【kintoneユーザー必見!】ご存知ですか?kintoneを業務に100%活かす方法

kintoneを導入したものの、
「この業務ではイマイチ活躍させきれていないな〜〜」
「ただのデータ置き場になってしまっているな…」という業務はありませんか?

せっかくコストをかけて導入しているのだから100%活かしきらないと
ちょっともったいない。
しかし紙で進めてきた業務も多い中、
なかなか「すべての業務にkintoneを100%活かしきれている!」と自信をもって
言える会社は少数派かもしれません。

じゃあどうしたらkintoneをもっと自社の業務に活かしていけるのでしょうか?
改めて検討するきっかけにしていただきたく、
全5回の連載企画をお送りします!

業務改善、業務効率化のTipsをご紹介していきますのでぜひご覧くださいませ!

さて、第1回となる本日の目次はこちら!

kintoneを使っていると、こんなことありますよね…kintoneのもったいない使いかた!業務非効率あるある3選

Case1:
サービス向上に務めるぞ!お客様の声が大事だから、
ユーザーアンケートをとってkintoneにデータをためていこう!
アンケートは…メールでやる?紙でやる?

 

誰かにアンケートを取る必要のある業務が発生した際、
どのように収集していらっしゃいますか?
例えばメールに直接アンケートの質問文を書いて送ったり、
メールにアンケート回答用のEXCELファイルなどをつけて送る方法だと、
こんな問題が出てきます。
  • 回答者の最新の正確なメールアドレスを知っていないと送れない。
  • 回答をもらえたらコピペでkintoneに転記してデータを保存していくが、
    人の手が入るので、コピペミスや入力漏れが発生しやすい
    なにより回答項目が多いと転記の作業がめんどくさいし時間がかかる。
また、他にも紙のアンケート用紙を使う方法だと、さらにこんな問題が。
  • 紙のアンケートを手渡しか郵送する。郵送だと送るのも戻ってくるのも時間がかかる。
  • 回答をもらえたら手打ちでkintoneにデータを保存していく
    人の手が入るので、入力ミスや入力漏れが発生しやすく、入力作業に多くの時間がかかる
そしてメール・紙でのアンケートに共通して言える問題点として、
webフォームと違ってエラーを出せないので、
アンケート作成者が意図した通りの回答方法で記載してくれるとは限らない”、
ということ。
例えば「メールアドレス欄なのに電話番号が書かれている!」なんてことがあった場合、
一度回答をもらった後に、正しい情報を取得するためにもう一度回答者とやり取りしないといけません。

kintoneに正確な情報がためられるまでに、
社員の業務時間が無駄にかかってしまう状態ですね。

Case2:
kintoneにはワークフローの機能がある!社内申請や報告用に使おう!

kintoneのプロセス管理、既にご利用されておりますでしょうか?
まだ使ったことがないよ!という方は、複数のユーザーで1つのレコードを
編集・確認していくとき(申請の承認や稟議の決済の管理等)に便利な標準機能なので
確認しておくことをおすすめします!
*サイボウズ社のヘルプサイト:「プロセス管理でできること

「プロセス管理、便利だな〜〜〜申請と承認がこれでスムーズに回るぞ!」
と、思ったけど、ここで1つ懸念点。
「え…でも非正規雇用のメンバーとか、kintoneの使用頻度低い人も含めて、
全員分のkintoneアカウントを購入するの…??」

例えば有給申請のためだけに毎月のアカウント利用料金を払うのは
ちょっともったいないですよね。
となると結局大半の社員は紙での申請のままになってしまいます。
処理を行う担当の方が紙からkintoneに転記するとなると、
kintoneで後から集計はしやすいですが、転記の時間がもったいないし
ヒューマンエラーが起こることも考えられます。

Case3:
顧客データがあっちこっち…本当はkintoneでまとめたいけど、全然まとまらない!

