業務で紙文書でのやり取りが多い場合、必要な情報を探したり、膨大なデータを整理・管理したりするのに手間がかかってしまいます。
特に、数字を扱う場面では入力・転記作業が煩雑で、用紙代やプリンター代などのコストも免れません。サステナブル社会が連呼される現代では、ペーパーレスが企業の課題となっています。
そこで本記事では、ペーパーレスのメリットを踏まえた上で、kintone（キントーン）でペーパーレスを実現した事例や、kintone連携サービス「プリントクリエイター」の機能を紹介します。
kintoneを導入中で、業務のデジタル化やセキュリティ強化、コスト削減を図りたい方は、ぜひ参考にしてください。
kintone(キントーン)は、ビジネスアプリ作成のクラウドツールで、サイボウズ株式会社が運営するサービスです。 業務で生じる多量なデータやそれに伴うコメントなどを一元管理でき、最近はCMでもよく見かけるようになりました。 今回[…]
紙作業の弊害とは？ペーパーレスを導入するメリット
紙の作業には情報管理やセキュリティ面、コストや環境面での懸念点があります。
そこで、ペーパーレスを導入するメリットを見ていきましょう。
情報の検索性が高まる
書類をインターネット上のシステムに保存すると、複数人での情報共有が容易になります。
電子書類はファイル名で検索が可能なため、必要な情報をすぐに見つけやすいです。
また、過去の文書も物理的なスペースを必要とせずに長く保管できます。
電子データは時間を問わず社外からもアクセスできるため、在宅勤務やモバイルワークなど、多様な働き方に対応できるでしょう。
コスト削減につながる
紙の書類や資料でのやり取りがなくなれば、印刷するための用紙代やトナー代、配送・郵送代や廃棄代を抑えられます。
また、プリンターの台数を減らすことで、リース代やメンテナンス代、プリンターの電気使用料金も削減可能です。
大量の紙文書を保管するための大型キャビネットや倉庫なども必要なくなり、オフィススペースを効果的に使用できるほか、賃料も抑えられるかもしれません。
情報セキュリティが高まる
紙文書の場合、不正な持ち出しや処分を防ぐため、金庫や鍵付きの倉庫で保管するなど、物理的なセキュリティ対策が不可欠です。また、紙質が劣化したり、火災や地震などの事故で消失したりする恐れも考えられます。
一方、電子データで書類を保管すれば、パスワードによるアクセス制限や閲覧制限により、文書の紛失や盗難を防止できます。
ログ管理を設定することで、いつ誰が情報を閲覧・編集したのかを記録に残し、追跡できます。また、データが劣化する心配がなく、バックアップをとることによって、万が一の事態でもデータの復元が可能です。
ペーパーレス化によって、情報セキュリティや内部統制が高まるでしょう。
情報の編集が容易になる
デジタル化された文書は、情報共有がしやすくなります。
1つのデータに対し複数人が同時にアクセスでき、共同での編集が可能です。
情報の確認や修正を行う際に、紙の文書でやり取りする手間を省けるため、作業の効率化に繋がります。
環境に配慮できる
オフィスでの紙の消費は、森林破壊の原因の一つと言われています。
森林破壊は野生動物の絶滅や地球温暖化など、環境へ及ぼす影響が大きいです。
ペーパーレスを促進することは、環境保護への第一歩となります。
また、ペーパーレス化はサステナビリティへの取り組みであり、SDGｓ（Sustainable Development Goals／持続可能な開発目標）に積極的な企業として、企業イメージも高まるでしょう。
kintoneでペーパーレスを実現できる
既にkintoneを導入している場合、kintoneをさらに活用してペーパーレスを実現できます。
実際に、kintoneによってペーパーレスを進めている企業も存在します。
以下で、kintoneでペーパーレスに取り組む企業の実例を見ていきましょう。
契約手続き業務の時間・コストを削減
求人情報サイトを運営する企業では、契約の際にFAXまたはメールで送られた契約書をクライアントが紙で出力し、押印またはサインして、再びFAXなどで企業に提出する必要がありました。
一方、営業担当は契約書未回収のクライアントにメールまたは電話で催促する書類回収作業に時間が割かれており、届いた契約書はスタッフ部門が目視で内容確認をしなくてはならず、契約数増加に伴い人力作業の限界に迫っていました。
そこで、契約手続きの工数を削減するため、既存の基幹システムとkintoneを連携した契約書の電子化を実行。メールでの簡単なやり取りのみで契約を締結できるようになりました。
契約手続きのシンプルさとスピード感はクライアントにも好評で、営業の書類回収作業が減り、新規顧客開拓や課題解決提案に時間を当てられるようになりました。
また、入力ミスや修正依頼の際にはkintoneから自動で通知が送られ、紙の契約書によるトラブルも減少しました。
申請・承認業務のスピードアップ
契約手続きや経費精算など社内のあらゆる業務においては、許可を申請し、承諾をもらう申請・承認フローがつきものです。
