【5月ユーザー会】公益社団法人広島県社会福祉士会様による登壇レポート記事
目次
ユーザー会でのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をレポート！
この記事はユーザー会での公益社団法人広島県社会福祉士会 向垣内さんのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をお届けするレポート記事です。
今回は「kViewerで会員専用のマイページを構築した話」でご登壇いただきました！
事業概要
公益社団法人広島県社会福祉士会は、相談援助の国家資格を有している会員たちによって構成されている職能団体です。2025年5月時点での会員数は、広島県内で1126名となっています。
この組織の中に、私が事務局を担当している「権利擁護センターぱあとなあひろしま」があります。
「権利擁護センターぱあとなあひろしま」には、271名の会員が所属しており、広島家庭裁判所より依頼された成年後見人等を受任し、県内にて680件あまりの後見活動を行っています。
※後見人とは…認知症や知的障害などにより、判断能力が不十分な人の財産管理や契約・協議などの支援・保護のため、家庭裁判所によって選任される人のこと
私たちの仕事は、広島家庭裁判所から推薦依頼を受けて、登録している271名の会員を後見人として推薦し、業務のフォローなどを行うことです。
kintone導入のきっかけ
kintone導入のきっかけは、やはり会員が増えたことにあります。
業務上、提出してもらう書類が非常に多く、報告書などをはじめ、とにかく紙がたくさん出てくるんです。
大量の書類が紙媒体で届くので、事務局に人が集まってチェックする必要があり手間ですし、物理的な収納スペースにも限界があります。
また、従来使用していたExcelも、VBA（Office製品のプログラミング言語）が複雑でメンテナンスができずに困っていました。
何かシステムを導入しようと考えていた中、コロナ禍になってしまい、人が集まれない状況になりました。
1年ほどはこれまで通りの運用をしようと郵送で対応してみたものの、時間もコストもかかって大変でしたので、ようやく本腰を入れて、開発をしてもらうことにしました。
そこで導入されたのが、kintoneとトヨクモ製品だったのです。
kViewerで登録者用マイページを構築
今回、いろいろな要件があったため、業者さんに入っていただいてシステムを構築しました。
その結果、できたのがこちらの「ぱあとなあひろしま登録者用マイページ」です。
kViewerのMyページとダッシュボードビューを組み合わせて、必要な機能をギュッと詰め込みました。
こちらのマイページを会員の271名それぞれにお送りして、トップページを起点に報告書の提出や登録内容の確認・変更などをしていただく運用をしています。
例えば、年に1回行う後見報酬の内5%の手数料を納めていただく後見報酬手数料の申請や、ぱあとなあひろしま主催の勉強会の研修申込なども、ここからすべて対応可能です。
特に、研修に関しては、当社では単位制というものを採用しておりまして、年間5単位は取っていただく必要があります。
例年、「私今何単位取ってる？」とたくさんの問い合わせが来ていました。
それに対応するのに時間がかかっておりましたので、ダッシュボードビューで会員自ら確認できるようにしました。
FormBridgeと組み合わせて書類提出をデジタル化
kViewerとFormBridgeを組み合わせて、ぱあとなあひろしま登録者用マイページから、直接報告書の提出をできるようにしました。
各種報告書の提出ボタンを押すと、FormBridgeで作成した提出用のWebフォームに飛ぶようになっています。
細かい入力が必要だと手間なので、ラジオボタンやドロップダウンなどを多めにして、ポチポチと選択するだけで入力できる構成にしているのがポイントです。
さらに、会員番号や支部、名前やメールアドレスなどの基本情報については、kViewerとの連携で初期値として入力されているので、都度入力する必要はありません。
後見人の平均年齢が60歳近いこともあり、PC操作に慣れていない方もいらっしゃるので、できるだけ簡単に入力できるフォームにしています。
kintone導入による報告書提出手順の変化
kintoneとトヨクモ製品を導入したことで、報告書の提出手順が大きく変わりました。
まず、こちらが導入前の提出フローになります。
- 報告に必要な資料を集め、提出用にコピー
- 報告に応じた書式を3種類から選ぶ
- 各項目を記載（手書きもしくはPC）
- 出来上がった書類を印刷（提出用と報告者控え）
※複数ある場合は、ここまでの作業を件数分行う - 事務局へ郵送
- 記載漏れ、添付漏れがあった場合は、再提出もしくは追加提出
- 運営委員が手作業でチェック。その後、事務局で5年間保存
会員側は郵送までにかなり手間がかかりますし、こちらとしても紙のチェックをした上で、それらの紙を5年間保存することになっていましたので、すぐに書庫がいっぱいになっていました。
それが、今はkintoneやトヨクモ製品を導入したことで以下のように変化しました。
- 報告に必要な資料を集める
- マイページへログイン後、報告ページからフォームへ遷移
- 必要な情報をフォームに入力
- フォーム内の添付ファイルフィールドに添付資料を保存
- 記載後、回答を送信。控えが必要であれば書式を印刷できる
※複数ある場合は、ここまでの作業を件数分行う - 運営委員がオンラインでチェック。データとして保存
ぱあとなあひろしま登録者用マイページにアクセス後、報告書ページから該当のフォームに遷移して、入力するだけでよくなりました。
添付書類についても、直接フォームの添付ファイルフィールドにデータとしてアップできるので、郵送の手間はかかりません。
ただ、中には郵送していただく場合もありますので、その際には私たちがkintoneに保存するようにしています。
もちろん、私たち側も楽になりました。
これまで運営委員が集まって紙でチェックしていたのが、同じ場所に集まらなくてもkintone上でチェックできるようになりました。
こちらは、kintone・トヨクモ製品の導入前後の報告書の比較になります。
昔は手書きで書いていましたが、今ではフォームに入力した情報をそのままPrintCreatorで指定のフォーマットに載せて、出力・印刷できるようになりました。
フォームの入力後、回答完了画面から必要に応じて自身で控えを出力・印刷できるので、紙で情報を管理したいという方にも対応できるようになりました。
まとめ
最後にまとめです。kintone・トヨクモ製品を導入してよかったこととしては、主に以下の3つが挙げられます。
- 保管する書類の量が減った
- 各種申告、申込、報告などの簡略化ができた
- 郵送料の大幅削減ができた
大量の書類を保管する必要がなくなり、各種申請も会員自身でいつでもマイページからできるようになり、通知文・請求書などの送付にかかっていた郵送料も大幅に削減できました。
新しいメンバーも年に20人ぐらい増えている状況ですが、みなさんに協力してもらいながら、これからも活用を進めていきたいと考えています。
本日は以上です。ありがとうございました。
ご登壇ありがとうございました！
向垣内さん、今回はご登壇いただきましてありがとうございました！
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気になる方は、ぜひ以下のフォームよりお申し込みください。
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