トヨクモ新卒研修の集大成！kintone連携サービス活用コンテスト 開催レポート
こんにちは！インターン生の大保です。
今回は、先日社内で開催された「kintone連携サービス活用コンテスト」の様子をお伝えします！
本イベントは新卒4名による2ヶ月間の研修の集大成として実施され、kintoneとトヨクモ製品を活用した業務改善・効率化のアイデアを競い合うものです。
新卒メンバーがそれぞれの経験や視点を活かし、課題解決のための熱いプレゼンを繰り広げました。また発表後には審査員からの鋭いフィードバックや、参加者同士の活発な質疑応答もあり、トヨクモ製品に関する知識の定着と実践力、問題解決のプロセスを学ぶことができるイベントとなりました。
目次
コンテスト概要
発表時間は1人10分で弊社6製品のうち、1製品以上を選択します。また、複数製品の組み合わせも可能です。
kintone連携サービス活用コンテストの審査基準は以下の4点です。
- 業務への有用性
- 創造性
- 実現可能性
- プレゼンテーションの明確さ
審査員は以下の5名に担当していただきました。
- 取締役 経営管理本部長 石井さん
- 取締役 マーケティング本部長 小川さん
- 新卒教育担当3名
新卒社員4名による発表内容ダイジェスト
実際の業務フローや体験をもとに、現場のリアルな悩みを解決するための業務改善・効率化アイデアを発表しました。4名が考えたトヨクモ製品の活用法をご紹介します！
「塾講師の“本当にあった怖い転記”を救うDX」
根岸：僕が提案するkintone連携サービスの使い方は、アルバイトで働いている塾講師がターゲットです。塾には約50名の講師が在籍し、10クラスを担当していました。各クラスの生徒数は20〜30名ほどでした。
社員とアルバイト講師が共同で授業を担当し、kintoneとFormBridgeは導入済みで交通費精算はデジタル化されていたものの、依然として、紙ベースの業務が根強く残る環境でした。
毎朝実施される漢字テストの結果に基づいて席順を変更するため、以下のような非効率な業務フローが存在していました。
- 漢字テストの点数を紙で回収
- その点数を名簿・Excel・kintoneへと計3回も転記
この手作業による転記作業は、転記ミスや2〜3時間もの転記時間という大きな問題を引き起こしていました。
上記の問題を解決するため、以下の仕組みを提案します。
- FormBridgeによる答案データ直接入力
- PrintCreatorによる座席表の自動生成
この仕組みにより、事務担当者の転記作業が不要になり、作業時間も現在の1/3に抑えることができるため大幅なコスト削減が見込めます。
さらに、校舎ごとにユーザーライセンスを追加で購入していただくことで、教室ごとの独自レイアウトや、さらに多様な帳票の作成・出力にも柔軟に対応できるようになります。
【使用製品：FormBridge、PrintCreator】
「ホテルのイベント受付DX〜エンゼル・わんぱくキッズ〜」
山田：僕は以前、ホテルでのアルバイト経験のなかで見つけたイベントの受付業務の問題を改善する提案をします。
そのホテルでは魚の掴み取りや捕まえた魚をその場で捌いて味わうことができる人気の川遊びイベントが開催されていました。大自然を満喫できるような楽しいイベントでしたが、その裏では、参加する親御さんや運営スタッフの多くの苦労がありました。
参加者側の問題は以下の3点です。
- 各イベントに申し込むために必ず指定のカウンターまで足を運ぶ必要がある
- 申込書はその場で手書きで記入する必要があり、20分近く時間がかかる
- 子どもの気分で急な参加やキャンセルが多い
スタッフ側の問題は以下の4点です。
- 参加者情報をExcelに転記する手間がかかる
- 転記のため、担当者は毎日朝1時間早く出勤する必要がある
- 申込書の文字が判読しにくいことやふりがなが読み取れないことがある
- 受付時に参加者の確認がスムーズに進まないことがある
これらの問題に対して、FormBridgeでWebから申し込みできるようにし、kViewerで家族単位で情報編集できるようにしました。
またユーザー管理（Toyokumo kintoneApp認証）で家族の情報のみを閲覧・編集することもできます。
さらにPrintCreatorで参加証を作成することで、QRコードで受付することで参加者名簿から情報を探す手間を省くことができます。
結果として、転記作業をする必要がなくなり、スタッフの出勤時間も1時間早める必要がなくなりました。またアルバイト3名の毎日1時間ずつの作業を減らすことができたので、1ヶ月で90時間の削減が期待できます。
【使用製品：FormBridge、kViewer、PrintCreator】
転記地獄からの解放！記事制作フローの一元管理
