kintone（キントーン）で売上管理！メリットや役立つアプリも紹介
売上管理を効率化したい方は、kintoneがおすすめです。
kintoneなら入金情報や顧客情報など売上に関わるデータを一元管理できます。Excelとは異なり、リアルタイムでの情報共有や自動集計なども可能になるため、売上や業務改善にもつながるでしょう。
しかし、kintoneはアプリを自身で作成する必要があり、どのように売上管理をすればよいか分からないと悩んでいるのではないでしょうか。
本記事では、kintoneでの売上管理を検討中の方に向けて、アプリの作成方法やおすすめの機能を紹介します。kintoneをより効果的に活用するためのkintone連携サービスも紹介しているので、売上管理の業務効率化を実現させたい方はぜひ参考にしてみてください。
kintoneの複数アプリ間の売上集計を、kintone連携サービス「DataCollect」なら実現可能です。すぐに使えるテンプレートで、設定の手間を大幅に削減します。
目次
Excelによる売上管理で直面する課題とは？
いまだ売上管理で利用されることの多いExcelですが、不便さを感じることも少なくありません。ここでは、Excelによる売上管理で直面しやすい課題をみていきましょう。
複数人での共同編集ができない
使用するExcelのバージョンなどによっては共同編集機能がないため、複数人による同時編集ができません。
共同編集機能がないタイプのExcelでは、複数人で1つのファイルを扱っている場合に、1人の作業が終わるまで、ほかの人は作業を待つことになります。あるいは担当者ごとに複数のExcelで管理するケースでは、ファイルの分散やデータの重複といった問題が生じかねません。
また、Excelで作成したファイルを共有するには、オンラインストレージへのアップロードやメール送付が必要です。リアルタイムで情報共有ができないうえに、手間もかかります。さらには、不正アクセスやウイルス感染のリスクも課題です。
データ量が増えると管理が難しい
Excelは膨大な量のデータの扱いには向いていません。ファイルサイズが大きくなると、動作が重くなることもあります。最悪の場合、データがクラッシュしてしまい、業務に悪影響を及ぼすでしょう。
また、データ量が増えるほど容量が大きくなり、PCのストレージを圧迫します。売上管理にExcelを利用するのであれば、データ量の増加への備えが必要です。
他のシステムとの連携やデータ統合がしづらい
Excelは単体での運用が中心になりやすく、ほかの販売管理システムや会計ソフトと直接の連携がしづらい特徴があります。
また、複数のExcelファイルで売上管理を行なっている場合、各データを統合する際にも手動で行ないます。手間はもちろんのこと、ミスも発生しやすいといえるでしょう。
kintone（キントーン）で売上管理を行なうメリット5選
kintone（キントーン）で売上管理を行なうメリットは、主に以下の5つです。
- 情報を一元管理できる
- 集計・分析の手間を削減できる
- 視認性が高く状況把握がしやすい
- 請求や支払いに関するトラブルを防止できる
- 情報共有がしやすい
以下で 詳しくみていきましょう。
情報を一元管理できる
kintoneでは、以下のようなデータを一元管理できます。
- 案件情報
- 顧客情報
- 売上データ（部署・店舗・スタッフなど）
kintoneで一元管理することで、ほかのツールにデータを移行する必要がなくなります。Excelにまとめ直す作業も不必要になり、データの入力ミスや属人化、二重管理などの問題が起こりにくくなるでしょう。
必要なデータにアクセスしやすくなる点も、kintoneの魅力です。たとえば絞り込み検索の機能を使えば、顧客やプロジェクトなど条件を絞って必要な情報だけを抽出し、閲覧・編集ができます。
集計・分析の手間を削減できる
kintoneでは、以下のような切り口での集計が可能です。
- 月別
- 年別
- 顧客別
- 従業員別
- 商品別
データはリアルタイムで集計され、グラフ化も可能です。Excelとは異なり、データが更新されるたびに人が集計し直すといった手間はいりません。
グラフの種類も「折れ線」「円」「棒」など豊富にあるため、分析を実施しやすくなります。分析のプロセスを重ねることで、ビジネス上の課題を見つけるきっかけにもなるでしょう。
