【5月ユーザー会】自閉症ピアリンクセンター ここねっと様による登壇レポート記事
目次
ユーザー会での事例登壇の様子をレポート！
この記事はユーザー会での自閉症ピアリンクセンター ここねっと 田中さんの事例登壇の様子をお届けするレポート記事です。
今回は「社内の煩雑な事務作業をトヨクモ製品で効率化した話」でご登壇いただきました！
会社概要／取り巻く現状と課題
自閉症ピアリングセンター ここねっとは、仙台市を拠点に、発達障害のある方やそのご家族への支援を行っているNPO法人です。
現在は7事業・9拠点を構え、約70名のスタッフで、500名を超える利用者に直接・間接の支援を提供しています。対象は乳幼児から成人まで幅広く、年々利用者も増えてきました。
活動の中心は支援ですが、同時に法改正対応や行政とのやり取りといった事務作業も多く、限られた人員で多岐にわたる業務を担っています。
しかしながら、私たちの本当にやりたいことは、支援です。
PC操作が苦手な職員が多い中、多くの法定手続きや事務処理のアップデートが求められるのは大変な作業でした。
そこで、誰にでも分かりやすく使いやすいトヨクモ製品などのITツールを活用した事務効率化に取り組んでいるのです。
本日は、このような状況で、私たちがどのように事務効率化しているのか、FormBridgeとPrintCreatorの事例に絞ってご紹介していきたいと思います。
事例1.役員とのやり取りをメールからフォームへ
1つ目は、FormBridgeを使って、役員とのやり取りをメールからFormBridgeのWebフォームに切り替えた事例です。
私たちはNPO法人なので、毎年理事会や総会などを開催する義務があります。開催にあたり、必ず役員の方々とのやり取りが必要になります。
役員と面識がある職員は大丈夫なのですが、役員と面識がないメンバーからすると、どうしても役員とのメールのやり取りは緊張するものです。
これまでは、「役員に緊張しながら丁寧にメールを送って、返信があったらすぐにお礼を返して、返信が来なければ不安になって…」と業務的にも精神的にもエネルギーが必要な作業でした。
そこで、メールでのやり取りをやめて、FormBridgeの連絡フォームを通して役員から必要な情報（出欠確認、協議への意見、支払い先など）を入力してもらうようにしたのです。
こうしたことで、フォームに情報が入ってくるのを待って、入ってきたらそれを確認するだけでOKという状態になりました。情報収集業務の効率化と不安解消に成功したのです。
なお、現在は、役員用のHPを自前で制作して、そこにFormBridgeのフォームを沢山貼り付けているのですが、今後kViewerへの切り替えを検討しています。
事例2.フォームの導入で膨大な電話時間を削減
2つ目の事例は、外部からの膨大な電話を、FormBridgeの導入で大幅に削減した事例です。
おかげさまで、当社では、外部から発達障害についての講師依頼を受けることが多くあります。
仙台市の小中学校の校長先生や発達障害に関わりある方を集めたフォーラム、さらには県外からのご依頼など、年間で多くのご依頼をほとんど電話で受け付けていました。
この電話での受付が大変で、何より聞き取りに時間がかかります。
基本的にHPを見てお問い合わせいただきますので、先方が私たちに講演で何を話してほしいのか、こちらとしても本当の意図を掴むのが難しいのです。
そこで、講師依頼用のWebフォームを作ることにしました。こちらが実際のフォームです。
今まで実際に電話で聞かれたことを、すべて項目として落としてみて、記載例を併記する形でフォームを構築しました。
Webフォーム導入後の講師依頼の流れとしては、以下の通りです。
- 依頼元が講師依頼フォームに入力
- ここねっとより確認の電話連絡
- 実施日時・講師の決定
- 内容構成に関する打ち合わせ
- 実施
従来の流れに事前のフォーム入力が入ったことで、お互いスムーズにやり取りできるようになりました。
また、専門的なご依頼ではありますが、先にフォームに書いてもらっているため、事務員であっても引き継いで作業できるようになったという利点もあります。
番外編.フォームパターン化で業務を平準化
番外編となりますが、私たちは職員それぞれが色々な仕事を請け負いながら回しています。
そのため、特定のものだけがその仕事をできるという状態よりも、多くの職員がさまざまな仕事をできる体制を組みたいのです。
私たち事務側の職員だけでなく、支援を直接行っている現場のメンバーも、トヨクモ製品などを使っていける環境を作っていきたいと考えています。
そこで、Webフォームをパターン化し、作業を標準化することで、作業者の偏りをなくす施策を打ちました。
