kintoneとExcelの違いは？取り込み・出力や連携方法も紹介

ビジネスのデジタル化が進む現代において、効率的な業務管理システムの導入は、企業が競争力を維持するために欠かせないものとなっています。なかでも、注目を集めるのがクラウドベースの業務管理プラットフォーム『kintone（キントーン）』です。
今回は、kintoneの導入メリットやExcelとの機能の違い、kintone×Excelで業務効率を最大化するポイントについて解説します。Excelからkintoneへの移行を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

kintoneとExcelの違い

kintoneは、サイボウズが開発した「クラウドベースの業務管理プラットフォーム」です。
さまざまなデータを一元管理でき、複数人でのリアルタイムな共同編集や情報共有、データ管理、業務プロセス管理に強みを持っています。組織全体で活用できる多様な機能を持ち、外部サービスとのAPI連携によって、自社の業務に合った機能を柔軟に追加できるのが特徴です。
一方、ExcelはMicrosoftが開発した「表計算ソフト」です。
データを表形式でまとめて整理できるほか、数式・関数を使った計算や分析、グラフ作成などが行なえます。個人や小規模でのデータ管理のほか、データの変更が少ない情報の共有に適しているのが特徴です。
このように性質の異なるkintoneとExcelですが、kintoneを導入することで、従来Excelで行なっていた業務を移行することが可能です。近年では、「脱Excel」の手段としてkintoneを導入する企業も増えています。

kintone導入による4つのメリット

Excelを活用していた企業がkintoneを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、導入による4つのメリットを紹介します。

1.複数人でのリアルタイムなデータ共有・編集が可能になる

kintoneを導入することで、複数人が同時にデータの閲覧・編集できる環境が整います。権限を持つユーザーの編集内容がリアルタイムで反映されるため、全員が常に最新データを把握することが可能です。
データ更新のたびにファイルをメールで送付したり、バージョン管理をしたりする手間が省けるので、業務効率化や作業時間短縮につながります。
また、インターネット環境があれば、場所を問わずにアクセスできる点もメリットです。リモートワークやハイブリッドワークといった、柔軟な働き方にも対応しやすくなるでしょう。

2.データの統一フォーマット化と業務標準化を実現できる

Excelでデータ管理を行なう場合、チームや部署ごとにフォーマットが異なるケースがあります。フォーマットが異なるとデータの集計や統合に時間がかかるうえ、ミスも 起こりやすくなります。
kintoneを導入すれば、入力フォームや項目を統一できるので、作業の手間やミスを軽減することが可能です。また、業務単位でテンプレートを作成できるため、担当者ごとのデータ品質のバラつきも防げます。
業務の手順やルールを標準化することで、担当者が交代しても混乱が生じにくくなり、新人教育も円滑に行なえるようになるでしょう。

3.履歴管理とデータ復元が容易になる

Excelでデータ管理を行なう 場合、「入力した内容を間違えて削除してしまった」という経験をした方も多いのではないでしょうか。Excelにもデータ復元機能はありますが、変更履歴の設定をしていないと元に戻せない可能性があります。
kintoneなら、「いつ」「誰が」「何を」変更したかが記録され るため安心です。万が一データを削除してしまっても、特定の時点のデータをすぐに復元できるので、ミスによるデータ損失を防げます。
また、監査やトラブルが発生した際にもスムーズに履歴が確認できるため、安全性・信頼性の高い運用が可能です。

4.コミュニケーションと情報共有が効率化される

kintoneでは、アプリのデータを「レコード」という単位で管理しており、1単位 ごとにコメントを残せる機能があります。コメント機能を活用することで、「どのような背景でデータが変更されたか」や「データを扱う際の留意点」などを、kintoneのデータ上で把握することが可能です。
メールやチャットツールを使わずに情報共有ができるため、コミュニケーションにかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。
さらに、通知機能を活用すれば連絡や確認の漏れを防げ、業務の正確性やスピードの向上につながります。

kintoneとExcelを機能ごとに比較

kintoneは、Excelと同じように表の作成ができます。kintoneとExcelの違いは以下のとおりです。

それぞれの違いについて、詳しく見ていきましょう。

項目の設定方法

項目の配置方法について、Excelはセルに直接入力するのに対し、kintoneは入力内容に合ったパーツをドラッグ＆ドロップで配置し、入力項目を作成していきます。

データの同時編集・リアルタイム共有

kintoneはクラウドサービスのため、IDやパスワードを使ってログインすれば、外出先でもPCやスマートフォンからデータの登録や確認ができます。たとえば、営業担当者が外出先で顧客情報を更新した場合、その情報が即座にデータベースに反映されます。

