【人事採用】kintoneから面接結果を自動で送信する方法を解説!

こんにちは、インターン生の丸田です!

\はじめましてkMailer/

ということで、この記事を書くにあたって半日かけてkMailer勉強してまいりました〜
初心者さんでもシステムが完成できるよう、わかりやすくお伝えできればと思います!

今回は、「多段階自動送信」の使い方と設定方法についてです。
ワークフローの構築やメールを多く使う業務をされる方、採用担当の方に是非読んでいただきたい記事となっております!

関連記事

kMailerとは、kintone上からメール送信ができるkintone連携サービスです。 本記事では「kMailerって結局どんなサービスなの?」「kintoneの通知とは何が違うの?」「メールワイズとの違いは?」などの疑問にお答え[…]

「多段階自動送信」ってなーに?

ひとことで言うと、「条件に合わせて段階的にメールを自動で送信する」ということです!
まだちょっとよくわからないですね。

今回は採用面接のワークフローで「多段階自動送信」を組み立てる方法をお伝えします。
フローチャート化するとこんな感じ。

メールの内訳↓

  1. 1次面接合格メール
  2. 1次面接不合格メール
  3. 最終面接不合格メール
  4. 最終面接合格メール

今回のシステムの目標は、

  • 上の4つのメールが1次面接/最終面接・合格/不合格の結果に合わせて段階的に自動で送信される
  • メール送信済みであることを自動でkintoneに記録する

の2つです!

頑張りましょう!

システムを動かしてみた!

ユーザー側、管理者側がどのような画面を見ることになるのか、実際にシステムを作る前にご覧ください。

こちら、採用候補者のまるたさんのレコードです。

まるたさんは先日行った1次面接に合格したので、レコードを編集します。

すると、まるたさんのもとにメールが届きました。

kintoneをもう一度確認すると…
「1次面接結果メール」フィールドが自動で「送信済み」に変更されているではないですか!

…といったシステムを作成します^^

多段階自動送信のレシピ

ではさっそく組み立てていきましょう!

使用ツールと材料

使用ツール

  • kintone
  • kMailer

材料
【kintone】

  • 採用候補者管理アプリ

【kMailer】

  1. 1次面接合格メール
  2. 1次面接不合格メール
  3. 最終面接不合格メール
  4. 最終面接合格メール

kintoneで「採用候補者管理アプリ」を作る

kintoneアプリストアで「はじめから作成」を選びます。

今回作成するフォームは以下の通りです。

  • 文字列(1行)フィールド×2
  • ドロップダウンフィールド×4

フィールドの設定を見てみましょう。
注意するポイントは、「フィールド名」と「フィールドコード」を揃えておくことです。
kMailerと連携してメールのテンプレートを作成する際、引用するフィールドは「フィールドコード」で表示されるので、「フィールド名」と「フィールドコード」が一致していた方がわかりやすく、ミスも防げるのです。

また、「1次面接」(最終面接)のフィールドの設定はこちらです。
矢印部分を漏れなく設定します。

 

そして、「1次面接結果メール」(最終面接結果メール)のフィールドはこのように設定します。

作成したフォームを保存して、画面右上「アプリを公開」を押しましょう。
一旦これでフォームは完成です。

メールセットを作成する

メールセットとは、「アドレス帳アプリ」と「メールテンプレート」を紐づけた枠組みのことです。
運用ごとにメールセットの作成方法が異なりますので、詳しくはこちらを参考にしてみてください。

【kMailer】アプリテンプレートをダウンロードする

kMailerのホーム画面右上のプラスマークを押します。

矢印部分をクリックします。自動でzipファイルがダウンロードされます。開かずに置いておいてください

【kintone】アプリテンプレートをアプリ化する

kintoneアプリストアに戻ります。
「テンプレートファイルを読み込んで作成」を押します。

この画面になったら、先ほどkMailerでダウンロードした「アプリテンプレート」を読み込みます。
「アプリを作成」を押すと…

ポータル画面に自動で切り替わり、「アプリが追加されました!」の表示と、「メールテンプレートアプリ」「ログアプリ」「送信履歴アプリ」の3つが作成されています。

【kMailer】メールテンプレートアプリの設定

アプリをダウンロードしたkMailerの画面に戻ります
先ほどダウンロードして作成した3つのアプリのうち、「メールテンプレートアプリ」を使用します。
「メールテンプレートアプリ」のアプリURLとAPIトークン(レコード閲覧、追加、編集、削除権限必須)を取得して、それぞれ矢印部分にペーストします。
※APIトークン取得方法はこちら

