新卒・中途の人材採用から社員名簿の管理、人事評価に関する質問への回答など、人事の仕事は多岐に渡ります。
膨大な数の応募者の選考状況や個人情報を管理したり、人事評価に必要な情報を個別に整理したりと、紙を中心としたアナログな管理方法ではいずれ限界が来ます。
そこで人事の業務効率化に活躍するのが、サイボウズのビジネスアプリ作成ツール『kintone（キントーン）』です。
当記事では、人事がkintoneを活用するメリットやkintoneで改善できる人事の業務などについて詳しく解説していきます。
人事の課題をkintoneで解決！
kintoneとは、サイボウズが提供しているビジネスアプリ作成クラウドサービスです。
自社の業務に合わせてノーコードでアプリを作成したり、面接応募者の情報や顧客情報などさまざまなデータを一元管理できたりと業種・業界問わず業務のデジタル化や効率化を実現できます。
人事の主な仕事として、新卒・中途社員の採用や社員名簿の管理、人事制度の策定などが挙げられます。
会社規模によっては膨大なデータ量を取り扱うことになり、紙での管理が困難となる場合もありますが、kintoneを活用すれば情報の管理、検索、共有までを一貫して行うことが可能です。
人事の業務改善に役立つkintoneの機能
kintoneの機能のうち、特に人事の業務改善に役立つ機能を5つピックアップして解説していきます。
アプリの作成機能
kintoneでは、自社の業務に合わせて、オリジナルのアプリをノーコードで作成することが可能です。
人事と一括りにされがちですが、採用担当や教育担当など担当業務はそれぞれだと思います。さらに、同じ採用業務でも1次面接だけの会社もあれば、集団面接から3次面接まである会社もあり、管理方法もそれぞれです。
kintoneであれば、自社の業務に合わせて項目を設定し、無駄のない完璧なアプリを自身で作成できます。たとえ業務フローが変わった場合でも外部に頼らず柔軟に対応することができます。
プロセス管理
kintoneのプロセス管理とは、複数のユーザーで行う業務を管理できる機能です。人材採用や申請承認など、上長などを含む複数の担当者で進めていく業務で役立ちます。
例えば、人材採用のフローが「1次面接→2次面接→役員面接」となっている場合、「1次面接：人事担当者、 2次面接：該当部署の部長、役員面接：代表取締役」を担当者として設定することで、応募者がどの段階まで進んで誰が担当しているかをひと目で確認できるようになります。
カレンダー表示
kintoneでは、アプリ内の情報をカレンダー形式で一覧表示することができます。
人事では、採用シーズンや人事評価の時期になると、1日に何人も面接・面談をする必要があり、いつ誰とどこで何をするかを管理するだけでもかなりの負担になることでしょう。
kintoneアプリで面接や面談の予定を管理しているのであれば、アプリをカレンダー表示に設定して自分が担当になっているものだけ表示するよう絞り込むことができます。わざわざ他のカレンダーツールを開いて予定を書き込んだり、卓上カレンダーを使用したりする手間も削減できます。
リマインダー通知
kintoneには、条件を満たした際にメールやkintone上にリマインド通知を送る機能が搭載されています。
日時や条件をあらかじめ設定しておくことで通知を送ることができ、個人宛てだけではなく、人事部などの組織を対象として送ることも可能です。
面接実施日から1日前・1日後のように、イベントの前後どちらでも設定できるので、事前の確認や実施後の連絡管理など幅広く活用できます。
自動計算機能
kintoneでは、仕入れ金額や売上金額などの情報を元に、自動で数値を算出する自動計算機能が搭載されています。売上金額の数値から仕入金額を引いて利益を算出するといった四則演算を行うことが可能です。
人事では、出勤時間と退勤時間の値を元に勤務時間を自動計算したり、利用した交通費を登録してもらって月の終わりに合計金額を自動で計算したりと人力で計算する手間を削減することができます。
kintoneで改善できる人事の業務一覧
kintoneを活用することで改善できる人事の業務をご紹介します。
社員名簿管理
kintoneを利用して、社員情報を一元管理することができます。
入社日や配属先、人事評価に関わるメモなど各社員の情報をそれぞれ管理することができ、人事や役員などの関係者以外には見えないように設定することも可能です。
会社で携帯やPCを貸与している場合に使用している備品の情報を紐付けたり、取得している資格の情報を合わせて表示されるようにしたりと1画面で社員情報が分かるようになるため、社員情報の検索が格段に楽になります。
採用管理
採用業務にkintoneを導入することで、脱アナログ化・効率化を期待できます。
人事が採用業務を行う場合、企業によって面接の回数が違ったり、個人面接の前に集団面接があったりと採用に至るまでのフローはさまざまだと思います。
採用管理システムによっては新卒・中途のいずれかに特化していたり、管理フローがテンプレ化していて自社に合わなかったりする可能性があるでしょう。
kintoneを活用すれば自社の採用フローや方式に合わせた独自のアプリを簡単に作成できるので無駄のない業務効率化が実現可能です。
勤怠管理
kintoneを用いて、社員の勤怠管理をデジタル化することができます。
出勤、退勤時間を社員に入力してもらうことで残業時間を自動で計算できたり、その月の勤務日数を算出してくれたりと手元で計算せずとも社員毎の勤怠管理を実現できます。
また、kintoneでは編集履歴が残るため、明らかに矛盾がある勤務履歴があった場合にもデータとして確認することが可能です。