申請者側は書類の作成に時間がかかるほか、担当者が不在でなかなか承認をもらえなかったり、申請の流れが複雑で進捗状況が分からなくなってしまったりします。また、承認者や管理者側も書類にハンコを押すためだけに出社したり、書類を分類・保管するのに手間がかかったりしがちです。
そこで、とあるソフトウェア開発会社ではkintoneを導入し、申請・承認作業の効率化を図りました。
kintoneで作成した申請・承認アプリでは、リアルタイムでステータス履歴が表示されるため、申請・承認の進捗状況を確認できるほか、コメント欄で個別に連絡することで、承認の催促や対応漏れを防げるようになりました。
また、過去の申請状況も一覧で確認できます。kintoneはモバイル対応しているため、外出先やリモートワークでも場所や時間を問わずに対応できるようになりました。
ペーパーレス化で働き方改革
宿泊施設予約サービスを提供する企業では、従来、出張申請や購入申請などサインが必要な書類が1日に30〜50枚ほど溜まり、常にオフィスにいなくてはならない状態でした。
また、申請に関するスタッフとのコミュニケーションに手間がかかるほか、大量の書類から帳票を探すのも一苦労で、書類の紛失騒ぎも起こっていました。
そこで、kintoneによって承認業務60個を完全にペーパーレス化。スタッフから受け取る書類は0枚になり、スマホでいつでもどこでも確認できるため、出張や休暇の予定も立てやすくなりました。
また、kintoneでは申請書類に紐づいてコメントできるため、コミュニケーションがスムーズに。以前までトラブルのあった監査作業も、kintoneのシステム化された承認履歴により、後からの検索や情報開示が容易になりました。
『プリントクリエイター』でカンタン帳票出力&ペーパーレス化促進
『電子帳簿保存法』の改正により、国税関係帳簿書類をデジタルで保管することが義務化されました。2024年1月1日から、メール添付のPDFやWebサイトからダウンロードした請求書や納品書、見積書などは、紙で印刷して保管できなくなります。
事業者は電子取引における書類を電子データで保存するための準備が必要です。
既にkintoneを導入している場合、kintone連携サービス「プリントクリエイター」を使うことで、レコード内のデータを簡単に出力してデータとして保管できます。
プリントクリエイターとは
プリントクリエイターとは、kintone内の情報を用いて帳票を作成できるツールです。
kintoneに登録されている社名や金額などのデータを参照し、マウス操作のみで見積書や請求書などを作れます。既存で使っているPDFをアップロードし、kintoneアプリ上のどの項目をどこに表示するか配置してから「出力」ボタンを押せば、PDFファイルを表示可能です。帳票を作成する際に、ExcelやWordでデータを移し替える必要がありません。
また、kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるため、月末の精算業務の負担も減らせます。様々な用紙サイズに対応し、年賀状の宛名印刷や宛名ラベルの作成にも使えます。kintone上に保存されているURLやメールアドレスをQRやバーコードに変換すれば、入館証の発行や商品管理にも役立てられるでしょう。
Toyokumo kintoneapp認証でアクセス権限を設定可能
Toyokumo kintoneapp認証とは、kintone連携サービス「フォームブリッジ」や「kViewer」で作成したフォームやビューへアクセスする際、メールアドレスで認証制限をかける機能です。特定のユーザーのみにフォームやビューを公開したい場合に利用します。
ユーザーはメールアドレスでの認証に成功しない限り、フォームやビューにアクセスできません。反対に、一度認証を通過すれば、その都度認証することなしにフォームやビューを行き来できます。
通常、kintone内の情報はkintoneライセンスユーザーしか閲覧できません。しかし、Toyokumo kintoneapp認証によって、社内外の閲覧できる人と閲覧できない人を指定できます。
kintoneとプリントクリエイターを連携させれば、社内外の帳票類を完全にペーパーレス化することも可能です。実際に、電設資材の卸売りを手がける企業では、kintoneとプリントクリエイターの導入で紙の帳票を廃止し、年間400万円のコストダウンに成功しました。また、カタログの送付依頼や社内から情報システム部への問い合わせには、フォームブリッジとkViewerを活用し、Toyokumo kintoneapp認証によって安全に情報共有を行っています。
企業のペーパーレス化をサポートするkintone
今回はペーパーレスのメリットやkintoneでのペーパーレス化の成功事例、kintone連携サービス「プリントクリエイター」の機能や特徴を紹介しました。
デジタル化により情報のセキュリティ対策が重要視される中、ペーパーレスはコスト削減や業務効率化、環境配慮などのメリットが多くあります。kintoneや連携サービスを活用することで、IT知識がなくても簡単にペーパーレスを実現可能です。
プリントクリエイターは30日間無料でお試しいただけます。業務効率化や社内のデジタル化にお悩みの方は、ぜひお気軽にお試しください。
