【BPO事業】DXに後ろ向きな部署がkMailerでメール作成時間を83%削減した話 〜現場を動かした決め手は「送信前の確認画面」で生まれた安心感〜
目次
ユーザー会でのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をレポート！
この記事は2025年11月に開催したユーザー会での株式会社KIZASHI 原田さんのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をお届けするレポート記事です。
初登壇の今回は、「DXに後ろ向きな部署にkMailerを導入してみた話」でご登壇いただきました！
証憑案内で抱えていた問題
株式会社KIZASHIは、補助金・助成金に特化したBPO・コンサルティング事業やAIリスキリング研修などのサービスを展開している企業です。
当社で導入しているトヨクモ製品は、kMailerとkBackupのkintone連携サービス2製品とNotePM。
2025年は、kMailerが大活躍したため、「DXに後ろ向きな部署にkMailerを導入してみた結果」をテーマにお話しいたします。
当社では、補助金・助成金のサポート事業を行っており、補助金を申請して採択されたお客様にご案内のメールを送っています。
この際、提出する証憑（取引や事実を証明するための書類や記録全般のこと）が申請内容によって異なるため、お送りするメールも内容によって分けなければいけません。
たとえば、以下の図のように申請者1の方には案内文Aのメールを、申請者2の方には案内文Bのメールを送るといった流れになります。
この担当部署では、これまで申請者が申請した内容に該当する案内文を、各自で判断して送っていました。
ここで業務上の問題となっていたのが、以下の2点です。
- 申請者とメール文の組み合わせパターンが多く、送り間違いのリスクが高い
- 送り間違いのリスクが高いことで、何重にもチェックが発生し膨大な工数がかかる
加えて、業務の特性上、慎重な性格の方が多く、部署のマネージャーも50代の方でITリテラシーが少し低めの方でした。総じて、部署全体でDXに対して消極的だったのです。
kMailerを導入し、案内メールをテンプレ化
証憑案内で抱えていた問題を解決するべく導入したのが、kMailerです。
まず、個人がそれぞれ使用していた案内メール文のひな形を、部署内で1つのテンプレートに統一化しました。
それから、kMailerとkintoneアプリを連携し、申請者とメール文の情報を紐付けることで、kintoneのレコード上から簡単に案内メールを送信できるようにしました。
この結果、申請者へのメール案内がスムーズになり、以下のような効果を得ることができました。
- メール対応時間（1件あたり/12名体制）：35.75分→6分（約83%減）
- 全体1日対応時間（1人3件×12名）：21.5時間→3.6時間（約17.9時間減）
確認機能が現場での導入の決め手に
先ほどあげた導入後の改善効果は、ある程度導入前に予測できたものになります。
そのため、私はDXに消極的な部署の方々に、「こういった効果が見込めるからkMailerを導入して一緒に進めましょう」と提案していました。
しかし、いまいちピンと来ていないようで、それだけでは導入しようとはなりませんでした。
それでは、最終的に何がこの部署に響いてアクションを起こしたのかというと、送信前にメールを確認できる機能だったのです。
kMailerには、「メールを確認する」というボタンがあり、こちらを押すと送信前にメールの文面を見ることができます。
意外にもこれが現場に刺さって、kMailer導入に至り、業務改善へと繋がりました。
今回、私がお伝えしたいのは、kMailerの機能がかなり現場目線で考えられていることと、立場によって刺さるポイントが大きく変わってくるという点です。
社長に提案して反応がよくても、同じ提案が現場の人に通用するかどうかは、また別なのです。
このkMailerの事例を通して、それぞれの目線に立って考える大事さを学ぶことができました。
今回は以上です。ありがとうございました。
ご登壇ありがとうございました！
明日から真似できそう！と思えたご活用Tipsは見つかりましたでしょうか。
今回お話しの中でご紹介いただいたkMailerは30日間のお試しを何度でもご利用いただけます。
メール業務のミスや手間を減らしたいとお考えの方はぜひお気軽にお試ししてみてください。
ご紹介いただいたkMailerで何ができるかについてはこちらをご覧ください。
