【4月ユーザー会】株式会社ミエデン様による登壇レポート記事
目次
ユーザー会での事例登壇の様子をレポート！
この記事はユーザー会での株式会社ミエデン 久保さんの事例登壇の様子をお届けするレポート記事です。
今回は「トヨクモ製品で資産管理や書類作成などの社内業務を効率化した話」でご登壇いただきました！
会社概要とトヨクモ製品の導入状況
株式会社ミエデンは、1967年設立、社員数約560名の三重県津市に本社を置くIT企業です。
事業としては自治体、民間、医療機関へのシステム導入・サポートを行っています。また、自社データセンターを活用したインフラサービスの提供もしております。
最近はいくつか新しい取り組みをしていて、パーパスの策定に伴う浸透研修やWeb広告の作成などを行いました。
また、本社ビル2Fをリノベーションし、「New Tone」と名付けまして、こちらは2025年2月のkintone Café 三重の会場にもなっています。
そんな当社では、現在以下5つのトヨクモ製品を導入しています。
- FormBridge
- kViewer
- PrintCreator
- kMailer
- DataCollect
PrintCreatorとDataCollectを約4年前、FormBridgeとkViewerを約3年前、一昨年にkMailerを導入して、さまざまな場面で活用している状況です。
本日は、各製品をどのような場面で使っているのか、5つの事例を挙げてご紹介していきます。
事例1.HPの問い合わせフォーム
1つ目は、当社HPの問い合わせフォームをFormBridgeに入れ替えた事例です。
以前から問い合わせフォーム自体はあったのですが、変更前はお問い合わせ区分に応じて、問い合わせを担当者のグループメールに送付する仕組みとなっていました。
この仕組みでは、新卒採用についての問い合わせは採用担当に、事業・商品についての問い合わせは事業・商品担当のみに届く形になっていました。
この場合、お客様から「HPで問い合わせた件、どうなっていますか？」とHP担当者に電話が来ても、HP担当者からは見れないお問い合わせが出てくるんですね。
そうなると、HP担当から都度他の担当へ確認が必要になり、対応が遅くなってしまうケースが出てきます。結果、お客様にもご不便をおかけするので、以前から課題に感じていました。
FormBridgeでHPの問い合わせフォームを構築
この課題を解決するべく、HPをリニューアルするタイミングで、問い合わせフォームをFormBridgeで作成したWebフォームに入れ替えました。
仕組み自体は非常にシンプルです。kintoneにお問い合わせ管理アプリを作り、そことFormBridgeを連携させてフォームを作成。
作成した問い合わせフォームを自社HPに埋め込み、お客様が入力されたデータがお問い合わせ管理アプリに入っていく形となっています。
お問い合わせが入ってきた際に、kintoneのレコードの条件通知機能で、お問い合わせ区分ごとに担当者に通知を飛ばすようにしています。
さらに、HP担当は、すべてのお問い合わせ内容を見れるように設定したので、以前のように電話で問い合わせが来ても、すぐに自身で確認して対応できるようになりました。
事例2.部内の資産管理
2つ目は、部内の資産管理をDataCollectで効率化した事例です。
私が所属している経営企画本部 情報戦略部では、社内で使用する事務用のPCやモニター、社給のスマートフォンなどを管理しています。
以前は、ファイルサーバー内に格納されているExcelファイルで「PC管理台帳」「モニター管理台帳」のように管理していました。
ただ、この方法だと、最新のファイルがどれだか分からなくなってしまい、新しく1から作っても似たようなものが量産されてしまうので、管理が煩雑になっていました。
DataCollectで複雑な資産管理を自動化
煩雑な資産管理をもっと便利にできないかと考え、kintoneとDataCollectを活用して管理することにしました。
識別子あり・なしの資産管理データベースアプリを2つ用意し、その2つのアプリの集計結果を表示させるために、資産管理台帳というアプリを作りました。
Webhook連携により、データベースアプリにレコードが追加・編集されるタイミングで自動更新され、DataCollectを通してアプリ間集計が自動で行われます。
これにより、「kintoneを見れば最新の状態の台帳が見れる」＝「自動で最新の資産管理ができる」という状態を実現しています。
こちらは、実際の資産管理データベースアプリの画面です。
「識別紙あり」はPC・サーバ・電話回線などの個体識別子で管理するIT機器、「識別紙なし」は識別子管理はしないけども個数を管理しているモニター・端末などです。
