社用車の管理はExcelでできる?車両管理台帳作成のポイントとは

人数が多く、車を数台も所有している会社において、社用車の占有状況の共有は死活問題でしょう。
営業活動に支障が出ないよう、Excel上で管理するためのポイントを解説します。

社用車を管理する「車両管理台帳」について

営業活動を多く行う会社や、チームごとに異なる現場へ作業に向かう機会のある会社では、社用車を多数所有していることがあります。
使いたいときに予約を取れないと、余所から車の手配をしなければならないこともあるでしょう。

また、車検や修理などのタイミングを把握する必要もあります。
どのような場合でも「車両管理台帳」を活用すれば、早い段階で効率のよい社用車ブッキングを実現します。

車両管理台帳とは

自社が使用している車両の使用状況や車両情報、保険に関する情報をまとめて管理する台帳のことを指します。「車両管理台帳」を作成する法律はありませんが、社用車を管理する責任はあります。

この記事に関連した注意事項として、2023年12月より、社用車を5台以上所有している組織は、アルコール検知器の所有を法律で義務付けられていることを覚えておきましょう。

作成する目的

車両管理台帳を作成する目的は主に2つです。

リスク回避

いかなる自動車も、使用頻度・走行距離・時期に応じて定期メンテナンスを必要とします。

自動車の点検やメンテナンス、想定される不具合や消耗には以下の種類が挙げられます。

  • バッテリー上がり
  • オイル交換
  • ガソリン残量
  • タイヤ交換
  • 車検
  • 洗車
  • 走行距離確認
  • ウォッシャー液交換
  • 定期点検
  • 部品交換
  • 修理

自動車を長く安定して使用するためには、状況をこまめに把握することが重要です。とくに、車を複数台所有している場合は、車ごとに状況が異なります。

上記の項目について対応されていない場合、法に抵触するものや、乗員の安全が脅かされる内容もあります。
しっかり必要事項を記録・共有し、状況ごとに都度対応しましょう。

費用管理

他から車を手配する場合や、使用頻度が少ないものは売却する場合など、車両管理台帳に記録することによって組織に有利な方向で諸費用を管理できます。
稼働状況や金額についてデータを取り、一定期間以上保存しておくと、効率よく費用やメンテナンス状況への活用ができます。

車両管理台帳に記載する内容

車両管理台帳に最低限記載した方がよい内容は、自動車の固有スペックです。
車種に応じて修理や点検、税金や保険料が変更になることがあります。

車両の基本情報

車両を管理する際に記載しておきたい最低限の情報は後述のとおりです。車両に関するこれらの情報については、必ず記録しておくようにしましょう。

  • ナンバープレートの番号
  • 自動車メーカー、車体の名称
  • 型式、モデル、車種
  • 車台番号
  • 登録した年月と番号
  • 運輸支局へ登録した年月
  • 車体の色
  • 乗車定員数
  • ・走行距離

※また、購入時に関する情報も記載(新車、中古、ディーラー情報など)

車検証とは別にコピーや記録を残しておくようおすすめします。

車両状況の情報

車両管理台帳は出張の正当性や、交通費の見直し、メンテナンス・車検や減価償却などの目安として利用できます。

  • 検時期

車検の時期や整備に関する項目は必須の確認事項です。
とくに車検切れは法令違反です。車検がいつであるのかを必ず記載しましょう。
重要な項目だからこそ、「ときが来たら」ではなく、毎回チェックしておくことがおすすめです。

  • 走行距離

自動車は消耗品です。オイル交換(5,000kmまたは3か月に1度)や、車検にて部品を交換する目安(10万km)が走行距離です。カラ出張や大幅な寄り道なども明らかになることでしょう。
走行距離は、社用車を売却する際のリース料や保険料支払いにも影響が出ます。

  • 所要時間

距離に対して適正な所要時間であるか検討可能です。
別の交通手段の利用や、レンタカーを利用した方がよい場合もあります。

  • タイヤ溝・ノーマルタイヤ

使用頻度が高い社用車の場合は、タイヤ溝の深さも記録しておきましょう。通常よりも短いスパンでタイヤ交換やメンテナンスが必要になる場合があります。タイヤ溝が薄くなるとブレーキが効きにくくなり事故誘発の原因となります。

冬場はタイヤの交換も必要です。日本海側や東北地方などの自治体では降雪や積雪時の夏タイヤ使用が条例違反となるケースがあります。

  • ガソリン残量

ガソリン残量も記録します。もしくは、「使用後は必ず満タンで返却すること」のようにルールを決めておくとよいでしょう。

  • 修理・事故歴

過去の修理・事故に関する項目は大切です。こちらも、売却価格に関係があります。
他には、車の故障グセがつくことも考えられます。安全のためにも、この項目は必ず記録しておきましょう。
国で認定を取っている自動車工場で修理の場合は必ず共有される項目です。常にダッシュボード内で管理します。

  • 利用者情報

車両を使用する部署名や管理に関する項目なども入れておきます。
使用頻度の高い人、利用に問題のある人、部署特有の使い方に起因する問題などをあぶり出せます。

保険に関する情報

自賠責保険と任意保険に関する情報は、ミスなく記録しておく必要があります。
保険会社や保険番号、保険の金額や保障の種類についての記載事項は、すぐに事務所でも確認できる状態にしておきましょう。
事故にあったときに、スムーズに対応ができます。

車両管理台帳の作成方法3選

社用車の管理には、「車両管理台帳」を作成することがおすすめです。
おすすめの車両管理台帳作成方法について紹介します。

Excelで作成する

Excelといえば、Microsoft Officeの表計算ソフトです。セル内での四則演算や色分けなどが手軽にできます。ソフトをダウンロードまたは一括購入すれば、作成費用がかからずに利用できます。