ただし、kintoneで勤怠管理を行うのであれば、全社的にkintoneを使用していて、なおかつ勤務形態が複雑でない必要があります。
パートやアルバイトが多く休憩時間が人によって変わってきたり、変形労働時間制やフレックスタイム制を採用していたりする場合は勤怠管理アプリの設定が複雑になるため、自社の勤務形態を考慮した上で検討しましょう。
相談管理
社員からのキャリア相談や人事評価に関する疑問に回答することも人事の大切な業務です。しかし、同じような質問が何度も来て業務が圧迫されている人事担当者も少なくないと思います。
kintoneを利用すると、社員からよくある質問をまとめたFAQ形式のアプリやり、回答状況を管理できる問合せアプリを作成できます。これらのアプリを作成することで、口頭でのやり取りを省略でき、相談対応の工数を大幅に削減可能です。
なお、他のメンバーには見られたくない相談事がある場合は、人事に直接メッセージを送って匿名でやり取りすることもできます。kintoneは、LINEや電話番号などの個人情報を交換せずに利用できるチャットツールとしても活躍します。
人事業務に役立つサンプルアプリ3選
kintoneでは、部署・業種別に活用できる100種類以上のサンプルアプリが提供されています。
そのまま使うことができるのはもちろん、自社の業務に合わせて必要な項目を追加したり、デザインを変えたりと自由にカスタマイズすることが可能です。
ここでは、人事業務に役立つサンプルアプリを3つピックアップしてご紹介いたします。
タイムカード
タイムカードは、勤務の記録・申請・管理ができるアプリです。出勤・退勤時間を入力すると自動で勤務時間を算出してくれます。
いつ誰が勤怠を入力したか履歴としてデータが残るため、勤怠入力の不正防止にも役立ちます。
「勤怠時間−固定勤務時間」が表示されるフィールドを設置することで、残業時間が自動算出されるようにカスタマイズすることもできるため、kintone初心者の方が自動計算の設定を勉強するのにもおすすめです。
FAQ
FAQは、社内でよくある質問と回答をFAQ形式で登録できるサンプルアプリです。
人事評価に関する相談や手続き方法に関する質問などを登録することで、相談業務の業務効率化を実現することができます。カテゴリーに分けてFAQを登録できるため、社員も見つけたい情報を簡単に見つけることが可能です。
変更履歴が確認できたり、コメント欄でのやり取りができたりするため、過去どのような経緯で現在のルールに至ったのかを確認することもできます。
エントリーシート管理
エントリーシート管理は、採用応募者のエントリーシートを管理できるサンプルアプリです。
氏名やメールアドレス、電話番号や写真などの個人情報を一元管理できます。
トヨクモのkintone連携サービス『FormBridge(フォームブリッジ )』を使って採用フォームを作成することで、応募者本人に学歴や志望動機などの情報を登録してもらえるようになるため転記作業を省略することが可能です。
採用フォームの受付＆自動メール送信を実現！
人事部でkintoneを活用した採用活動を行うことを想定して、採用フォームの作成から応募完了メールを送信するまでの手順をお見せしたいと思います。
今回は、応募者本人にエントリーシートの情報を登録してもらい、自社のメールアドレスから自動で受付完了メールを送るために以下のkintone連携サービスを利用します。
- Webフォームの作成：『FormBridge（フォームブリッジ）』
- メールの自動送信：『kMailer（ケイメーラー）』
それでは、早速実践していきましょう！
Step1：エントリーシート管理アプリを作成
まずは、採用フォームの情報が登録されるエントリーシートの管理アプリを作成します。
サンプルアプリのエントリーシート管理なら、初めからエントリーフォームに必要な項目が揃っているため、アプリを1から作成する手間を省くことができます。
Step2：採用フォームを作成する
FormBridgeを使って採用フォームを作成します。
先ほど作成したエントリーシート管理アプリからフォームを作成すると氏名や希望勤務地などの項目がそのまま持ってこられるので、1分もかからずに画像の状態まで持っていくことが可能です。
Step3：自動返信メールを設定する
FormBridgeの設定項目にある「回答保存プロセス＞プロセスを追加」を押し、「3.回答者への自動返信メール」を開いて自動返信するメールを編集しましょう。
この際、kMailerと連携しておくことで自社のメールアドレスから自動返信メールを送ることができるようになります。
なお、FormBridge単体でも自動返信メールを送信できますが、基本機能では”autoreply@kintoneapp.com”のメールアドレスから送信されることになります。
Step4：採用フォームに入力&自動返信メールが届くか試す
採用フォームの設定ができたら、フォームを公開して実際に入力してみましょう。
正しく自動返信メールを設定できていれば、フォームの入力を完了したタイミングで入力したメールアドレスに受付完了メールが届いているはずです。
30日間の無料お試し実施中
今回は、kintoneで人事の仕事を効率化する方法や人材採用での具体的な活用方法などについて解説しました。
社員情報や応募者情報の管理だけでなく、FAQや勤怠管理など人事の業務を幅広くデジタル化できます。紙を中心としたアナログな業務でお困りの人事部の方は、ぜひkintoneの導入をご検討ください。
kintoneおよび採用フォームの作成・自動返信メールの送信で使用したFormBridgeとkMailerは、30日間の無料お試しを実施しておりますので、少しでも気になった方はぜひこの機会にお試しください。
