紙の請求書をゼロに！文系出身の新入社員がトヨクモ製品で挑んだ業務改善
トヨクモが主催する「トヨクモ kintone フェス 2025」のリアルイベントで開催されたコンテスト「トヨクモALIVE」のセッションをご紹介します。
今回は、株式会社ミエデン 久保京加氏にご登壇いただきました。
目次
会社紹介／自己紹介
株式会社ミエデンの久保と申します。
本日は、「文系学部出身の新入社員がトヨクモ製品を使ったら請求書業務が改善できた話」というタイトルで発表いたします。
はじめに、会社紹介と自己紹介です。
株式会社ミエデンは、1967年設立、社員数約560名の三重県津市にあるIT企業です。
自治体、民間企業、医療機関へのシステム導入・サポート、また自社データセンターを活用したインフラサービスなどを提供しています。
私は、経営企画本部 情報戦略部という社内の情シス部門に所属し、kintoneの担当をしています。
2022年に新卒入社してから担当しているため、kintone・トヨクモ歴は4年目になりました。
株式会社ミエデンさまの過去のご登壇記事はこちら
■トヨクモ製品で昭和IT企業を改善！煩雑な注文受付フローをデジタル化
■会社の文化を変える力を持つkintone＋トヨクモで成し遂げた業務改善の軌跡
請求書業務で抱えた問題
今回は、タイトルにもある通り請求書業務を改善した事例です。FormBridge、PrintCreator、kMailerの3製品を活用しています。
時は遡り3年前、私が入社1年目の冬の話です。この頃、当社では自社開発の新サービス始動に向けて着々と準備が進められていました。
そこで問題となったのが、請求書業務です。当時、当社の請求書業務は以下の流れで行われていました。
- 基幹システムから請求書のデータを出力
- 請求書の所定の用紙に印刷
- 印刷した紙を封入封緘
- お客様へ郵送で届ける
この流れを新サービスの請求書業務にも当てはめようとしたとき、2つの問題が出てきました。
1つ目が、新サービスで発生する請求書の見込みが毎月100件となっていたことです。
実際、現在は、このサービスだけで300件以上の請求書を発行することもあります。
2つ目が、請求書を発行する経理の担当者が2名だけになっていたことです。
他の案件の請求書の発行や別業務もしながら、一気に100件以上も増えるとなると、請求書業務に膨大な時間が取られることは容易に想像できます。
これらの理由から、新サービスの始動に伴う請求書業務で、頭を抱える事態となっていました。
PtintCreator×kMailerで作業時間を10分に削減
トヨクモ製品を使い、請求書の発行業務をもっと簡単にできないかという話になり、当時kintone歴わずか数ヶ月だった私が、メイン担当としてアサインされました。
考えた結果、PrintCreatorとkMailerを組み合わせて、以下のフローで請求書業務を改善しました。
- 新サービスのシステムから請求データのCSVを出力
- 出力したCSVをkintoneに取り込む
- kintoneに取り込んだデータをPrintCreatorで出力
- kintoneのレコードにPrintCreatorで出力したPDFを保存
- kMailerでお客様に請求書を送信
この仕組みでは、CSVの取り込みからkMailerでの請求書の送信までにかかる時間は、わずか10分ほどです。従来のやり方と比べて、作業時間を大きく削減できました。
また、すべてをデジタル化したことで、以前のような紙の封入封緘作業もなくなっています。
結果的に、請求書の入れ間違いなどといった人的ミスの防止にも成功しています。
実際のシステム画面と請求書
ここからは、実際のシステム画面をご紹介していきます。
こちらは、請求書発行用のkintoneアプリです。
まず、出力する書類を選び、ドロップダウンから「フィールドに保存する」ボタンを選択します。
こうすることで、各レコードの請求書データが、それぞれの添付ファイルフィールドに自動で保存されます。
参考：操作ガイド「書類をフィールドに保存する」
最後に、「メールを作成する」というボタンをクリックし、kMailerのテンプレートを選択して、お客様へ請求書を送信するというのが一連の流れです。
こちらは、実際に送っている請求書とメールの送信文面です。
お客様には、メールの文中にあるダウンロードリンクから、請求書のPDFファイルをダウンロードしていただく形となっています。
FormBridgeで自身での見積書の発行を可能に
請求書発行の業務改善が成功したことで、他の業務もkintoneで改善できないかとお声をいただきました。
そこで、問い合わせフォームと見積作成フォームを、それぞれFormBridgeで作成しました。
見積作成フォームについては、PrintCreatorと連携させることで、フォーム入力後にお客様自身で見積書をダウンロードできるようにしています。
参考：操作ガイド「PrintCreator連携でできること」
こうして、大量の請求書の処理もパパッと一人で数分で処理できるようになり、お客様自身での発行が可能になったことで、見積作成に時間が取られることもなくなりました。
もう、大量の紙を印刷する必要はなくなったのです。
こんなにALIVE(生き生き)した！
今回の事例でのALIVEポイントをお伝えします。
まずは、請求書業務だけにとどまらず、見積作成や問い合わせ管理など、他の業務にまで業務改善の幅が拡大していったことが大きなポイントだと考えています。
1つの業務改善がきっかけとなり、業務改善が拡大・加速していきました。
また、私たち情報戦略部が現場とバックオフィス部門を結ぶ部門となって、関係性をよくすることにも貢献できたのではないかと感じている次第です。
最後に
最後に、一言お伝えしたいと思います。
タイトルにもある通り、私は当時新入社員1年目で、大学では法律を勉強していたバリバリの文系出身の人間でした。
現在でも、ほとんどプログラミングなどの経験はありません。
そんな私でも、kintoneとトヨクモ製品というITの力を使ったことで、いろんな業務を改善することができたのです。
今日のお話が、今後誰かの「業務改善しよう！」と思うきっかけや参考になれば嬉しいです。
本日は以上になります。ありがとうございました。
ご登壇ありがとうございました！
請求書業務にお悩みのご担当者の皆様、「自社でも真似できそう！」と思えた部分はありましたでしょうか。
今回お話しの中でご紹介いただいたFormBridge、PrintCreator、kMailerは30日間のお試しを何度でもご利用いただけます。
ぜひお気軽にお試しいただき、請求書業務から業務改善を始めてみませんか？
請求書作成から送付、保存、管理まで、kintone上で一気通貫の自動化が実現できる、PrintCreatorとkMailerの組み合わせ活用について詳しくは以下ページをご覧ください。
https://contents.kintoneapp.com/tkalp-invoice
