【2024年トヨクモkintone収穫祭アフターイベント】株式会社JR東日本クロスステーション デベロップメントカンパニー様による登壇レポート記事

トヨクモkintone収穫祭のアフターイベントでの事例登壇の様子をレポート！

この記事はトヨクモkintone収穫祭のアフターイベントでの、株式会社JR東日本クロスステーション デベロップメントカンパニー 伊東さんの事例登壇の様子をお届けするレポート記事です。

今回は「トヨクモ製品で入口と出口を増やして、kintoneの共有機能をフル活用した事例」をテーマにご登壇いただきました！

kintone&トヨクモ製品導入の沿革

株式会社JR東日本クロスステーションは、2021年4月にJR東日本グループ4社が合併してできた会社です。

その中で、デベロップメントカンパニーでは、JR東日本の駅でecuteやGRANSTAなどのエキナカ商業施設を運営しています。

私はシステムユニットに所属し、いわゆる情シスとして働いています。商業施設の運営にあたって多くの取引先に出店していただいており、そのお店の方々との情報共有や申請受付などが主な業務となっています。

その業務に、kintoneやトヨクモ製品をはじめとしたITツールを活用しています。

kintoneは、Excelで行っていた商品の受け渡しカウンター業務の効率化を目的に2017年に導入しました。それ以降、商業施設の管理に順次拡大している状況です。

2021年の会社合併時に、kintoneアカウントを全員には渡さずに運用していく方針を立て、トヨクモのFormBridgeとPrintCreatorを導入しました。それを土台にFormBridgeの活用が進み、2024年秋にはkViewerも導入しております。

本日は、「入口と出口を増やしてkintoneの共有機能をフル活用」をテーマに、トヨクモ製品の活用事例を3つご紹介させていただきます。

事例1.新規出店対応業務

最初に、kintone×PtintCreatorの活用事例として、新規出店対応業務での活用をご紹介します。

まず、kintoneを導入する前の状況です。こちらの業務には、開発担当・契約担当・売管担当・運営担当など、さまざまな部署が関わるのですが、それぞれが別々にフォーマットを用意して対応していました。

これを1つのkintoneの「新店アプリ」にまとめることによって、各部署の処理を1つのアプリに集約することができました。

例えば、開発担当者から契約担当者にバトンタッチした際、kintoneにすでに情報が書かれているため、その内容を見てそのまま契約書の手続きを進めていくことが可能です。

PrintCretorを使いワンクリックで契約書を出力

契約の次は売上管理の担当者、その次は運営担当者というように処理が進んでいきます。その際、各担当者は同一のkintone新店アプリに情報を入力していきます。

1つのアプリに情報が集約されたあとは、PrintCreatorを使ってボタンをワンクリックするだけで契約書が完成するという仕組みです。

今まではいろいろな情報をかき集めて、まとめ上げてと手間がかかっていたのですが、kintone×PrintCreatorを導入したことで、かなり便利になりました。

実際のkintoneアプリの構成とPrintCreatorで作成した契約書は、以下の通りです。取引先名、駅名、面積、契約形態など、さまざまなフィールドがあります。これらの情報を、契約書としてそのまま出力できるようにしています。

このように、PrintCreatorであれば何でも簡単に出力できますし、単票から複数枚ものまで幅広く対応しています。

また、PrintCreatorで出力する前提で、kintoneアプリのフィールドもそれを想定した上で構成すれば、複雑な書類も作成可能です。

一覧から一括作成ができたり、添付ファイルフィールドへの保存ができたりする点も非常に便利な製品だと感じています。

事例2.PCR検査報告業務

次に、FormBridgeの活用事例として、PCR検査報告業務についてお話しします。2021年4月、ちょうどコロナ禍に合併してFormBridgeを導入しました。

当時、出店している各ショップのスタッフの方々がPCR検査を受けた場合、この検査結果をJR東日本本社にまとめて報告するという業務がありました。

スタッフの方々からの報告は、紙に書いてもらったり、電話を受けたりという形で受けており、電話してもつながらないことも多々ありました。

非常に数が多く、内容まで記載する必要があったため、この報告業務にかなりの時間と手間がかかっていました。

FormBridgeで検査結果を収集

手間のかかっていたPCR検査の結果報告に、FormBridgeを導入して業務フローを効率化しました。

スタッフの方々に、FromBridgeで作成した報告用フォームに直接入力していただくことで、kintoneにそのまま検査結果が集約されます。

kintoneに集約後、本社から提供されたExcelのフォーマットに自動転記し、本社へメールするというのが一連の流れです。

最終的にExcelを使ってはいるものの、以前と比べてかなり集計・報告が簡単になりました。

実際の報告フォームとkintoneアプリは、以下のようになっています。

当社の施設はかなりの数があり、管理している支社によって報告内容が変わってくるため、フォームの項目を変える必要があります。

本来、フォームを複数作る必要が出てきますが、FormBridgeの条件分岐を使えばフォーム内容を切り替えられるので、1つのフォームだけで完結させることができました。

