休暇申請をする際は、申請書を作成したり、上長の承認をもらったりとプロセスが多く、手間を感じることもあるでしょう。休暇申請フローが簡略化されれば、申請者も承認者も負担なく、通常の業務に集中できます。
そこで本記事では、kintone(キントーン)で休暇申請を行うメリットや、kintone連携サービス「フォームブリッジ」を使って休暇申請フローを構築する手順を解説します。
現在、kintoneを利用中で申請業務を効率化させたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
kintoneを使って休暇申請のワークフローを構築できる
kintoneには幅広い業種や職種に応じたサンプルアプリが存在します。
サンプルアプリは追加するだけで、すぐに使えるようになります。
すでにkintoneを導入している場合「休暇申請アプリ」を使うことで、手間なく休暇申請のワークフローを構築可能です。
休暇申請アプリは休暇の申請から承認、取得までを一元管理します。
社員情報を管理する「社員名簿アプリ」と連携させることで、自分が申請した休暇や社員別の取得状況をすぐに確認できます。また、クロス集計機能により、誰がどのくらい休暇を
取ったか簡単に計算できます。
kintoneで休暇申請を行うメリット
すでにkintoneを導入している方が、休暇申請にもkintoneを使うメリットは多くあります。
すでにkintone内に保存されている社員情報をそのまま使える
kintoneではアプリ間での情報共有が容易です。
kintoneを導入中であれば、すでにkintone内に保存されているデータをそのまま利用できます。
名前や所属部署、連絡先など、保存済みの社員情報を使って、休暇申請に必要な情報を入力できます。
別のツールを導入せずに時間・金銭的コストを抑えられる
kintoneではあらゆる業種・職種において、自由にカスタマイズしながら、用途に応じたビジネスアプリを作成できます。
休暇申請フローを構築する際も、既存のサンプルアプリを使うのはもちろん、自社に必要な機能を取捨選択して独自のアプリを開発可能です。
別のツールを導入する必要がないため、時間的・金銭的コストを抑えられます。
スマホ対応のkintoneでいつでもどこでも申請・承認を行える
kintoneはPCだけでなく、スマートフォンやタブレットからも利用できます。
端末のWebブラウザやスマートフォン用アプリからkintoneにアクセスし、通知や登録情報の確認・編集などを行えます。
kintoneで休暇申請フローを構築すれば、外出先からいつでもどこでも申請・承認作業が可能です。
フォームブリッジの活用によりkintoneライセンスなしで休暇申請が可能に
原則、kintoneで休暇申請を行うためには、kintoneのライセンスが必要です。
しかし、従業員数が多かったり、通常業務では一部の人しかkintoneを使わなかったりする場合、全員分のライセンスを用意するのが難しいかもしれません。
そこで、トヨクモのkintone連携サービス「フォームブリッジ」を活用することで、kintoneライセンスを持たない従業員でも、休暇申請が可能になります。
フォームブリッジとは
フォームブリッジとは、kintoneに連携するWebフォームを作成できるツールです。
プログラミングの知識がなくてもマウス操作のみで、条件分岐や数値計算を含んだ高度なアンケートフォームや申し込みフォーム、Web試験フォームなどを簡単に作れます。
フォームへの回答内容は自動でkintoneに保存されます。転記する必要がないため、入力ミスの心配がなく、業務効率が大幅にアップします。
また、フォームの公開期間やアクセスを制限可能で、セキュリティ面でも安心です。
フォームへの回答を通じ、kintoneライセンスを持たない人でもkintoneに直接データを登録できるようになります。
皆さん、フォームブリッジはご存知でしょうか？kintoneと連動するWebフォームで、kintoneアカウントがなくてもレコード追加ができるサービスです！ kintoneのスタンダードコースを契約しているなら、ぜひ利用してほしいの[…]
フォームブリッジを使って誰でも簡単に休暇申請が可能に
フォームブリッジで休暇申請フォームを作成すれば、kintoneライセンスを持たない従業員も、簡単に休暇申請を行えます。
申請内容は自動でkintoneアプリに保存されるため、承認者の作業負担も減ります。
以下で、休暇申請フォームを作る手順を見ていきましょう。
まず、kintoneアプリストアで「休暇申請」と検索し、表示された休暇申請パックを追加します。
次に、フォームブリッジを開き、「フォームの作成」に進みます。
「はじめから作成」をクリックします。
kintoneアプリのURL欄に、先ほど追加した休暇申請アプリのトップ画面に表示されるURLを入力します。
すると、「APIトークンはこちらのURLから生成できます。」と表示されるため、クリックします。
APIトークン生成画面に遷移したら、「生成する」をクリックします。
生成されたAPIトークンをコピーし、「保存」からアプリの更新まで行います。
なお、フォームの作成にはレコード追加のアクセス権が必要です。
再びフォームブリッジに戻り、コピーしたAPIトークンを貼り付け、「保存」します。
フィールド画面から、フォームに表示したい項目を取捨選択できます。
また、プレビューから編集したフォームを確認できます。
その他、フォームのレイアウトやエラー通知メールなど必要な設定を行い、問題がなければ「公開」します。
このような休暇申請フォームが完成しました。
フォームブリッジで外部からの申請・応募を受け付けられる
今回はkintoneで休暇申請フローを構築するメリットと、連携サービス「フォームブリッジ」を用いて休暇申請フォームを作成する手順を解説しました。
フォームブリッジを使えば、kintoneライセンスがない人でも直接kintoneにデータを登録できるようになります。休暇申請だけでなく、イベントの申し込みやアンケート調査、求人募集など、フォームブリッジは様々な場面で活用可能です。
フォームブリッジはいつでも無料でお試しいただけますので、kintoneの活用の幅を広げたいとお考えの際は、ぜひお気軽にご利用ください。
