webフォームへのログインで、回答者情報を初期値として設定できる

新緑が芽吹く季節となってまいりましたが、いかがお過ごしでしょうか。

今回初めてブログを執筆しております、古川と申します。
珈琲が好きで、休日は美味しいコーヒーを探求する日々を過ごしております。
これから全国各地の珈琲屋さんを巡りたく、胸を膨らませています!
皆さま、どうぞよろしくお願いいたします。

さて本題へまいりましょう。

「売上報告フォームに、IDとパスワードを入力したら、 そのまま初期値としてフォームに店舗情報が反映されたらいいなぁ」

そんな風に思ったことある方いませんか?
実はフォームに個別の初期値を自動で反映させたいという要望は、以前より多くのお客様から頂いていたんです!

こちらがフォームブリッジ × kViewerを連動させることで可能になりました。

まずはじめに、フォームブリッジとkViewerについて簡単にご紹介します!

フォームブリッジは、アンケートやお申込みフォームなど、web上に公開するフォームを作成し、
回答されたデータが、自動的にkintoneへ投稿されるサービスです。

そしてkViewerは、kintone アプリに登録されたデータを、外部に公開するためのサービスです。

そんな2つのサービスが連携して誕生したのが、「kViewerルックアップ」の機能。
こちらの機能を使用することで、アンケートなどのWEBフォームへ
kintone内のデータを引用することができます。
kViewerルックアップに興味をお持ちになった方、是非こちらをご参照ください。

今回はそんなkViewerルックアップと、フォームブリッジの簡易認証を組み合わせて使用します。
ちなみに簡易認証とは、フォームブリッジのアクセス制限機能のひとつ。
アンケートフォームやお申込みフォームで、特定のお客様にだけ閲覧させたい時に
IDとパスワードを回答時に入力すると、フォームが表示される、そんな機能です!
簡易認証の詳細についてはこちらからどうぞ。

※セキュリティ強化のため、2025年1月31日(金)をもちまして「簡易認証機能」を廃止することとなりました。それに伴い、2023年2月1日(水)以降、簡易認証の新規設定ができなくなります。
「全体のアクセスを制限する目的」で簡易認証をご利用中の方は「パスワード保護機能」への移行をお願いします。詳細は「簡易認証からパスワード保護への移行方法」をご参照ください。

上記連携でアンケートやお申込みフォームのWEBフォームに回答時、IDとパスワードを入力すると、
kViewerで登録したview情報が、初期値として自動的にフォームに反映されるのです。
お客様の手間を少しでも減らすことができるのは、嬉しいですよね^^

それでは、早速ご紹介していきます!今回は2部構成でお送りしますよ~!
第1章:kViewerは使わず、フォームブリッジのみで、簡易認証のデータを自動入力させる
第2章:フォームブリッジ×kViewerで、回答時にkViewerのデータを自動入力させる

~第1章~

kViewerは使わず、フォームブリッジだけでアンケートフォームに会社名を自動入力させたい!
そんなお客様に朗報です。
フォームブリッジの簡易認証である「名前」「ユーザー名」の自動入力だけでOKであれば、
kViewerと連動させなくても、フォームブリッジのみでも可能です!

「それだけじゃ足りないよ、住所や電話番号も初期値として入力させたいよ~」という方は、
第2章でご紹介する、フォームブリッジ×kViewerを連携してお使いすることをおすすめします

まずは、フォームブリッジのみで簡易認証のデータを自動入力させる方法を説明していきます!

1. フォームブリッジにて簡易認証を設定する

フォームブリッジにて簡易認証の設定をします。
簡易認証の設定では、「名前」「ユーザー名」「パスワード」の設定が可能です。

こんな感じで設定してみました

今回は認証の設定を10組作成しましたが、簡易認証は1,000組まで設定が可能です!
CSVからの読み込みもOK!

2. 簡易認証で設定した値(今回は「名前」)を
  表示する用のフィールドを追加する

このように、フィールドを追加しました!

3. 簡易認証のフィールドコードに変更する

2で追加した「簡易認証のお名前」フィールドのフィールドコード。
恐らくデフォルトではこのようになっていますよね。

こちらですね!

こちらを、簡易認証のフィールドコードに変更していきます。
簡易認証のフィールドコードはどこから?先程設定した簡易認証画面で確認してみましょう。

これらが簡易認証のフィールドコードです

※簡易認証のフィールドコードは上記画像のように「名前」「ユーザー名」と
2つ保持していますが、こちらはどちらを取得してもOKです。

今回は名前を自動入力させるので「__authenticationName__ 」を使用します。
※1つのフォームに同一のフィールドコードはご利用いただけませんのでご注意ください。

変更しました!

それでは回答してみましょう!

WEBフォームにアクセスすると、ユーザー名とパスワードが
求められる画面が表示されます。

このように、1で設定した簡易認証の情報を入力してみました。すると、、、

自動入力されてるー!

フォームにアクセス時、簡易認証のデータを入力したところ、

フォームへ自動的に簡易認証で設定した「名前」が入力されました!!
以上がフォームブリッジのみで、簡易認証のデータを自動入力させる機能となります!