これら2つのデータベースアプリの情報をDataCollectで資産管理台帳に集計して、現在の利用数や在庫数などをリアルタイムで把握しています。
このシステムを構築したことで、部内の資産管理がかなり分かりやすく、便利になったと感じています。
事例3.端末予約のデジタルサイネージ
3つ目の事例は、kViewerを使って端末予約のデジタルサイネージを設置したお話です。
当社の情報戦略部では、社内の方が出張などに行く際、モバイル端末、ルーター、PCなどを貸し出ししています。
流れとしては、kintoneの予約管理アプリから貸出予約を入れてもらい、予約時間になったら所定の場所まで予約物を取りにきてもらうという仕組みです。
この仕組みでは、取りにきた際に「予約したルーターの番号を忘れた」「先輩が予約したやつを取りにきたけど番号が分からない」といった問題がよく起きていました。
kViewerのダッシュボードビューで予約状況を表示
受取場所で予約内容を見れるようにすれば、この問題を解決できるという話が出たので、トヨクモのkViewerを使うことにしました。
kViewerでダッシュボードビューを作り、予約状況を一覧で表示し、画像のようにモニターに表示して設置することで、その場で予約内容を確認できるようにしています。
中身としては、【今日の貸出】【今日の返却】【明日の貸出】の3つのカードビューを作り、一覧画面で並べて表示しています。
また、ブラウザ側に指定した秒数で自動的にページがリロードされる拡張機能を入れているので、最新のkintoneの情報が自動で表示されるのもポイントです。
実際にこれを実装してからすごく便利になったというお声をいただいたので、やってよかったと感じています。
トヨクモ製品を組み合わせた事例
最後に、トヨクモ製品を組み合わせた事例として2つご紹介いたします。
FormBridge×PrintCreatorで見積書を自動作成
FormBridgeとPrintCreatorを連携させて、見積書を自動作成できるようにしました。
FormBridgeのフォームに見積り内容を入力してもらうと、連携しているPrintCreatorからPDFの見積書が発行されて直接ダウンロードできるという仕組みです。
お客様目線では、いつでも好きなタイミングで見積書が発行できますし、当社としても見積書の作成にかかる負担がなくなったので、双方メリットのある効率化事例となりました。
PrintCreator×kMailerで請求書を一括作成&一括送付
もう1つが、PrintCreatorとkMailerを使って、請求書の一括作成・一括送付を実現した事例です。
まず、請求書のCSVファイルをkintoneアプリに取り込みます。
取り組んだデータをPrintCreatorで請求書のPDFデータとして出力し、このPDFの保存先をkintoneアプリのレコード内にある添付ファイルフィールドに設定します。
あとは、添付ファイルフィールドに保存された請求書のデータを、kMailerを使って一括送信するという仕組みです。
これまでは、経理担当者が一件ずつ指定用紙に印刷して封入して郵送してと手作業で対応していましたが、この煩雑な作業を自動化することに成功しました。
当社製品のSafe Storageでは、案件が多いときだと月次で100件ほどの請求書を送る必要があったので、削減効果はかなり大きかったと思います。
まとめ
ここまで、トヨクモ製品を使った5つの社内活用事例をご紹介させていただきました。
今後についてですが、kViewerを使ってまた新しく便利にできないかと考えている最中です。
当社では、福利厚生の一環でゴルフの法人券の発行ができるのですが、その際、社内で予約が被ってはいけないというルールがあります。
現状だと、担当者に「この日チケット取りたいんですけど、空いてますか」と電話で確認する手間のかかるフローになってしまっているのです。
ここでkViewerのカレンダービューを使って、チケットの発行状況を可視化できれば、連絡のやり取りを減らして効率化できるのではないかと考えています。
このように、トヨクモ製品を使えば、kintoneの標準機能では実現できない、さまざまな業務をもっとよくしていけるのではないかと思います。
以上です。本日はありがとうございました。
ご登壇ありがとうございました！
久保さん、今回はご登壇いただきましてありがとうございました！
たくさんご紹介いただいた活用事例、どれも非常に勉強になります！
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