次の画面に進みます。

「アドレス帳アプリ」を設定します。これは、メールを送りたい相手のメールアドレスを保存しているアプリのことを指しているので、今回は最初に作成した「採用候補者管理アプリ」を登録します。
「採用候補者管理アプリ」のURLとAPIトークン(レコード閲覧、編集権限必須)を入力すると、「メールアドレスフィールド(To)」にアプリ内の文字列1行フィールドがドロップダウンで表示されるので、メールアドレスが登録されているフィールド名を選択します。

次の画面に進みます。

メールセット名をつけます。
今回はわかりやすくアプリと同じ「採用候補者管理」にしておきます。

次の画面に進むと確認画面になりますので、「保存する」を押します。

JavaScriptを設定する

メールセットの設定が正常に保存されると、以下の画面が出てきます。

①のボタンを押してJavaScriptのファイルをダウンロードします。(ファイルは開かずにそのままで!)
②のリンクを踏むと、アドレス帳アプリ(=採用候補者管理アプリ)のアプリ設定・JavaScript/CSSカスタマイズページにジャンプするので、①でダウンロードしたファイルをアップロードします。

画面左上「保存」を押すと、アプリ設定画面に自動で推移しますので、画面右上「アプリを更新」を押してください。

アプリが更新されてレコード一覧画面に戻ったら、kMailerに戻ります
「前の画面に戻る」を押すと…

メールセットが完成しました!

ちなみに、kintone側にはこのように「メールを作成する」「メール送信を予約する」「予約済みメール」ボタンが追加されています。

送信後レコード編集の設定をする

この設定は、面接の合否に関係なく「結果メールを送りました」という記録のためですので、今回であれば「1次面接」「最終面接」の2つの「送信後レコード編集設定」を作成します。

赤枠の「送信後レコード編集」をクリックします。

右側のプラスマークを押します

タイトルと、メール送信後に「どのフィールド」を「何に」置き換える(変更する)かを編集します。
今回は、1次面接の結果メールを送ったことをkintone上で確認できるようにしたいので、「1次面接結果メール」フィールドを「送信済み」に置き換えます。

「変更を保存する」を押すと1つ前の画面に移行しますので、1つ前の手順と同じように右上プラスマークを押して「最終面接結果送信メール」についても設定をしていきます。

必ず画面下「保存」を押してから、「前の画面に戻る」を押しましょう。

自動送信の設定をする

今度は、合否の結果によって送られるメールのテンプレートを作成します。
つまり、1次面接の合格・不合格、最終面接の合格・不合格の計4つを作成する必要があります。

最初に、1次面接が合格だった場合の自動送信設定を行います。

赤枠の「自動送信」をクリックします。

右上のプラスマークから自動送信設定を作成します。

kintoneアプリ

メールの自動送信の条件は、面接の結果となります。
最初に作成した「採用候補者管理アプリ」で合否を管理することを想定しているので、矢印のフィールドには「採用候補者管理アプリ」のURLとAPIトークンを入力します。

送信条件の設定

数字の順に設定します。

  1. 既に作成した「1次面接」フィールドを「未処理」から「合格」に編集した時に「1次面接合格メール」を送りたいので、「レコード編集」を選択します。
  2. 1次面接/最終面接、合格/不合格でそれぞれ異なるメールを送りたいので「条件を指定して送信」します。
  3. 「1次面接」フィールドが「合格」の条件(上段)のみの設定にすると、「最終面接」フィールドを更新した際にもう一度「1次面接合格メール」が届いてしまいます。そのため、「1次面接結果メール」フィールドに「送信済み」が入っていた場合はメールを自動送信しないように条件づけをしておきます。
  4. ③の条件が全て揃った場合のみ自動送信をします。

