kintone通知ポップアップの設定・カスタマイズ方法を解説

kintoneの通知に気づかず、業務の遅延やタスクの抜け漏れが発生してしまったことはありませんか？

kintoneには、デスクトップ上に自分宛の通知をポップアップ表示する機能が搭載されています。通知をポップアップで表示することで、通知に気づきやすく、素早い対応が可能です。

本記事ではkintoneの通知機能に関する基礎知識に加え、kintoneの通知をポップアップ表示する設定方法から通知のカスタマイズ方法まで詳しく解説します。kintoneを上手く活用し、業務の効率化を図りましょう。

kintoneの通知機能とは？

kintoneの通知機能とは、レコードの編集やコメントの書き込み、ステータスの変更など、kintoneでアクションが発生した際に、アプリの利用ユーザーに通知が届く機能です。

3種類の通知方法に対応

kintoneの通知機能は、以下の3種類の通知パターンに対応しています。

【アプリ条件通知】
アプリ条件通知は、アプリに特定の操作があった場合に通知するパターンです。
たとえば、以下のような場合に活用されます。

• レコードがアプリに追加、もしくは編集されたとき
• レコードに対するコメントがあったとき
• ワークフローのステータスが変更されたとき

【レコード条件通知】
レコード条件通知は、レコード内のデータが特定条件を満たしたときに通知します。複数の条件を組み合わせたり、通知するメッセージの内容を変更したりできます。
以下のような場合に活用可能です。

• ステータスが指定の者に変更されたとき
• 「至急」にチェックが入った依頼が登録されたとき
• 指定金額を超えた案件登録があったとき

【リマインダー条件通知】
リマインダー条件通知は、レコード内の日時項目における特定のタイミングで通知するパターンです。
たとえば、以下のような場合に役立ちます。

• 作業の締め切り日を超過したとき
• 期限の〇日前になったとき

リマインダー条件通知は、タスクの遅延防止や期日管理に便利です。

通知の宛先を指定可能

kintoneは通知の宛先を組織、グループ、ユーザーの3つから指定可能です。

フォームに組織選択フィールド、グループ選択フィールド、ユーザー選択フィールドが配置されている場合は、フィールドで選択したユーザーにも通知が届くようにできます。

なお、レコードにコメントが入力された際、以下ユーザーに通知が届くよう初期設定されています。

• レコードの作成者
• レコードの更新者
• そのレコードにコメントしたことのあるユーザー

以下の場合は通知は送信されないのでご注意ください。

• 動作テスト環境で操作したケース
• 「Private」に設定しているアプリでの操作
• 「レコード条件通知」や「リマインダ条件通知」で宛先を指定せず設定を保存したケース

通知が関連するユーザーに漏れなく届くように設定しましょう。

5種類の確認方法

kintoneの通知は、以下5つの方法で確認できます。自社にあった方法を選択しましょう。

• ポータルで確認する
• 通知ページで確認する
• メールで確認する
• デスクトップ通知で確認する
• モバイルアプリにてプッシュ通知を確認する

オフィスでの作業中はもちろん、外出先や移動中などでも通知を確認できます。会社に戻ることなく情報を受け取れるため、急ぎの内容でもすぐに対応が可能です。
5つの方法は組み合わせることも可能で、リアルタイムでの情報共有を実現します。

kintoneの通知を確認する方法

kintoneの通知は、以下の方法で確認できます。

【ポータルで確認する】
kintoneトップ画面（ポータル）で通知を確認する方法です。画面上部のベルの形をしたアイコンに表示されている数字は自分宛に届いている通知数です。

【通知画面で確認する】
kintone画面上部のベルの形をしたアイコンから通知を確認する方法です。アイコンをクリックすると自分宛の通知を一覧で見ることができます。