視認性が高く状況把握がしやすい
kintoneはユーザーが使いやすいように設計されており、データを見やすい点も特徴です。
売上の状況や案件の進捗などをアプリで管理することで、ステータスがひと目で分かるようになります。
また、kintoneはカスタマイズ性が高く、部署や組織ごとにあわせて必要な情報を整理できます。
レポートや報告書を作成しなくても、データを確認するだけで状況を把握できるため、ミスやトラブルが生じた際にも早く気づけるでしょう。たとえば、受注取り消しとなった案件を売上に計上してしまい、売上目標と実績に大きなズレが生じるといったミスを減らせます。
kintoneの活用はミスやトラブルの早期発見につながり、大きな問題になる前に対応できます。
請求や支払いに関するトラブルを防止できる
売上管理以外に請求・受注などの情報も管理することで、請求や支払いの漏れを防止できる点も、kintoneのメリットです。
kintoneにはリマインダー機能があり、指定した時間に通知されるよう設定できます。請求漏れや入金忘れは企業の信頼にも影響するため、必ず対応したいところです。
たとえばkintoneで支払いの期日に通知が届くようにすれば、請求や入金を忘れるリスクを減らせるでしょう。
また、SlackやChatworkなどのコミュニケーションツールでも、kintoneの通知を受け取れます。普段利用しているコミュニケーションツールを活用してリマインドできるため、kintoneを立ち上げなくても請求や入金情報を適切に把握できます。
紙やExcelでの入金管理や売上管理のトラブルを削減したい方にも、kintoneはおすすめです。
情報共有がしやすい
kintoneはインターネットさえあれば利用できるため、たとえばスマートフォンからでもデータを確認できます。しかもデータはリアルタイムで集計され、グラフ化もできるため、都度まとめ直す必要がありません。チームでの情報共有がしやすく、売上を見ながら迅速な意思決定ができるようになります。
チームでの情報共有は、1人の担当者が一部の情報を管理してしまう属人化の防止にもなります。属人化が解消されれば、担当者が急に休みをとったり離職したりした場合でも、業務が滞るリスクを減らせるでしょう。
共有できる情報は、担当者ごとに制限することも可能です。重要なデータには制限をかけておけば、情報漏えいを防止できます。また、kintoneは2要素認証やIPアドレスの制限などのセキュリティ機能も充実しているため、不正アクセスによるリスクに配慮できます。
kintoneで売上管理アプリを作成する3つの方法
kintoneは、以下の3つの方法で売上管理アプリを作成できます。
- サンプルアプリから作成する
- ドラッグ&ドロップで一から作成する
- ExcelやCSVファイルを読み込ませて作成する
以下に、それぞれの作成方法を解説します。
サンプルアプリから作成する
kintoneでは「受注・売上管理」というサンプルアプリがデフォルトであり、導入するだけで売上管理ができるようになります。
「受注・売上管理」アプリには、以下のような必要最低限の機能が備えられているのが特徴です。
- 入金機能
- 請求先一覧
- 通知機能
サンプルアプリは無料で利用でき、必要に応じてカスタマイズもできます。たとえば、請求先一覧に担当者名やメールアドレスの欄を追加すれば、請求書の送付先がすぐに分かり、メール作成を効率的に行なえるでしょう。
はじめてkintoneを導入する場合は、サンプルアプリを作成し、そのあとに自社にあったアプリにカスタマイズしていくのがおすすめです。
ドラッグ&ドロップで一から作成する
最初から自社に適したアプリを作りたい場合は、アプリ作成画面の「はじめから作成」をクリックすることで作成できます。
売上管理に必要な項目をドラッグ&ドロップで並べ、売上の登録がしやすいよう調整するだけでアプリをつくれます。
マウス操作のみで作成できるため、プログラミングやITなど専門的な知識がなくても問題ありません。
「ほかのアプリを再利用」という機能もあり、使わなくなったアプリやリニューアルさせたいアプリを利用して作成することも可能です。
ExcelやCSVファイルを読み込ませて作成する
ExcelやCSVファイルを売上管理に利用している場合、データを読み込ませてそのまま新規アプリにすることも可能です。