次の画面は、宛先設定です。今回の設定ではここはスルーして大丈夫です。

メールテンプレート

左が編集画面、右がプレビュー画面です。
メールテンプレート名と件名、本文を入力していきます。
アドレス帳アプリ、条件を指定するアプリ(今回はどちらも「採用候補者管理アプリ」)のフィールドから個別の情報を件名・本文ともに入力することができます。

編集画面(左側)を下にスクロールすると、「その他の設定」があります。

ここでは、先ほど作成した「送信後レコード編集」設定を選択することができます。
今作成しているメールのテンプレートは「1次面接合格の場合」ですので、「1次面接結果メールを『送信済み』にする」を選択します。

その他

パッと見てなんのテンプレートかわかるように名前をつけておきましょう。メールには載らないので、なんでもOKです!

次の画面は確認画面です。入力内容に間違いがないか確認した後、保存を押して次に進んでください。

Webhookの設定をする

Webhookってなーに?な方はこちらをどうぞ!
お急ぎの方、知らなくてもいいかな、な方、もう知ってるよ!な方はどうぞ続けてお読みください。

数字の順に操作します。

  1. WebhookのURLをコピーします。
  2. 条件を指定するkintoneアプリ(=採用候補者管理アプリ)に遷移します。

採用候補者アプリのkintone画面に移動しました。
設定画面からWebhookの設定画面を開き、右側のプラスマークをクリックします。

数字の順に設定します。

  1. アプリ内での表示なので、自分がわかりやすい名前でOK
  2. 先ほどkMailer内でコピーしたWebhookのURLをペースト
  3. メールの送信条件にチェック
  4. Webhookの有効化
  5. 保存

保存を押すと、「アプリの設定に戻ってアプリを更新してください」という表示が画面上部に出るので、設定画面にもどって右上の「アプリを更新」ボタンをクリックします。

アプリの更新が完了したら、kMailerに戻ります
「自動送信設定の一覧画面へ進む」を押します。

1次面接合格メールのテンプレートを登録できました!

残りの自動送信設定をする

完成まであとちょっと!頑張りましょう!

残りは「1次面接不合格」「最終面接合格」「最終面接不合格」の3パターンの自動送信メール作成ですね。
それぞれで変更するところは、

  1. 自動送信の「送信条件の設定」
  2. メールテンプレート作成画面下 その他の設定「送信後レコード編集設定」

の2ヶ所です。

ピックアップして設定画面を見てみましょう。

※今回はkMailer上でつまづきやすい設定のみの確認ですので、メール本文の内容についてはご自由にどうぞ!

ではまず、こちらの画面で「自動送信」をクリックして、一つひとつ設定を進めていきましょう。
既に先ほど作成した1次面接合格メールが表示されています。

やり方がわからなくなったら、「自動送信の設定をする」の章へ!

1次面接不合格の場合

①送信条件の設定

②送信後レコード編集設定

最終面接合格の場合

①送信条件の設定

②送信後レコード編集設定

最終面接不合格の場合

①送信条件の設定

②送信後レコード編集設定

まとめ

お疲れ様でした!これでシステムは完成です!

動作だけを見るとシンプルなシステムですが、作ってみると細かい設定が多くてちょっと大変だと感じた方もいらっしゃることでしょう。
ただ、作ってしまえば長く使えますし、「ちょっと違うな」と思ってもすぐに修正できるのが kintoneとトヨクモの kintone連携サービスのいいところです。

これに懲りずに、kintoneと連携サービスを使いこなしていけるようコツコツ勉強頑張りましょう!

ちなみに、今回のシステム内で使用したkMailerの「自動送信」機能はプレミアムコースでのみ利用可能です。
ぜひ以下のフォームから30日間の無料お試しで体験してみてください!


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
・カンタン・低コストで運用可能
・kintone1ドメインにつき1契約でOK
・10,000契約以上の実績・信頼
・30日間の無料お試しは何度でも可能