社長を非効率的な仕事から解放！受発注管理と情報共有の変革、そして株式会社新日本ニーズの新たなチャレンジ
トヨクモが主催する「トヨクモ kintone フェス 2025」のリアルイベントで開催された活用事例コンテスト「トヨクモALIVE」のセッションをご紹介します。
今回は、株式会社新日本ニーズ 佐藤 良介氏、管原 百世氏にご登壇いただきました。
目次
自己紹介／会社紹介
管原氏：株式会社新日本ニーズの管原です。社歴7年、常駐SE兼社内DXチームリーダーを務めています。
本日は「社長を非効率的な仕事から解放する」をテーマに、私からメインで発表させていただきます。よろしくお願いします。
佐藤氏：株式会社新日本ニーズ 代表取締役の佐藤と申します。
2022年10月より後継社長となりました。社歴は3年で、心理カウンセラーもしています。よろしくお願いします。
管原氏：株式会社新日本ニーズは、創業22年、社員17名全員がシステムエンジニアの会社です。
常駐サービス、情報システムアウトソーシング、物販ビジネスなどを展開する金融・ITに強い会社となっています。
中でも物販ビジネスは、前社長と奥様が20年前からされていた事業です。
現在、その業務を引き継いで現社長の佐藤がやっているのですが、最初はさまざまな問題を抱えていました。
今回は、kintoneとFormBridge、kViewerを使って、社長を救うまでの話をしていきたいと思います。
新日本ニーズの物販ビジネスとは
管原氏：まずは、物販ビジネスについての説明です。
当社の物販ビジネスは、私たちがお客様に売ったものを、お客様のお客様にさらに売るというビジネスです。BtoBtoBとなっています。
分かりやすいよう、イメージ図を用意しました。たくさんの仕入先があって、さまざまな仕入れ方法があるとします。
画像右下の職人さんは気難しい方で電話しか受け付けないなどと、いろいろなイレギュラー対応があります。
そこで、私たちがお客様との間に入って助けるというのがビジネスの構造です。
仮に、餃子屋にたとえると、以下のようなイメージになります。
餃子を作るには、いろいろな材料が必要です。ですが、餃子屋さんは仕入れに手間取って困っています。
そこで私たちが間に入り、仕入れを助けることで、餃子屋さんには美味しい餃子を焼くことに専念していただけるといった仕組みです。
物販ビジネスで抱えた問題
管原氏：物販ビジネスでは、いくつかの問題を抱えていました。まず、こちらの業務フローをご覧ください。
まず、お客様には価格表のExcelファイルを見ていただき、希望を出してもらい、私たちが商品の在庫確認を確認します。
商品がある場合は、そのまま発注し、納品します。ただ、終売商品でなかった場合は、お出しできないため、後継品を探して提案し、発注に進んでいくという流れになるのです。
ここでの、具体的な問題点を3つ持ってきました。
1. ファイルが壊れる
2. 書いてあったはずのものが消える
3. コミュニケーションエラー
まず1つ目は、Excelファイルが壊れることです。Excelあるあるだと思うのですが、共有すると壊れてしまうことがあり、悩んでいました。
2つ目が、書いてあったはずのものが消えることです。こちらは、2024年5月9日と5月23日のファイルになります。
ご覧いただくと分かる通り、下の項目が消えていることが分かります。ファイルのバージョン管理の問題でこうなることがあります。
そして、3つ目の問題がコミュニケーションエラーです。佐藤さん、こちらの説明をお願いします。
佐藤氏：私が代表に就任した3年前、物販ビジネスの再デザインを行いました。
これまで、物販ビジネスは社内で行っていましたが、新たにパートナーを交えて一緒にやることにしたのです。
そこで生じたのが、コミュニケーションエラーでした。それぞれが別々に管理している情報があり、その共有がうまくいかなかったことが原因です。
おおよそ、月10時間くらいは、このコミュニケーションエラーをカバーするための対応にあたっていました。
トヨクモ製品で作業時間を大幅削減
管原氏：ファイルが壊れ、書いてあったはずのものが消え、コミュニケーションエラーが起きていた状況を、トヨクモ製品を使い解決しました。
こちらは、トヨクモ製品導入前後の業務フローのビフォーアフターです。
赤枠で囲んでいるExcelやメール・電話の部分を、FormBridgeとkViewerに置き換えました。
その結果、月10時間かかっていたエラー対応やその他の更新対応などにかかる時間が大幅に短縮、もしくは0分になったのです。
特に、コミュニケーションエラーやExcel破損時の対応などは、そもそもの作業自体を削減できました。
開発したシステムを解説
管原氏：それでは、実際に開発したシステムの画面をお見せしながら解説していきます。
カードビューで写真付きの価格表を作成
管原氏：まず、こちらはデータが消えなくなった価格表です。見やすさを意識して、kViewerのカードビューで作成しました。
Toyokumo kintoneApp認証を使い、私たちとパートナーとお客様の三者がセキュアにアクセスできるようにしています。