顧客情報や取引先のデータは、
kintoneで管理出来ているものもあれば、
EXCELで管理されているものもあり、
あの部署ではメールソフトの連絡帳で管理しているけど、
この部署では名刺を交換しただけでデータ化もしていない…
おまけに紙ベースで郵送やFAXで収集した顧客情報もそのまま…
という状態になっていませんか?

かといって、全ての顧客や取引先に、kintoneアカウントを付与して
自分で情報を入力してもらうのは非現実的。
営業マンは普段kintoneを使わないから、全員にはkintoneアカウントを渡していない。

となると、営業マンやカスタマーサービス部が持ってくるたびに、
kintoneアカウントを持っているメンバーだけで顧客データなどを
kintoneへ入力していかないといけないのか…!!!ということに。

情報入力は日頃の自分の業務のあとで…いつかやろう…と先延ばしになりがちですね。
でも結局日頃の業務も忙しいのでなかなかデータはまとまらないまま。
データ利活用はまたその先。ほんとは分析してサービスの改善をして、
もっと業績を伸ばして行きたいけど…

作業に時間を奪われている…

多いのはやはり「誰でもできるようなただの作業に、大事な時間を奪われ、
本来進めたい重要な仕事に取りかかれる頃にはすっかり夜…」という状況です。
働き方改革で「残業を減らせ!」と言われたところで、
やらないといけない仕事は減らないし、売上目標は変わらないし…。
となると、重要になるのは「いかに効率的に業務をまわし、
重要な業務に時間をあてられる環境にすること」ですよね。
「ただの作業」は、システムに任せ、自動化・短縮化し、
「あなたにしか出来ない重要な仕事」に時間を回しましょう!

じゃあどう効率化したらいいのか?webフォームを使うといいこと

そうはいっても、どう効率化していいか、なにから手をつけていいか
ピンとこないこともあるかも知れません。
そこでまず検討してみてほしいのが「脱・紙業務」。

「脱ハンコ」「ペーパーレス」と散々言われている昨今ですが、
kintoneを導入したのに、ここまでご紹介したようなケースで結局紙で業務を回していたり、
紙に情報が残ったままデータ化出来ていない現状があるのではないでしょうか。

その現状をどうするか?という時、データ化作業は外部委託するとか、
社内アンケートはLINEで置き換えてみるとか、
いろいろ候補が挙がるかと思いますが、やっぱりお手軽なのはwebフォーム。

webフォームを業務に取り入れることは以下のようなメリットがあります。

  • ホームページへのリンク設置などで公開しておけば相手のメールアドレスや住所を知らなくてもアンケートを入力してもらえる
  • 回答情報や申請情報がデータ化できるので紙から書き起こす必要がない
  • 回答後リアルタイムに回答情報を見ることができるので郵送のように待つ時間が発生しない
  • 無料のツールもある

ところがいくつか問題点が…。
いざ自社でwebフォームを作ろうとしても、
「自分たちでwebフォームを作成できるだけのプログラミング知識はない…」とか、
webアンケートツールやソフトを使ってアンケートを取ろうとしても、
「結局回答データをCSVで書き出してkintoneに流しこんだり、
kintoneにコピペしたり、二重管理になってしまう…」とか、
ここでも非効率がチラリ…

フォームブリッジを使うといいこと

そんな問題をまるっと解決してくれるのが実はトヨクモの「フォームブリッジ
なんです。
フォームブリッジとは、kintoneと自動で連携するwebフォーム作成サービス

フォームから回答されたデータは、指定したkintoneアプリに対し
回答データを自動で保存していきます。
つまり、kintoneアカウントの有無に関わらず、kintoneにデータ登録できちゃう
フォームを作成する際も基本の操作は、つなげたいkintoneアプリを指定して
フォームを公開するだけのノンコードの簡単ステップ。
回答を書き起こして入力したり、コピペやCSVで流し込んだりする作業は
もう必要なくなります!

次回の投稿では「どんなサービスなの?」「どういうときに使えるの?」など
基本の機能についてのご介です。
アンケートや申請業務等、データ管理でお困りの方はぜひ次回もご覧くださいませ!

 

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