先ほどの事例で活用したPrintCreatorも簡単に使える製品ですが、私としてはFormBridgeはより直感的で簡単に使えるサービスだと感じています。

また、条件分岐で細かなフォーマットの違いに対応できたり、JavaScriptでカスタマイズすれば複雑な処理をできたりするのもいい点だと思います。

事例3.Xmas商品注文管理業務

最後に、kViewerとFormBridgeを組み合わせた事例として、Xmas商品注文管理業務での活用方法をご紹介いたします。

Xmasの注文予約は基本的に11月1日から入りまして、当然受けた注文を管理する必要があります。

この際、お客様が店頭に足を運んで直接予約する店頭注文とインターネットを介して注文をいただくネット注文の2パターンで受け付けております。つまり、入口が2つになるということです。

ネット注文では専用のサービスを使っていたため、そのままではネット注文からの情報がkintoneに入っていかないという問題を抱えていました。

1つのkintoneアプリに店頭注文とネット注文の情報を集約

今回、kintone、FormBridge、kViewerを使い、Toyokumo kintoneApp認証まで活用することで、注文の受付から注文情報の公開・共有までをシームレスに実現しました。

店頭注文については、FormBridgeのフォームを通して、kintoneの「Xmas注文管理アプリ」に情報を入れています。

ネックとなっていたネット注文については、ネット注文の情報をCSVでダウンロードし、他システムで自動処理して「Xmas注文管理アプリ」に自動入力するようにしました。

こうすることで、kintoneの「Xmas注文管理アプリ」に店頭注文の情報とネット注文の情報が集約されるという仕組みです。

1つのkintoneアプリに注文情報が集約されたことで、このアプリに紐付けたkViewerのビューから店頭・ネットの全注文を閲覧できるようになりました。

Toyokumo kintoneApp認証で多様な情報共有を実現

今回の仕組みで重要になるのが、FormBridgeとkViewerで設定しているToyokumo kintoneApp認証です。

Toyokumo kintoneApp認証でkViewerのビューに認証制限をかけることで、各ショップは自ショップの注文のみを閲覧できるようになりました。

さらに、FormBridgeとkViewerと連携させることで、あとから注文情報を編集までできるようになったのも便利なポイントです。

kintoneの情報を外部から閲覧・編集｜kViewerとFormBridgeの連携方法

kViewerとFormBridgeを連携させて使用した上で感じたことをまとめます。

まず、kViewerグラフ集計やさまざまな種類のビューに対応しているのが素晴らしく、汎用性が高いと感じました。

FormBridgeと連携させれば、入力・閲覧・編集までを自由自在にできて、それだけでシステムを構築できます。さらに、Toyokumo kintoneAPP認証の活用でより強力なツールになるのは魅力的です。

総じて、商業施設の管理においては非常にありがたいツールとなっています。

まとめ

FormBridgeで入口を増やすだけでも、kintoneの活用範囲がかなり広がります。

さらに、PrintCreatorやkViewerを使って出口を増やしたことで、社内で「情報活用ってこうするんだ」「kintoneってこう使えるんだ」とどんどん浸透していきました。

そうしたことで、社内における業務改善の意識が非常に高まっています。実際に、我々のチームの中でも、社内の業務を改善していこうというチームが立ち上がっている状況です。

業務改善の意識が社内に浸透したのも、トヨクモ製品のおかげだと感じています。

最後に各製品への要望になります。

kViewer：グラフビューにおいても絞り込み条件を設定できるようにしてほしい
FormBridge：テーブル行の追加ボタンが、テーブルの右側にあると横スクロールする必要があるため、左側に設置したい

また、現状は管理者になるとすべてのフォームやビューが見えてしまうため、サブ管理者として管理できるフォーム・ビューが絞り込めるようになると嬉しいです。

以上になります。本日はありがとうございました。

新規出店という大きなプロジェクトから、私たちの身近なクリスマスケーキの注文管理業務まで、幅広く活用いただいている事例をご紹介いただきました。

Toyokumo kintoneApp認証で、よりセキュリティを担保したフォームからの入力にした、という設定部分も非常に学びになります。

トヨクモ製品の活用を考えているけれど、どんな業務でどうやって使えばいいのかわからない、と悩んでいらっしゃる方のヒントになるセッションだったのではないでしょうか。