さて、ここから本題にまいります!
フォームブリッジ×kViewerで、回答時kViewerのデータを自動入力させる機能についてです!
こちらは、第1章で説明した設定に、kViewerルックアップのフィールドを追加で設定するだけです!

~第2章~


「売上報告フォームに、IDとパスワードを入力したら、 そのまま初期値としてフォームに店舗情報が反映されたらいいなぁ」

お待たせしました!
こちらのご要望について、フォームブリッジ×kViewerを組み合わせて設定していきます!

①kViewerにてviewの作成

※外部公開APIビューにToyokumo kintoneApp認証を設定できるようになりました。認証なしの外部公開APIビューであればこれまで通りフォームブリッジとkViewerのメインの管理者アドレスが一致していなくても使用可能です。

1.kViewer側の設定画面

Toyokumo kintoneApp認証がかかっていない外部公開APIビューを公開しようとすると注意書きのポップアップが出ます。2.kViewerルックアップ側の画面
2-1.Toyokumo kintoneApp認証がかかっている外部公開APIビューは、Toyokumo kintoneApp認証がかかっているフォームでないとkViewerルックアップの設定ができません。
2-2.外部公開API側でToyokumo kintoneApp認証を条件にした絞り込み条件がある場合、フォーム上の虫眼鏡マークを押した時に、絞り込みに一致する情報しかポップアップ表示されません。2-3.フォームの認証は通れるが、外部公開APIビューの認証ユーザーでないとき:レコード情報を取得できませんでした。(You cannot access page.)時間を置いて再アクセスしてください。 とエラーが出ます。

2-4.フォームブリッジとkViewerのメインの管理者アドレスが一致していないとき:レコード情報を取得できませんでした。(Network Error)時間を置いて再アクセスしてください。 とエラーが出ます。

まずはじめに、kViewerルックアップのマスターとなる、
ビューに表示させたいデータをkintoneアプリにて作成後、kViewerへ登録します。

kViewerのビューの作成方法は皆さんご存知ですか?

今回は店舗情報のようなイメージで、「店舗名」「電話番号」「メールアドレス」のビューを作成。
kViewerルックアップを使用する場合は、”外部公開API“のビューから作成しますよ!

“外部公開API”ビューは、公開ビューのボタンがないので、一覧になったビューを
お見せできませんが、kintone側ではこのような感じの一覧となっています!

②kViewerルックアップの作成

さて、kViewerルックアップの設定を行ないます!
フォームブリッジ側の、「kViewerルックアップフィールド」の設定画面はこんな感じ。

こちらで1点重要なポイントがひとつ!

上記「kViewerルックアップフィールド」の設定画面にて「フィールドを表示しない」にチェックを入れます。そうすると、回答者側に「kViewerルックアップのフィールド」は表示されません。

これで回答者には表示されなくなりました。

kViewerルックアップのフィールドコードを簡易認証のフィールドコードに変更する。

第1章と同様に簡易認証のフィールドコードを、kViewerルックアップのフィールドコードに書き換えます。

簡易認証のフィールドコードをコピーし、kViewerルックアップフィールドのフィールドコードに貼り付けましょう。今回は”ユーザー名”の「__authenticationUsername__」フィールドコードを使用してみます。

簡易認証の設定画面からコピー

それではフィールドコードを変更します!

kViewerルックアップのフィールドコードに貼るだけ!

変更しました。設定は以上となります。

※1つのフォーム内で同じフィールドコードは使えないので、他の項目で「__authenticationUsername__」を既に使用している場合は使えません。予めご注意ください。

実際に回答してみましょう!

簡易認証で設定した「ユーザー名」「パスワード」を入力します。

すると、、、

フォームに自動で入力されました!

フォームにアクセスした際に、ユーザー名とパスワードを入力してログインをしただけで、ビューの企業情報が初期値としてフォームに自動的に入力されていますね~!

こちらでご紹介は以上となります。いかがでしたでしょうか!
少々複雑に思いますが、基盤となるkViewerルックアップの設定ができれば、
あとは比較的容易に設定いただけますので、是非皆さまも実際にお試しください!

また、同じく認証制限機能である「Toyokumo kintoneApp認証」を使うと、簡易認証の”ID/パスワード”の代わりに、”メールアドレス”をキーにしてユーザー毎の初期値を自動でフォームに入力することができます。

下記のブログで簡易認証との違いと詳しい設定方法を解説しているので、気になった方はぜひご確認ください。

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最後に、kViewerは外部に情報を公開するサービスとなるので、公開を設定する情報に関しては、充分にご注意くださいませ。ヘルプにも記載をしておりますが、外部公開APIに機密情報などを設定することは推奨しておりません。

なお、今回のフォームブリッジ及びkViewerは、30日間の無料トライアルも可能です。
ご興味を持った方、是非お気軽に下記よりお試しください!

フォームブリッジ 無料トライアルのお申込みはこちら
kViewer 無料トライアルのお申込みはこちら

それでは今回はこのあたりで~!
またお会いできる日を楽しみにしています\(^o^)/

トヨクモのkintone連携サービスは30日間無料でお試しが可能です。自動で課金が開始されることはございませんので、「やっぱり必要ないな」と感じた時も、特に解約等のご連絡は不要です。以下のボタンよりお気軽にお試しくださいませ。

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