「Excelを読み込んで作成」「CSVを読み込んで作成」などの機能から、売上管理のリストを読み込ませます。kintoneに表示される指示にしたがって作業を行なえば、アプリを作成できます。
kintoneに手動で情報を入力する手間が省けるため、担当者の負担も軽減できます。
kintoneに売上管理アプリを追加する手順
kintoneに売上管理アプリを追加したい場合は、以下の手順で行ないます。
まずkintoneにログインし、アプリストアにアクセスします。次に、左上のアプリストア内検索窓に「売上管理」と入力してみましょう。
すると、「受注・売上管理」というアプリがヒットするため「このアプリを追加」をクリックします。
このアプリを追加すれば、一からアプリを作成する必要はなく、すぐに業務に活用できます。「kintoneを売上管理に使いたいけれど、初めてなので、できるだけ簡単な手順を知りたい」という方にもおすすめです。
このアプリは、受注前の見積もり日や見積金額を記録し、提出された見積もりの詳細を顧客ごとに共有する機能を持っています。
これにより、以下のポイントを明確にできます。
- どの顧客に対して
- どの見積もりを
- いくらで提出したか
案件の受注が確定した際には、請求金額と請求予定日を登録し、実際の入金日と入金額も記録しておきましょう。
このように情報を一元管理することにより、予定された入金に対して、どの顧客が未入金かを一目で確認できます。より正確な自社の財務状況の把握につながるでしょう。
また、このアプリでは、月別に担当者ごとの売上額をグラフで表示することも可能です。視覚的な表現によって売上データを迅速に把握し、分析する手助けとなります。
kintoneの売上管理でグラフを作成する方法
次に、kintoneの売上管理でグラフを作成する方法を紹介します。
まず、アプリの画面からグラフのボタンをクリックしましょう。
グラフの種類が表示されるので、作成したいものを選択します。今回は縦棒グラフを選択します。
たとえば縦軸に「受注金額」、横軸に「受注日」など、縦軸と横軸を任意で設定しましょう。横軸は「大項目」、縦軸は「集計方法」で設定できます。
見たいグラフを作成したら「適用」をクリックすると、作業が完了します。
なお、各グラフを利用することで、以下のような活用が可能です。
| グラフの種類 | 活用事例 |
| 棒グラフ | 従業員別の売上管理 |
| 折れ線グラフ | 期間ごとの売上の遷移 |
| 円グラフ | 商品別・顧客別の売上の割合 |
| クロス集計表 | 従業員ごとの月別売上管理 |
| 集計表 | 顧客別の合計売上額の把握 |
それぞれ目的にあわせて、適切なグラフを作成しましょう。
kintoneで売上の予実管理・自動集計をする方法
「売上管理をもっと効率化したい」「売上の予実管理もしたい」という場合は、トヨクモの『DataCollect』が役立ちます。
DataCollectは、kintone内の複数アプリ間での情報集約と計算を簡単に行なえるkintone連携サービスです。関数や数式の設定ができるため、Excel感覚で売上管理を実施したい場合にも便利です。
DataCollectを利用することで、以下のようなメリットがあります。
- kintone単体では対応が難しい、複雑なデータ管理や計算処理が可能
- 売上見込みの予測が可能
- 売上金額の実績と予算を比較することで予実管理が容易になる
- 日々の営業データの集計を自動化できる
- 週報・月次報告の自動作成が可能
複数アプリ間のデータ集計・計算だけでなく、定期的な業務を自動化することもできるため、日々の作業の手間を削減できるのです。そのため、「kintoneだけでは求める機能が不十分」と感じる場合には、DataCollectの利用が推奨されます。
kintoneの売上管理をより効率化するために必要な機能4選
売上管理とほかの管理機能を連携させると、決算書の作成や販売フローの管理などをよりスムーズに実施できるようになります。ここでは、kintoneの売上管理をより効率化するための機能として、以下の4つを紹介します。
- 入金管理
- 予実管理
- 販売管理
- 進捗管理
入金管理
kintoneの受注・売上管理アプリでは、入金のステータスを確認できます。ただし一から作りたい場合は、新規で入金管理アプリを作成しましょう。
入金日や金額などの入力欄を作成し、入金状況を「未入金」「入金済み」のように選択できるようにします。