Excelと違い、スマートフォンからのデータ入力画面も最適化されているため、外出先からのデータ登録や編集も容易にできます。

スマートフォンでの入力画面

データの単位は一行単位のため、違う行のデータであれば同時に編集することも可能です。同じ行のデータを同時に編集開始した場合は、先に保存したものが反映されます。

行の高さ調節

Excelで長文を書くと、行の高さが一定でなくなり、見づらくなることがあります。また、追記していくと行の高さが広がり、さらに見づらくなります。

その点kintoneでは文章が短縮化され、マウスカーソルを合わせるだけでデータの詳細画面が表示されるため、レイアウトが崩れません。

入力内容の統一

kintoneを使用すると、ラジオボタンやチェックボックスなど、選択肢系の入力項目を簡単に設定できます。さらに、ルックアップ機能を利用することで、マスターデータから項目をコピーしてくることも可能です。これにより、入力する人による内容のバラつきを防げます。

一部分を入力するだけで、マスターデータから項目をコピーしてきます

細かなアクセス権の設定

kintoneでは、閲覧禁止や編集禁止、誤削除防止などのアクセス制限をユーザーや部署／役職単位で細かく設定できます。アクセス権の設定パターンは以下のとおりです。

• データすべてを閲覧禁止
• データの一部を閲覧禁止
• データの編集を禁止
• 特定のステータスになったら編集を禁止
• 特定のステータスになったら削除を禁止
• 特定のユーザーだけCSV（Excel）でのダウンロードを許可

データすべてを閲覧禁止

ユーザー単位や部署単位だけでなく、プロジェクトチーム単位でもアクセス権をコントロールできます。ユーザー単位でアクセス権を設定するのに時間はかかりますが、プロジェクトチーム単位であれば短時間で設定できるため、業務効率化につながります。

データの一部を閲覧禁止

kintoneは、データの一部を閲覧禁止に設定できます。たとえば、見積書作成時に商品マスターから定価や卸値を取得する際、卸値を特定のユーザーに表示させたくない場合があります。
kintoneでは、項目ごとに細かくアクセス権を設定できるため、柔軟な対応が可能です。

データの編集を禁止

kintoneは、特定のメンバーに対してデータの編集を禁止できます。たとえば、他部署のメンバーや重要なデータに対して編集権限を与えたくない場合があるでしょう。特定のメンバーの編集を禁止することで、重要なデータの漏えいや不正な編集を防止できます。

特定のステータスになったら編集を禁止

kintoneでは、特定のステータスに達した場合にデータの編集を禁止できます。たとえば、「申請中」や「承認済」などのステータスに達した時点で、データの編集を制限することで、承認後にデータが書き換えられるリスクを解消できます。

特定のステータスになったら削除を禁止

特定のステータスになった場合にデータの削除を禁止できます。たとえば、誤削除を防止するために「承認済」のステータスになったら、削除ボタンを非表示にするなどの活用が可能です。

特定のユーザーだけCSV（Excel）でのダウンロードを許可

顧客リストや注文情報など、重要なデータを簡単に持ち出せないようにダウンロードを禁止できます。

専用チャットの有無

kintoneは、データ一つひとつにチャット形式でコメントが行なえます。

▲出典：kintone公式「日報」
トヨクモでは、このコメント欄を多用しています。お客様の対応履歴を残すことで、進捗や間違った案内をしていないかの確認、アドバイスなどができます。
宛先として、ユーザー単位だけでなく部署や全体も選択できて、kintoneのスマートフォンアプリやメールで通知が受け取れるので便利です。また、途中で案件やお問い合わせを引き継いでも、これまで何があったのか一目で分かるため、引き継ぎのミスを軽減できます。

▲出典：kintoneヘルプ「通知を確認する」

忘れ防止の通知機能

kintoneは、さまざまな通知設定に対応しています。
通知はkintoneの通知画面に出てくるほか、kintoneのスマートフォン専用アプリやメールでも受信できます。
通知の設定例には、下記のようなものがあります。

• データが追加されたら通知
• 指定の日時になったら案件担当者へ通知
• 見込時期の1ヵ月前に通知
• 確度がAになったら上長へ通知
• Kintoneモバイルのプッシュ通知

データが追加されたら通知

kintoneは、さまざまなサービスと連携ができます。そのなかで、トヨクモが提供する『FormBridge（フォームブリッジ）』を利用すると、お問い合わせフォームや申込みフォームから送信された情報をkintoneに追加できます。

データが追加されたら関係部署のメンバー全員に通知されます。プロセス管理機能の「対応開始」を押せば、対応中のステータスに変えたうえで「●●さんがお問い合わせの対応を開始しました」と通知を飛ばすことも可能です。