容量増加が懸念される場合は、GoogleドライブやOnedriveのようなクラウドの利用がおすすめです。
作成したい表のデザインや形式が決まっているなら、無料テンプレートの活用もおすすめします。

紙面で作成する

社員が記入しやすく、パソコン操作に慣れていない人でも簡単に対応できるというメリットがあります。ただし、年々資料数が増えてかさばることや、普段から社内で利用する紙面書類が膨大である場合、紛失のリスクも考えられるでしょう。

また、近年は職場のデジタル化が進み、紙面での処理対応についてあまり推奨されない風潮があります。
ただし、ダブルチェックとしての利用は有効です。

管理システムを導入する

管理システムを導入し、クラウド上でデータを共有・管理・周知の仕組みを付帯すると一度の記入で全社員への周知が可能です。
車検や点検が必要な車両に、通知機能をつけることで、必要なアクションに対してタイミングよく対応できます。

車両管理台帳の作成時に起こりうる問題点

車両情報の更新漏れがあると、車検をはじめとした重要なアラートを見過ごす可能性があります。

また、社用車の運用方法が今の会社に適しているか(過不足がないかなど)を判断する必要もあるでしょう。
白紙のように自由記入欄が多いと、統一性が取れない、読みづらいなどのデメリットも発生します。

車両管理台帳を作成するときのポイント

車両管理台帳は、確実なタイミングで必要なアクションが取れることを目標とする書類です。
「利用の際は必ず記入」「必要事項の漏れなし」「毎度の確認事項」「忘れると困ることについての確認事項」について直感で理解できるような仕様と、そのような対応のための工夫が求められます。

誰が見ても分かるように保管する

台帳内の順番や、それぞれの情報について誰が見てもすぐに分かるように保管するとよいでしょう。
更新順、定期点検順などがおすすめです。

車両に関する書類もまとめて保管する

車検証・自賠責保険・任意保険証書のコピーは、いつ何が起きても事務所ですぐ確認が取れるよう必ず取っておきましょう。アプリケーションやクラウドで管理する場合は画像スキャンでいつでも取り出せる状態が理想です。

修復歴、ディーラー情報、ガソリンスタンドの割引券など、大切な書類やコピーもファイルに保管しておきましょう。

他業務の負担も減らせるシステムを選ぶ

車両管理に関する書類の記載だけでなく、距離や所要時間、ETC料金などの報告もさせましょう。この場合、領収書の貼付やカメラ撮影を利用します。

チェックリストを用意し、ドライバーに手書きとアプリケーションでの確認や、2人以上であればダブルチェックによる強化も大切です。
ドライバーの負担を減らすこと、外出先から提出できるような手軽さに注目しましょう。

1人で運転させる場合の確実なチェック方法の一つは、手書きとアプリケーションの入力を併用させることです。

「ダブルチェック」の意味も込めて、両方を併用することをおすすめします。
ドライバーが社員として所属する会社であれば、専用のタブレット端末やタッチペンを導入すると、一気に解決できる見込みがあります。

社用車の情報管理はkintoneの導入がおすすめ

社用車の管理には、情報管理が重要です。誰でも同じ形で入力でき、保存できることが望ましいといえます。

社用車の管理におすすめのプラットフォームとして、kintone(キントーン)があります。以下では、kintoneを使って社用車の管理をすることのメリットについて紹介します。

入力テンプレートが作成できる

kintoneはアプリという形で入力フォームを作成し、データを蓄積することのできるプラットフォームです。入力内容がテンプレート化されるため、個人ごとに記載している内容が異なるという問題を避けられます。

入力用のアプリを作成するときには、必須項目とそうでないものを設定できます。必ず入力しなければならない項目は必須項目にしておけば、必要な情報が足りないということも避けられるでしょう。

このほか、kintone拡張機能のkViewerやFormBridgeを利用すれば、kintoneへのログインをしなくても、Webページから入力することも可能です。

他機能と連携できる

kintoneは、ほかのさまざまなアプリケーションやプラットフォームとの連携が可能なことが特徴です。
たとえば、社用車を利用する人のアドレスにkMailerとの連携で予約完了メールを送ったり、社用車の利用状況をGoogleカレンダー上に表示することも可能です。

このように、kintoneを使えば社用車管理をする上でほしいと思われやすい、さまざまな機能を持たせられます。

通知機能を活用して漏れを防止する

スケジュール管理機能を活用して、車検・定期点検の日程を通知する設定は大切です。

また、このような「利用する頻度は少ないが、重要な情報」ほどこまめな確認と共有が重要です。毎回車検証の項目は確認させるようにしましょう。

前述したようなカレンダーとkintoneの連携は、このような場合にも役立ちます。社用車を登録するアプリに、車検証の有効期限を入力するようにしておけば、その日程にタスクを設定することが可能です。

あとは、Googleカレンダーの機能を使い通知を鳴らせば、重要な情報を見逃すことは少なくなるでしょう。

社用車の管理データ化し整理しよう!

社用車の管理をするための方法にはいくつかありますが、kintoneを使った方法は、入力フォーマットの統一ができることや連携による拡張機能の豊富さから非常におすすめです。

kViewerやFormBridgeを利用すれば、kintoneアカウントを持っていない人でも簡単に入力ができるため、社用車の状況をより把握しやすくなるでしょう。

トヨクモでは、kintoneをより便利にする拡張機能をさまざまに提供しています。業務の効率化を考えている方は、是非お声がけください。


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