リマインダー機能も利用して、入金予定日に通知が届くように設定するのもポイントです。
入金管理については以下の記事でも詳しく紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
関連記事：kintoneで入金管理するメリットは？請求管理の事例・効率化する連携サービスも
予実管理
予実管理をすると、売上予算や目標、実績などを効率的に管理できます。
kintoneのサンプルアプリにも「予算・実績管理」があり、売上実績のデータと連携させることで、予算に対する実際の売上や達成率をひと目で確認できるようになります。
予実管理に関するkintone連携サービスもあり、複雑な予実管理や経費集計、工数集計などもできるため、ぜひ利用してみましょう。
kintoneによる予算管理は以下でも詳しく紹介しているので、あわせてお読みください。
関連記事：【テンプレ無料配布】kintoneアプリで予算管理を行う方法を解説！
販売管理
販売管理機能があると、売上管理だけではなく、販売フロー全体の効率化を実現できます。
販売管理アプリを用意すれば、以下のことを一元管理できるでしょう。
- 受注・発注管理
- 入荷・出荷管理
- 請求管理
ただし、すでに販売管理システムを導入している場合は、注意が必要です。既存システムからkintoneへのデータ移行が難しい場合もあり、大幅な工数がかかるおそれもあります。
既存システムとkintoneの連携が可能であれば、データを共有できるようにしましょう。販売管理は既存システムで、データの分析はkintoneで実施する運用ができ、効率的にデータ管理・分析ができるようになります。
kintoneによる販売管理については、以下の記事でより詳しく知れますので、ぜひお読みください。
関連記事：kintoneの基本機能で販売管理はできる？おすすめのアプリやプラグインを紹介
進捗管理
営業案件や手続きなどの進捗を把握することで、売上達成に向けてのプロセスを細かく確認できます。
kintoneのサンプルアプリにも「プロジェクト管理」があり、プロジェクトごとの工程や業務の完了日、納期などを設定できます。
費用も管理できるので、売上や入金とデータをあわせて決算書を作成する際に、営業利益や経常利益を自動計算できるのがメリットです。
進捗の停滞などもすぐに分かるため、担当者に連絡することでトラブルに迅速に対応できるでしょう。
kintoneで売上管理をするのに役立つアプリ
ここでは、トヨクモがkintoneでどのような工夫をして売上管理に活用しているか、詳しく紹介します。
現在は、売上関連を管理するために以下の5つのアプリを作成し、管理しています。
- 顧客マスター
- 契約管理
- 月請求管理
- 年請求管理
- 売上管理
それぞれのアプリの工夫を紹介します。
1.顧客マスター
まずは顧客マスターアプリです。請求書などの郵送先が、「直接販売時にはお客様」「間接販売時には代理店」と異なるため、顧客マスターアプリでは送付先管理のために代理店の情報も登録しています。
お客様は、4桁のIDで、販売店は3桁で管理され、分かりやすい点が特徴です。
2.契約管理
次に、契約管理アプリです。契約管理アプリが売上管理システムの中心となっており、お客様の契約状況・契約期間・販売チャネル・支払方法などを管理しています。
kMailerと連携しているため、契約時にはメールにてご利用期間や契約内容をお知らせできます。
また、毎月発送する請求書なども契約管理アプリより、PrintCreator（kintone連携 書類出力サービス）の一括出力で作成します。
銀行振込先と口座振替先の2種類を一括出力すれば完了です。実際の画面は以下のとおりです。
＜使いやすく工夫しているポイント＞
- 記入漏れを防止するために、アクションによる連携
- 関連レコードで登録されているのかを一目でチェック
- 請求データなど細かい住所情報などはグループで見せない
- kMailer連携で、契約時の定型メール案内の送信
- 毎月の請求書も一括出力
PrintCreatorの使い方は以下の記事で詳しく把握できるので、ぜひ参考にしてみてください。
関連記事：PrintCreator（プリントクリエイター） とは？できること・使い方
3.月請求管理アプリ