出欠入力フォーム、自由記述欄を設けたフォームなど、さまざまなパターンのものを用意しておいたのです。
その結果、現在は現場の人たちが過去に作成されたフォームをベースに、自分たちでフォームを作ってくれるようになりました。
現場から「保護者向けにイベントやるから事務側で申込フォーム作って」といった依頼を受けていた状況から、自ら動いてくれるようになったのです。
作成できる環境さえ用意をしておけば、意欲のある人たちが自発的に真似して作ってくれることを強く実感しました。
事例3.すべての書類をPrintCreatorに紐付け円滑化
ここからは、PrintCreatorの取り組みをご紹介していきます。
「このアプリさえ開けばすべての書類がある」という状態を作りたいと思い、1つのアプリに、全書類を詰め込んでみました。
これまで、当社ではMicrosoft SharePointをデータの保管場所として使用しておりまして、都度SharePointを開いて書類をダウンロードしてという作業を繰り返していました。
このSharePointにあった書類を、PrintCreatorを使ってアプリに集約したことで、クラウドストレージを開く必要がなくなったのです。
kintoneアプリを開くだけで、すぐに必要な書類にアクセスできるようになり、かなり作業がスムーズになったと実感しています。
事例4.PrintCreatorで書類のレイアウトを固定化
4つ目は、PrintCreatorで書類のレイアウトを固定化した事例です。
あるあるだと思うのですが、SharePointに送付状やラベルなどのデータが入っていると、各々がフォーマットをコピーして、独自の書類を作り上げていきます。
それが繰り返された結果、ラベル2、ラベル3…のような形で、社員独自のフォーマットがどんどん増えていくんです。
書類を散らかす方は基本片付けしてくれず、増えていく一方なので、どうにかできないかと考え、PrintCreatorでレイアウトを固定化することにしました。
今、1つずつ固定化していっている最中なのですが、実際にやり出してみると「実は汚くなってて気になってたんだよね」と言われて、やってよかったなと感じています。
例えば、子ども向けの活動で使う書類も、独自に作られてレイアウトが崩れていたので、固定化して誰もが整った状態で使えるようになったのは、1つの成果だと思います。
今後の展望
最後に、今後の展望です。まだまだ当社の事務効率化は道半ばです。
できればすべてのアプリにトヨクモ製品を適用しつつ、全職員が自ら使いこなせるようになったらいいなと考えています。
今年度頑張りたいこととしては、主に以下の2つです。
- 電話での相談や問い合わせの受付をFormBridgeに切り替える
- 面談時間の削減を目指し、FormBridgeでも情報収集を行う
まず、現在7事業9拠点において、ほとんどの時間、電話が鳴っている状況にあります。
発達障害が世間でメジャーになってくると共に問い合わせ件数も増えておりまして、新規の電話対応に、かなり時間がかかっている状態です。
数字にすると、年間では300件を超えておりまして、平均1件あたり40分もかかっています。
すべて切り替えることは難しいと思いますが、内容などによって部分的に切り替えることはできるはずなので、そこに向けてトヨクモ製品を活用していきたいです。
また、私たちのサービスでは、一度契約したら終わりではなく、利用者の方と何度も何度も面談をして、情報を確認する必要があります。
面談自体はとても大事なものですが、やはりわざわざ面談で聞かなくても、入力してもらえば済む情報もあるのです。
面談には、1件あたり60分かかっているため、双方にとって円滑に進むように、部分的にFormBridgeで情報収集していけば、効率化できるのではないかと考えています。
おわりに
当社では、どんどんやるべき事務作業が増えています。そして、発達障害の方の支援という責任ある仕事なので、高い質が求められます。
ただ、この事務作業は、私たちの得意なことではありません。そして、本当に私たちがやりたいことは支援なのです。
ただ、得意でなくとも、やらなくてはいけないことなので、できるだけ効率的に済ませていきたいと思っています。
その効率化を助けてくれるのが、トヨクモのFormBridgeとPrintCreatorです。これからも、必要不可欠である事務効率化のため、トヨクモ製品の活用をどんどん進めていきたいと思います。
以上です。本日はありがとうございました。
ご登壇ありがとうございました！
田中さん、今回はご登壇いただきましてありがとうございました！
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