシートから脱却！kintone…

まとめ

「kintoneの導入を検討している」「kintoneをもっと便利に使いたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。
トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。