月請求管理アプリは、主に銀行振込の入金管理を効率化するためのデータ加工用アプリです。毎月の定例業務でとくに大変なのが、銀行振込による入金の消し込み業務です。
業務をミスなく効率化するために、通帳の記載名義を月請求管理アプリに登録しています。これで、スムーズかつ迅速に検索ができるようになるでしょう。
また、振込日も「指定する日にお願いしたいが、会社によって支払日を変更して欲しい」と言われることがあります。翌月10日払いや翌月25日払いなど、各社の条件もバラバラです。そのため、こちらで振込日の差異を登録します。
実際は、kintone内で日付計算をするEOMONTHなどの関数があれば、Excelでの作業も不要になり、kintone内で完結できます。
しかし、残念ながらkintoneには日付計算ができる関数がありません。そのためCSVファイルで出力し、Excelで自動計算させ、売上管理アプリへはCSVファイルで入力します。
4.年請求管理アプリ
年請求管理アプリは、翌年の更新管理を行なうアプリです。登録内容を引用して、kMailer連携でお客様や代理店の方にメールで案内を行ないます。
毎年、見積書の提出を求めるお客様など、更新時の注意点も年請求管理アプリで管理します。
5.売上管理アプリ
最後に、売上管理アプリです。売上管理アプリは、入金管理を行なうためのアプリで、入金予定日に振込がされているのかをチェックできます。
また、売上結果に関する分析が簡単にできるよう、多面的な切り口でグラフ表示ができるようにしています。
各アプリ間で共通の工夫ポイント
各アプリ間に、アクションボタンを配置することで登録漏れを防止しています。
kintoneアプリだけで管理するため分散していますが、それ以上に業務の変化にあわせて簡単にシステムを変えられることは大きなメリットです。
また、おおよそ2か月に1回程度は、アプリを更新しています。少しでも便利に改善することで、お客様フォローの時間をより確保できるようにするためです。
プロダクト数や販売方法が増えてもスムーズに対応できるよう、こういった工夫をしています。
kintoneで売上管理を行なった事例3選
kintoneで売上管理を行なった事例として、以下の3社を紹介します。
- 広浦
- 朝日新聞社
- ロケットスタートホールディングス
それぞれ解決できた課題や、導入して得られた効果を具体的に紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
広浦
広浦は、地酒造りの酒蔵向けに、スマートフォンで見える温度計「kojimori」を開発・販売する企業です。
同社はこれまで、売上管理をする際に毎年売上を分野ごとに計算し、紙の帳票から一つひとつ情報を集計していました。しかし、ほかの業務と並行していたこともあり、5日～1週間ほど時間がかかっていました。
従業員5人でほかの業務に加えて売上管理に対応していたことから、紙での集計をやめようと思い、ツールの導入を決意します。また、現場で働いている社員が60代～70代のため、分かりやすく使いやすいツールを選びたいと考えました。
そこで自社に必要な機能をカスタマイズできるkintoneを導入し、売上を集計できるアプリを作成しました。
結果、現在では売上の集計をボタン一つででき、いつでも見たいときに売上額を確認できるようになっています。
朝日新聞社
朝日新聞社は日本を代表する新聞社で、最近では「朝日新聞デジタル」のようなデジタルメディア事業を展開しています。
同社では電子書籍事業も行なっていますが、流通チャネルの増加に伴い、売上管理の負担増大という課題を抱えていました。
負担の原因としては、「Kindle」や「kobo」などサービスごとに売上レポートの形式が異なっていたこと、それぞれに複雑な価格体系への対応が必要だったことなどが挙げられます。
ほかにも増税時の端数処理に対応する必要があり、従来のExcelでの管理には限界がありました。
そこで問題を解消するために、ツールの導入を検討します。クラウド環境で利用でき複数人で売上管理の業務に対応できる点から、kintoneを導入しました。
消費税や手数料の自動計算機能などを備えたCSVファイルを作成し、売上データをkintoneに取り込めるようにします。kintoneで各サービスからの売上データを取り込みやすくすることで、工数削減につなげます。
結果、8時間以上かかっていた売上集計作業が30分程度に短縮され、90%以上の時間削減に成功しました。