指定の日時になったら案件担当者へ通知

日時入力できる項目を設定し、次回連絡日として日時指定をしておけばリマインド通知されるため、連絡漏れを防止できます。

見込時期の1ヵ月前に通知

入力してある日付の30日前に案件の担当者へ通知する設定も行なえます。上司も案件の状況をリアルタイムで把握できます。

確度がAになったら上長へ通知

kintoneは日付だけでなく、特定のステータスや、一定の数値以上になった場合などに通知を出すことができます。

Kintoneモバイルのプッシュ通知

kintoneモバイルのプッシュ通知機能を活用すると、スマートフォン上でリアルタイム通知を受け取れます。重要な情報を迅速に共有することで、業務効率化や意思決定の迅速化につながります。

プロセス管理（ワークフロー）

プロセス管理を設定することで、ボタン1つで簡単にステータスを変更し、ワークフローの設定が可能です。

複数の絞り込み条件の結果を一覧表示させることが可能なため、未対応や承認済といったステータスのものを素早く確認できます。

さらに、トヨクモの提供する『PrintCreator（プリントクリエイター）』を利用することで、見積もりの承認を上司から得て、印刷やダウンロードなどの作業を容易に行なうことも可能になります。

グラフ機能（集計）

kintoneでは登録されているデータを集計して、簡単にグラフを作成できます。
円グラフや棒グラフなどがあり、プルダウンから選択することで目的別のグラフに簡単に切り替えられます。

▲出典：kintoneヘルプ「グラフ機能の概要」
ただし、kintoneは利用できる関数が少なく、違う場所にあるデータ同士の計算は苦手です。そのような場合に役立つのが、利用できる関数を増やして集計機能を増強する『DataCollect（データコレクト）』です。
DataCollectがあればSUMIFやCOUNTIF関数など、kintoneの基本機能にはない関数が利用可能になり、予実管理や在庫引当など、さまざまな集計が行なえるようになります。

kintone×Excelで業務効率を最大化するポイント

kintoneとExcelで業務効率を最大化するためにも、以下の5つのポイントを覚えておきましょう。

両者の強みを活かした運用設計を行なう

kintoneとExcelでは、それぞれ得意とする領域が異なります。
kintoneは、データの一元管理や情報共有、変更履歴の追跡、権限管理に強みを持ちます。一方、Excelはデータ入力や集計・分析、帳票作成などの個別業務を求められる作業に強いのが特徴です。
また、「脱Excel化」を図る企業も多いですが、Excelを完全に排除することが必ずしも業務の効率化につながるとは限りません。そのため、データの正確性や履歴管理が必要な業務はkintone、データの集計・分析が求められる業務はExcelなど、業務の特性に応じて使い分けることで、両者の強みを活かした運用が実現できます。

kintone連携サービスを活用する

手作業によるインポート・エクスポートでは、入力ミスなどによりエラーが発生しやすくなります。kintoneとExcelの連携時にkintone連携サービスを活用すれば、 人的ミスを防いで作業の精度と効率を高められます。
また、ノーコード・ローコードのkintone連携サービスなら、プログラミング知識がなくてもデータの同期・更新が可能です。これまで蓄積してきたExcelのデータ資産を有効活用しながら、段階的にkintoneへと移行できます。

入力フォーマットとデータ品質を統一する

Excelではチームや部署ごとにフォーマットが異なるケースがあるため、データの集計や統合に時間がかかったり、ミスが起こりやすくなったりします。
kintoneを活用してフォーマットや項目、入力時のルールを設定しておけば、作業時間を削減しミスを防ぐことが可能です。
さらに、kintoneで情報を一元的管理することは、Excelで起こりがちなバージョンの混在や情報の分散、属人化などの課題解決にもつながります。

リアルタイム共有とコラボレーションを強化する

複数人で同時にデータの閲覧・編集が可能なkintoneを活用すれば、Excelで起こりがちな情報伝達の遅延や、ファイルのバージョン管理による混乱を防止できます。さらに、Excelの情報をkintoneで管理すれば、プロジェクト全体の進捗や履歴の可視化も可能です。
また、コラボレーションを強化するには、コメント機能・通知機能・プロセス管理機能なども積極的に活用しましょう。

段階的に運用する

いきなり「脱Excel化」を目指すと、管理が複雑になり、現場に混乱が生じることがあります。まずkintoneとExcelの連携やデータ移行から始め、業務フローの浸透状況や担当者の慣れ具合を見ながら、徐々にkintoneを中心とした業務設計にシフトさせましょう。現場に即した運用をするためには、Excel資産を活用しながら、現場の声を拾い上げ、担当者が納得できる運用を意識することが大切です。
さらに、定期的にフィードバックを収集して運用方法を見直すことで、両者の強みをより効果的に活かせる体制構築が実現できるでしょう。

kintoneの料金体系とお得な使い方

kintoneは利用ユーザー1人につき、1つのライセンスを購入する料金体系です。初期費用は無料で、コースは下記の3種類があります。
ライトコース・・・1,000円（税別) ／月
スタンダードコース・・・1,800円（税別) ／月
ワイドコース・・・3,000円（税別) ／月

