【2024年トヨクモkintone収穫祭アフターイベント】ロート製薬株式会社様による登壇レポート記事

トヨクモkintone収穫祭のアフターイベントでのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をレポート！

この記事はトヨクモkintone収穫祭のアフターイベントでのロート製薬株式会社 柴田さんのLT（ライトニングトーク）登壇の様子をお届けするレポート記事です。

今回は「アルバイトのシフト申請・管理システムを構築した話」でご登壇いただきました！

ロート製薬のkintoneの沿革

ロート製薬株式会社は、1899年創業、連結従業員数7,200名以上となる東証プライム上場企業です。

主な事業内容は、医薬品や化粧品、機能性食品などの製造販売です。リップクリームやハンドクリーム、目薬、スキンケア製品などが主力製品となっています。

当社では、2019年に営業部門にてSFAとしての役割でkintoneを導入し、そこから工場やバックオフィスへと活用を広げ、2024年現在は市民開発を目指している状況です。

次にkintoneプラグイン／連携サービス導入の背景になります。製造業である当社では、以下の前提条件を踏まえて製品を導入する必要がありました。

• 専用端末がない
• 工場勤務の方などは個別の電話番号やkintoneアカウントを持っていない
• ITツールを触る機会が少なく、慣れていない

こうした背景から、kintoneアカウントなしでも使用でき、BYOD促進にもつながるトヨクモのkViewer、FormBridge、kMailerの3製品を導入しました。

※BYODとは…個人が所有しているスマートフォンやPCを業務に使用すること

アルバイトのシフト申請・管理で抱えた問題

それでは、アルバイトのシフト申請・管理における活用事例を紹介いたします。

当社では、工場のアルバイトの方がシフトを申請する際、4台ある共有PCを使用してExcelファイルに入力する方法を取っていました。

このやり方には、いくつか問題点があります。まず、入力側が抱える問題は以下の通りです。

• 共有PCに空きがない
• PCが空いていてもファイルが編集中だと使用できない
• 工場とオフィス間の移動が大変

工場とオフィス間については、写真の通り距離があり、移動距離としては2km弱ほどあります。

そのため、オフィスまで移動して共有PCから入力するまでに、かなりの手間がかかっていました。

また、管理者視点では、Excelで管理していることで、入力内容の変更に気付けず、入力〆切の期限設定ができないという問題も抱えていました。

kViewer×FormBridgeで申請システムを構築

シフト申請・管理の問題を解決するために、トヨクモのkViewerとFormBridgeを活用して、アルバイトのシフト申請・管理システムを構築しました。

ここからは、システム導入後のシフト申請・管理のフローをご紹介します。

まずは、kViewerのカレンダービューで作成したシフト入力用のカレンダーを開きます。

カレンダー内に「未」という項目があるので、クリックして開いていただくと、FormBridgeで作成した勤怠回答フォームに遷移します。

アルバイトの方がフォームに回答すると、回答結果が直接kintoneに保存されます。

同時に、krewSheetを利用して作成した「アルバイト出勤表」に自動で登録されるという仕組みです。
（元々Excelの活用が多かったことから、ExcelライクなUIの「krewSheet」を導入しているとのことです。）

Toyokumo kintoneApp認証を活用

今回構築したシフト申請・管理システムによって、アルバイトの方は私用のデバイスから直接シフトを申請できるようになりました。

場所や時間を問わず、Web上で入力・閲覧が可能になったのも大きなメリットです。

なお、今回構築したシステムの構成図は、以下の通りです。

従業員マスタを作成し、Toyokumo kintoneApp認証のユーザー管理を活用することで、アルバイトの方が自分用の勤怠ページを見れるようにしています。

また、従業員マスタに付けている在籍フラグを変更することで、アクセスの可否も管理可能です。

さらに、アルバイト出勤表をkViewerで公開したり、従業員への連絡についても別のリストビューでお知らせとして公開したりと、複数のビューを活用しています。

これらすべてにおいてToyokumo kintoneApp認証を活用することで、在籍中かつアルバイトの方のみが閲覧できるという状態を構築しています。

まとめ

kintone、トヨクモ製品、krewを活用してシフト申請・管理システムを構築しました。

管理者側は、溜まったデータを見る場所がExcelからkintoneに代わったものの、元々のExcelとほぼ同じ見た目のため、ストレスなくスムーズに移行できました。

最新の出勤表に自動で更新されるようになり、必要に応じてExcelに出力することも可能です。

また、アルバイト側は自分のスマートフォンやPCで時間・場所を問わず申請できるようになり、オフィスと工場間の移動の手間をなくすことができました。

以上です。本日はありがとうございました。

FormBridgeとkViewerで、物理的な距離や時間を短縮して、これまでの運用でのお困りごとを改善したという素敵な事例ですね！

実際に使う方のことを想ってシステムを構築されている様子が伝わってきます。