お客様が管理している品番を変更したい場合は、ビューの詳細から連携しているフォームに飛ぶことで、お客様自ら品番を更新可能です。
FormBridgeと連携することで、私たちの作業は一切不要で、お客様が直接変更できるようになりました。
kintoneで商品価格の変更履歴を管理
管原氏：これまでの価格表は、ペライチのExcelで、記入日や価格を上から連ねて書いていく形式でした。
それを、製品のレコードの中に履歴テーブルを入れる構造にしたいと考え、kintoneアプリを「商品アプリ」と「価格登録アプリ」に分けることにしました。
こちらが、kViewerの詳細画面です。価格の履歴がテーブルで表示されていることが分かると思います。
kViewerは「関連レコード一覧」には対応していないため、krewDataを使って2つのアプリ間のデータを集計し、テーブルを作ってkViewerに反映させています。
終売商品を見せないように並び順を工夫
価格表では、終売商品を見えにくくするように、並び順を工夫しています。
本来は、デフォルトで終売商品を非表示にしたかったのですが、機能的に難しかったため、「ステータス」と「登録日」を元に並び順を変えて、無理やり見えないようにしました。
kViewerの基本設定だけで実現できるので、ぜひ試してみてください。
受発注管理をパートナーと共有
管原氏：受発注管理のkintoneアプリを作り、kViewer経由でパートナーと共有できる体制を整えました。
こちらも、価格表と同じくToyokumo kintoneApp認証を使い、私たちとパートナーだけがアクセスできるようにしています。
パートナーは、レコード詳細画面から連携しているフォームに遷移し、ステータスと納品確定日を変更できます。
ステータスと納品確定日を入力してもらい、保存を押すと、裏でkintoneのレコードが更新され、それがそのままkViewerにも反映される仕組みです。
負担を軽減し、関係性が向上
管原氏：kintoneとトヨクモ製品で業務を効率化したことで、さまざまな効果を得られました。
たとえば、ファイルのバージョン管理から解放されたり、お客様から感謝の言葉をいただいたり、パートナーとの共創で関係性が向上したりなど、いいこと尽くめです。
私たちとお客様とパートナー、三者の距離が近づいただけでなく、業務改善を通して会社と社員の距離も近づいたと感じています。
トヨクモ製品で、新しいチャレンジへ
管原氏：佐藤さん、最後に社長として嬉しかったことを聞かせてください。
佐藤氏：私が社長に就任したあと、社員とパートナーと一緒に、トヨクモ製品を使ってビジネスをやることにしました。
それは、一緒にやることで、ビジネスがより良くなると思ったからです。携わる人、関わる人が多ければ多いほど、ビジネスは磨かれると考えたからです。
今回、それを実現できたことが、とても嬉しいことでした。
もう1つ嬉しかったことがあります。実は、今回の業務改善を通して、元々物販ビジネスで使っていたオフィスを退去しました。
システムエンジニアは、みんな常駐先で仕事をするので、あまり稼働が高くないオフィスでした。
そのオフィスを返して、生んだお金を使い、新しいことにチャレンジしたかったのです。
私は、自分たちの常識を疑いました。オフィスを返せるのではないか、何か変えられるのではないかと考えました。
そして、そこから始まったのが「本気のDX」です。
長年、IT運用で守りのビジネスを続けてきましたが、新しいチャレンジとして、DXのビジネスを立ち上げてスタートしました。
トヨクモ製品を使えば、社員でも簡単にシステムを作れます。成功体験により、自信を持ってさらにチャレンジできるようになります。
この循環がとてもよく、トヨクモ製品に可能性を感じる部分です。トヨクモ製品には、企業のDXを推進する魅力と可能性がたくさん詰まっていると思います。
管原氏：ありがとうございます。みなさん、こちらの漫画を読んだことはありますか？
公式HPの「トヨクモちゃんについて」に掲載されています。
トヨクモちゃんは豊雲野神（とよくもののかみ）を助けるために、トヨクモ製品と出会いました。
これ、私たちとすごく似ていると思います。私たちも、トヨクモちゃんと同じように、トヨクモ製品を使って、社長を非効率な仕事から解放できました。
つまり、みんながトヨクモちゃんになれるのです。
本日は以上になります。ありがとうございました。
ご登壇ありがとうございました！
発注・受注業務、他社との業務上の連携にお悩みのご担当者の皆様、「自社でも真似できそう！」と思えた部分はありましたでしょうか。
今回お話しの中でご紹介いただいたFormBridge、kViewerは30日間のお試しを何度でもご利用いただけます。
ぜひお気軽にお試しいただき、煩雑なエクセルでのコミュニケーションから改善を始めてみませんか？
その他にも、トヨクモ製品を組み合わせれば活用の幅が広がります。
どんな製品を組み合わせて何ができるのか、具体的な活用例を知りたい方は、業務別の活用テンプレートをご覧ください。
製品を組み合わせた具体的な業務改善のヒントが見つかります。