【メールで確認する】
アプリやスペース、メッセージなどの通知をメールで確認できます。ただし、システム設定で通知メール送信機能を有効にしておく必要があります。

【デスクトップ通知で確認する】
Webブラウザでkintoneを開いている状態で、通知を受信すると、デスクトップ上にメッセージが表示されます。

【モバイルアプリのプッシュ通知で確認する】
モバイルアプリを使用している場合、端末に通知が届きます。通知をタップすると詳細な内容の確認が可能です。

kintoneの通知ポップアップ設定方法

以下では、kintoneの通知をポップアップで表示するための設定方法を解説します。業務遅延や対応漏れ防止のためにもポップアップ通知を活用しましょう。

デスクトップ通知を有効にする

kintoneからの通知をポップアップ表示するには、デスクトップ通知を設定する必要があります。

デスクトップ通知は、Webブラウザでkintoneを開いた状態で、通知を受信した際に、パソコンのデスクトップでタイトルとメッセージを確認できる機能です。ただし表示できる通知は「自分宛」の通知のみです。「すべて」の通知は、デスクトップ通知では表示されません。

ここからは、具体的な設定方法について解説していきます。

ブラウザの設定を確認する

kintoneからの通知を許可できるよう、Webブラウザの設定をします。手順は以下の通りです。

1. Webブラウザの通知設定でkintoneのURLを追加する。
2. OSの通知設定で、Webブラウザからの通知受信を有効化する。

Windowsの場合は「設定」メニューの「通知」、macOSの場合は「システム設定」の「通知」から設定してください。

kintoneアプリの通知設定を確認する

続いてkintoneアプリでの設定を以下3つの手順で行います。

1.  画面上部の歯車アイコンをクリックし、「個人設定」を選ぶ。
2. 「個人設定」画面にある「デスクトップ通知」をクリックし、「有効にする」をチェック。
3. 「保存」をクリック。

Webブラウザにkintoneからの通知送信許可の確認ポップアップが表示されたら、許可して完了です。

kintoneの通知カスタマイズ方法

kintoneの通知は、以下3つの方法でカスタマイズできます。

• kintoneの基本機能で設定
• プラグインの活用
• kintone Webhookを使った外部連携

それぞれの方法について解説します。

kintoneの基本機能で設定

kintoneの基本機能では、設定した条件で絞り込んで通知を表示できます。ポータルにある通知のドロップダウンリストから「絞り込みを作成する」をクリックし、条件を指定することで設定可能です。

「絞り込み」は、通知の種類や場所（どのアプリからの通知か）、送信者といった項目で絞り込みができます。

また、通知右上にある旗のアイコンをクリックすることで、「あとで読む」フラグをつけることができます。フラグ付きの通知は閲覧期間の70日をすぎても、フラグを外さない限り閲覧が可能です。絞り込みで通知を確認する際にも、「あとで読む」で条件を絞り込んで確認ができます。

プラグインの活用

参照元：Smart at message for kintone
kintoneは機能を拡張できるプラグインを活用することで通知をカスタマイズ可能です。プラグインの中でも、「Smart at message for kintone」は、kintoneの通知機能をカスタマイズするためのプラグインです。

メールのタイトルや件名、本文の変更ができます。さらに下記ツールとの連携ができるため、kintoneを使っていない人にも通知を届けられます。企業全体の周知にも活用可能です。

• Microsoft Teams
• Slack
• LINE WORKS
• Chatwork

またアプリやレコード単位で通知の方法を変更できるため、お客様から問い合わせに関する通知はチャットで、社員からの連絡事項はメールで通知を受けるといった使い分けも可能です。

プラグインは設定するだけでメール通知のカスタマイズができ、導入方法も容易なのでおすすめです。

kintone Webhookを使った外部連携

kintoneの通知をGmailに送りたい場合は、「kintone Webhook」と「Zapier」を利用する方法があります。

Webhookとは、特定のイベントがWebアプリ上で発生した際に、HTTPを介して外部に情報を送信する仕組みです。
kintoneでレコードの追加や更新など特定のアクションがあった際に、WebhookがZapierに通知し、ZapierがGmailに送信します。

上記仕組みを構築するには、以下3つの準備が必要です。

• Gmailアカウント
• Zapierアカウント
• kintoneアプリ

また、ZapierはGmailだけでなく、さまざまなツールと連携できます。LINE WORKSやSlackといったメッセージツールだけでなく、GoogleカレンダーやSalesforceといったツールとも連携できるので、自社で使っているツールと連携可能か確認してみてくださいね

まとめ：Toyokumo kintoneAppでkintoneをより便利に活用しよう

「kintoneをより便利に使いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

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トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。