▲出典：kintone公式「料金」
kintoneは基本機能だけでもExcel以上のポテンシャルを持ちますが、スタンダードコース以上を契約したうえで連携サービスと呼ばれるオプションを追加契約することで、さらに業務効率を向上できます。

kintoneのお得な使い方

kintoneの使い方によっては上位のスタンダードコースを契約したほうが、コストを低く抑えられる場合があります。
たとえば、スタンダードコースを契約し、kintone連携サービス『FormBridge（フォームブリッジ）』を利用したとします。
FormBridgeによってkintoneにデータを登録できるWebフォームを簡単に作成でき、フォームから送信された情報が直接kintoneにデータとして保存されます。
つまり、FormBridgeを活用すればkintoneのライセンスがなくても、業務日報や作業報告などのデータが登録できるのです。
FormBridgeを利用するには、追加で7,000円（税別）〜／月の費用が発生しますが、日報などの報告者が数十人以上になる場合は、「スタンダードコース×FormBridge」のほうがコストを安く抑えられます。
そのほかにも、FormBridgeは、お問い合わせフォームやセミナー申込みフォーム、アンケートフォームなどがいくつも作成できるといったメリットもあります。

kintoneはkViewerとの組み合わせもおすすめ

前述のFormBridgeは、外部から入力された情報をkintoneに登録するサービスです。『kViewer（ケイビューワー）』を使うと、kintoneのライセンスがなくてもkintoneの情報が閲覧できるようになります。
kintoneスタンダードコースにkViewerを組み合わせれば、見せたいデータだけに表示を絞り込んだURLが発行可能になるため、kintoneのライセンスがなくてもデータの閲覧ができます。
kViewerも7,000円（税別）〜／月で利用できるため、データの登録や編集はしないものの、情報を見せたい社員や取引先が多数いる場合は、上位のスタンダードコースとkViewerを利用したほうがお得です。
kintoneの最低契約数は10ユーザーで、どちらのコースでも1ユーザー当たり5GBの容量が無料で付与されます。つまり10ユーザー契約すると、50GBのデータが保存できます。
よほど大容量で重い動画などを多数保存しない限りは十分な容量でしょう。万が一、容量が足りなくなった場合は、1,000円（税別）で10GB追加できます。

■kintoneとExcelに関するプラグイン

kintoneで作成したデータをExcelに出力したり、Excelデータをkintoneに読み込ませたりできます。kintoneとExcelにかかわるプラグインと、そのほかの連携方法を紹介します。

1.Excel出力ソリューション

『Excel出力ソリューション』はタイムコンシェル社が提供する、kintoneのデータをExcelファイルに出力するためのプラグインです。多様な形式のExcelフォーマットに対応しているため、自社で利用しているExcelファイルに合わせたカスタマイズが可能です。
kintoneの利用が浸透しない、Excelでなければ作業が難しい従業員がいるなどのケースでは、Excelファイルに出力することも検討しましょう。
価格は、スタンダードコースの利用料金に加えて、月額利用料3,000円（税別）、初期制作費150,000円（税別）です。

2.Excel読み込みプラグイン

ノベルワークス社が提供する『Excel読み込みプラグイン』を利用することで、ExcelやCSVファイルを、一覧画面からファイルドラッグで簡単にkintoneへインポートできるようになります。頻繁に読み込むファイルの紐づけ設定を保存すると、毎回設定する手間を省くことも可能です。
価格は、月額2,000円（税別）または、買い切り50,000円（税別）で、お試し申込みもできます。

3. そのほかの連携方法

初期導入やデータ量が少ない場合は、kintoneの「インポート機能」の活用がおすすめです。インポート機能を活用すれば、ExcelファイルやCSVファイルをkintoneに取り込めます。
また、継続的な更新や大量のデータ移行が必要な場合は、REST APIやPower Queryを活用することで、効率的にkintoneとExcelを同期させることが可能です。
複雑な帳票出力や一括でのデータ移行には、プラグインが適しています。ただし、業務の性質やコスト、運用体制などに応じて、インポート機能やAPI連携の活用も視野に入れましょう。

kintoneとExcelの違いを踏まえ導入を検討しよう

この記事では、kintoneとExcelの違いやメリットについて解説しました。
kintoneはファイルを一元管理でき、複数人での共有や編集、リアルタイムでの情報共有、プロセス管理などに強みを持ちます。しかし、いきなり「脱Excel化」に舵を切ると、現場に混乱が生じ、最適な運用が行なえなくなる可能性が あります。kintoneの導入を検討している場合は、両者の違いや強みを理解し、業務の性質に応じた使い分けをしましょう。
トヨクモでは、kintoneの基本機能ではできない業務改善を実現するために、さまざまな連携サービスを提供しています。より便利にkintoneを使いたい場合はご相談ください。