【4月ユーザー会】関西電力株式会社様による登壇レポート記事

ユーザー会でのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をレポート！

この記事はユーザー会での関西電力株式会社 恒松さんのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をお届けするレポート記事です。

今回は「kViewerで委託先との情報共有を効率化した話」でご登壇いただきました！

事例の業務概要

関西電力株式会社は、電気・ガス等のエネルギーや、各種ソリューションを展開している会社です。グループ全体では、情報通信事業や不動産事業、海外の発電事業など、幅広く展開しています。

私は、kintoneやトヨクモ製品を活用し、業務改革を推進するソリューション本部システムグループに所属しておりまして、kintone歴は半年ほどになります。

まずは、今回ご紹介する事例における業務の概要と登場人物をご説明します。

「SenaSon」とありますが、こちらは複数拠点のエネルギーマネジメントをAIで最適化し、省CO2と省コストを実現できる弊社のサービスです。

「委託先B」は、SenaSonのクラウド保守管理を委託している会社で、「委託先A」はSenaSonのハードウェアをセットアップして現地への納品を委託している会社です。

この委託先Aにあたる会社が、担当エリア等により複数社存在することがポイントになります。

委託先間の情報共有で抱えた課題

先ほどご説明した委託先A（ハードウェアセットアップ会社）とB（クラウド保守管理会社）は、直接情報をやり取りすることができないため、当社が間に入って両者間の情報連携を仲介しています。

聞くからに非効率が発生しそうな業務になっているのですが、実際にこれまでの業務フローは以下のようになっていました。

まず、委託先Bから当社に、案件ごとのセットアップID・パスワードなどの情報がExcelで連携されます。

弊社の案件管理用kintoneアプリにExcelデータを登録するのですが、委託先Aに直接情報を見せることはできません。

そのため、一度CSVで書き出して、各案件ごとにExcelファイルを作って送る必要があるのです。

さらに、セキュリティ上、1案件につき3種類のファイル加工が必要で、委託先Aも複数社いるので、複数のファイル仕分け作業が発生していました。

極め付きは、この仕分けした大量のExcelを1社ごとにメールで送信していました。

この年間数百件のファイル仕分けとメール送信がとても非効率となっていたため、所管部署から効率化の相談を受けたものになります。

kViewer導入でExcelとメール業務をゼロに！

煩雑なExcelファイルの仕分けやメール送信を、すべてトヨクモのkViewerに置き換えることにしました。

早速、kViewerを導入して、どのように業務フローを改善したのかご説明します。

まず、案件管理はすでにkintone化していたため、このアプリをもとに、kViewerで情報共有用のビューを作成しました。

Toyokumo kintoneApp認証を使って見せる情報の出し分けを行えるので、委託先AにはビューのURLを共有しておくだけで情報共有が可能です。

これにより、弊社はExcelファイルの仕分けやメール送信の必要がなくなり、委託先Aもページを開くだけで情報を確認できるようになり、お互いの業務を効率化することができました。

実際に、「現場で携帯から簡単に見ることができていめちゃくちゃいい」と言っていただけました。

見せる情報をToyokumo kintoneApp認証で制限

委託会社ごとの案件の出し分けには、Toyokumo kintoneApp認証を活用しています。
Toyokumo kintoneApp認証の設定事例をご紹介！見せたい人に見せたい情報

弊社では、メールアドレスのレコードを対象に絞り込みを設定しています。

たとえば、「AAA」のメールアドレスで入った人はAチーム、「BBB」のメールアドレスで入った人はBチームとなります。

そうすることで、絞り込み条件により、A社はAチームの案件情報だけ、B社はBチームの案件情報だけ閲覧可能といった形でデータの出し分けが実現できます。

また、委託先の異動があった際に、都度Toyokumo kintoneApp認証の設定をするのは手間がかかるので、kintone同期（Webhook同期）を設定しました。

kintoneのレコードが追加・編集などされた際に、自動で反映されるので、各社異動があった際もkintoneアプリ側を触るだけでkViewerも更新されます。
弊社ではkViewerの設定画面はシステム管理者しかアクセスできないのですが、kintone同期（Webhook同期）があることで、ユーザー側でもビューの更新・メンテナンスを可能としています。

導入後の効果

kViewerを導入して委託先との情報共有を効率化したことで、面倒な仕分け作業やメールでの連絡が不要になりました。

業務効率化だけでなく、メール送信時の宛先ミスなどのセキュリティリスクを低減できたのも、1つの成果だと思います。

数字としては、Excel仕分けとメール送信で年間約33時間費やしていた作業がゼロになりました。

かなり手間がかかっていた部分になるため、社内からは非常に助かったという声をいただいております。

まとめ

kViewerを導入して、煩雑な委託先との情報共有を効率化した事例をご紹介しました。

実は本日ご紹介した事例は、私だけではなく、社内のデュアルワークチャレンジ（社内副業）制度で私たちのチームに参加しているメンバーと一緒に構築したものになります。

業務部門のメンバーと一緒に開発を進めていくことで、kintoneやトヨクモ製品の活用ノウハウを共有し、市民開発の拡大にもつなげることができたと感じております。

以上です。本日はありがとうございました。

ご登壇ありがとうございました！

恒松さん、今回はご登壇いただきましてありがとうございました！

外部の委託先の方との情報のやり取りを業務改善したい、という方はぜひご紹介いただいた活用例をご参考にしていただければと思います！

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