ロケットスタートホールディングス
ロケットスタートホールディングスは、茨城県つくば市にある求人広告事業や採用育成支援事業を展開する企業です。
同社の求人広告事業ではもともと、各営業メンバーが売上の見込みを記入するための表と、顧客の状況を記入した営業対応リストなどをExcelで作成していました。
しかし、Excelでの管理ではほかのメンバーの更新を待つ必要があることや、リアルタイムでの情報共有が困難であることなどの課題がありました。
そこで、リアルタイムでの状況把握と迅速な経営判断を実現するために、kintoneを導入します。
導入後、売上見込みの共有から受注、実績管理までの一連の業務フローを一元化するアプリを構築します。さらに、受注前の営業状況を把握できるアプリを作成し、受注確定後に自動で進捗把握をするためのアプリにデータ移行できる仕組みも作りました。
結果、週4時間（年間約200時間）の工数削減を実現し、顧客対応に注力できるようになりました。
kintoneでの売上管理をする前に把握しておくべきこと
kintoneを使って売上管理をする前に、自社で以下のことを把握しておくと、作業がスムーズに進みます。
現状の売上、コストなどのデータ
現状において、自社の売上管理がどのように行なわれているかを確認しましょう。具体例として以下が挙げられます。
- 作業内容
- 各部署や部門ごとに複数のデータで管理されていないか
- データの種別（案件別なのか月単位の合計値なのか等）
- CSV形式に取り込める形式であるか
上記を精査する過程では、重複する作業や非効率な作業の有無、また、データのなかにミスや欠落がないかも調べておく必要があるでしょう。
作成するレポートの要件
売上を分析では、現場や経営層など立場によって重視する内容がわかれます。そのため、レポート作成の際はそれぞれに合ったレポートの要件をまとめることが求められます。
たとえば、現場が見るためのレポートであれば、案件フェーズ別の金額や個人目標・チーム目標の達成率など、経営層が確認するレポートでは、粗利率や月次推移などが挙げられるでしょう。
セキュリティ関連
kintoneで売上管理を行なう際には、自社のセキュリティポリシーや法令などにあわせたセキュリティ設計も大切です。
たとえば、部署やポジションによって閲覧・編集権限の付与をどうするか、IPアドレス制限や二要素認証など、社内外で情報をどのように守るかを検討する必要があります。
情報システム部門とも相談しながら設定要件を決めておきましょう。
システム連携
売上管理をより効率よく行なうには、外部システムとの連携も不可欠です。そのため、あらかじめ会計ソフトやMAツール、BIツールなど必要な外部システムを把握しておきましょう。
また、使用する外部システムとkintoneそれぞれへの同期やSlackへの通知など必要な情報をいつ、誰に流すかを明確にすることも大切です。運用担当者も含めて検討しておくとよいでしょう。
kintoneで売上管理を効率化して、自社の成長を加速しよう
kintoneでは自社にあった売上管理をつくれます。視認性や操作性が高く、PC操作が苦手な人でもマウス操作でアプリを作成できる点がメリットです。
はじめてkintoneを利用する方は、サンプルアプリの「受注・売上管理」を利用してみて、必要に応じて自社に必要な機能や入力項目をカスタマイズしましょう。
kintoneでより効率的に売上管理するには、ほかのアプリを導入しデータを連携させることも大切です。契約管理アプリや予実管理アプリ、販売管理アプリなどを導入し、販売業務全体の効率化を実現させましょう。
なお、kintoneの使い勝手をよくするには、kintone連携サービスの導入も大切です。kintone連携サービスを導入することで、売上管理における複雑なデータ処理や帳票の発行などが可能になるので、売上管理をkintoneのみで完結させたい方は、導入をおすすめします。
トヨクモでは、売上管理を効率化するための連携サービスを提供しています。たとえば、「DataCollect」では、Excelと同様に関数や数式の設定ができ、売上見込みの予測や日々の営業データの集計の自動化を実現できます。
現在、トヨクモでは30日間の無料お試しを実施しています。kintoneで売上管理をしたいと考えている方は、ぜひお気軽にお試しください。