遠藤：みなさん、仕事中に『単位を間違えてしまった経験』や『転記作業を忘れてしまった経験』はありますか？実際に僕がインターンとして働いた現場でも転記ミスが多く、時間や活力がどんどん奪われた経験があります。
インターンの中では『トヨクモ防災タイムズ』の記事運用を行っていましたが、記事を作るたびにキーワードや原稿URL、タイトル、公開URLなどを管理する必要がありました。
これが本当に大変な作業で、記事の外注先が増えると情報を管理するシートも増えます。時には1つの記事情報を4か所で管理することもありました。
月に30〜40記事の公開予定があり、1記事につき、3〜4回転記をするため月間では120回ほどの転記作業が発生していました。実際にミスも多く、どこで間違えたかがわからないことも多くありました。
そこで、この問題を解決すべく、kintoneとトヨクモ製品を組み合わせてシステムを組んでみることにしました。
kintoneのアプリアクションというレコードの内容をそのまま別のアプリに写せる機能を使用し、レコードを自動で別アプリにコピーできる仕組みを作りました。
またFormBridgeやkViewerで外部やインターン生にも安全に情報を公開・編集できるようにして、記事のステータスもドロップダウンで管理しました。加えてkViewerのリンクリスト機能で優先して構成すべき記事をワンクリックで分かるようにしました。
結果として月120回もの転記作業をほぼ自動化できて、情報も一元管理できます。
実際の導入に向けて調整中ですが、これからどんどん活用していきたいです。
【使用製品：FormBridge、kViewer 】
母の笑顔を守りたい！カフェの注文フローをセルフオーダーで変革
武富：私はカフェチェーン店の注文フロー改善について提案します。私の母が実際に店舗で働いており、注文取りの手間やハンドリング入力によるミスや残業時間の増加といった問題があることを聞きました。
母が働く店舗では、テーブル8席、カウンター5席で構成されており、お客様はマダムやビジネスマン、学生などです。メニューはドリンク、フード、スイーツと豊富に取り扱っています。母は勤務後、帰ると疲れてしゃがみ込んでしまうほど疲れていました。
これらの状況を改善するためにも、FormBridgeとkViewerを使うセルフオーダー法を考えました。
まずは店側で商品マスターアプリを作成し、座席ごとに専用のQRコードを発行し、お客様がスマホで注文できるようにしました。キッチン側はkViewerでリアルタイムに注文内容を確認できます。
商品マスター登録フォームでは、商品名、商品番号、金額、画像を入力します。
パラメータ機能を使い、URLの末尾を変更することで、フィールドに情報を入れることができます。このURLをQRコード化して座席に設置します。
お客様の操作としては、kViewerで商品を検索し、個数を選択、小計、合計金額を確認し、完了します。
その後、キッチン店員がkViewerのリストビューでFormBridgeに入力された情報を確認し、商品の作成を行います。リストビューは完了チェックがないもののみを表示する絞り込み条件に設定されています。
既存のセルフオーダーサービスもありますが、在庫管理や発注書作成、お礼メールも自動化できるなどのトヨクモ製品の連携による柔軟な活用効果と、情報の蓄積が強みです。
ただし、スマホを持っていないお客様には、貸し出し用スマホや写真付きメニューを用意するなど工夫も必要になります。
これらを実現し、母が笑って『ただいま』と帰れる未来を作りたいです。
【使用製品：FormBridge、kViewer、DataCollect、PrintCreator】
コンテスト優勝者の発表
審査員による厳正な審査の結果、今回の「kintone連携サービス活用コンテスト」の優勝者は、、、
「山田さん」に決定しました！！
山田さんの発表「ホテルのイベント受付DX〜エンゼル・わんぱくキッズ〜」は、現場のリアルな問題を自らの体験から明確にし、FormBridge・kViewer・PrintCreatorを組み合わせた実践的な解決策を提案したものでした。
参加者・スタッフ双方の負担を大きく軽減する仕組みを構築した点や、プレゼンテーションに対する熱意が評価されました。
審査員からは「全員のクオリティが高く、誰が選ばれてもおかしくなかった」との声もありましたが、最終的には山田さんの提案が特に優れていると認められ、見事優勝を勝ち取りました。
まとめ
今回の「kintone連携サービス活用コンテスト」を通じて、現場の課題を深く見つめ直し、トヨクモ製品の実践力の向上に繋がったと思います。
発表者それぞれが自らの経験をもとに、業務改善や効率化のアイデアを提案し、今までの製品の習熟とプレゼンテーションの成果を発揮できたコンテストになりました。
