ユーザー会でのLT(ライトニングトーク)登壇の様子をレポート!
この記事はユーザー会での株式会社エクセディ物流 有田さんのLT(ライトニングトーク)登壇の様子をお届けするレポート記事です。
今回は「出欠確認を効率化した話」をテーマにご登壇いただきました!
出欠確認で抱えた課題
エクセディ物流は、効率的かつ低コストな全国配送と調達物流の最適化で、お客様に最適な物流ソリューションを提供するロジスティクスカンパニーです。
大阪府寝屋川市に本社を置く自動車部品メーカー「エクセディ」の物流・運送を担う当社は、全国3ヶ所に拠点を持ち、従業員数は約200名となっています。
本日は、FormBridgeの活用事例をライブ形式の実践を交えてご紹介させていただきます。
エクセディ物流の人事総務として、歓送迎会や新年会、忘年会などの飲み会も業務の一つと思っております。
今までは、幹事が時間をかけて作成した紙の回覧を使って、出欠確認やアンケートを取っていました。
そして、「紙が行方不明になり進捗が分からなくなる」、「結果の分析に手間がかかる」といったことも困りごとでした。
エクセディ物流では、歓送迎会や新年会、忘年会などの飲み会を実施する際、紙を使って出欠確認を取っていました。
出欠確認と合わせてアンケートを取るのですが、「紙が行方不明になり進捗が分からなくなる」、「結果の分析に手間がかかる」といった課題を抱えていました。
このような出欠確認は紛れもなく業務であるにも関わらず、あまり業務として認識されていない、業務として位置付けられていないといった状況があるかと思います。(有田氏)
kintone×FormBridgeで出欠確認を効率化
さまざまな事例を見てきた経験から、コミュニケーションツールとしての側面を持つkintoneを活用することで、出欠確認の業務を効率化できるのではないかと考えました。
ここからは、実際の画面をお見せしながら当社で実施している出欠確認のフローをご紹介できればと思います。(有田氏)
1.kintoneアプリを作成
まずは、kintone側で「名前」と「出欠」の項目を設けた出欠確認用のkintoneアプリを作成します。
今回は、このあと実施される懇親会の出欠確認を取るという想定で「トヨクモ懇親会出欠確認」というアプリ名にしました。
社員全員にkintoneのアカウントを与えている場合、このアプリにレコードを追加してもらうだけで出欠確認は完了します。
しかし、当社ではPCを持っていない人もいれば、業務的にkintoneが不要な人もいるため、全員にkintoneアカウントを与えるのは現実的ではありません。
そこで、トヨクモのFormBridgeを利用します。FormBridgeで作成したWebフォームを経由することで、kintoneアカウントのない社員でもkintoneに直接レコードを追加できるようになります。(有田氏)
2.FormBridgeでWebフォームを作成
次に、FormBridgeの設定に入ります。FormBridgeで「はじめから作成」を押し、先ほどのkintoneアプリのURLとAPIトークンを貼り付けます。
最後に、「公開」をクリックします。なんと、たったこれだけの作業で出欠確認に使えるWebフォームが完成しました。
kintoneのフィールドの項目が自動的にフォームの項目として展開されるため、複雑な設定も不要です。
公開したURLを参加者に共有すれば、誰でもフォームにアクセスして入力できる状態になります。(有田氏)
FormBridgeの詳しい設定方法については、以下の操作ガイドをご参照ください。
FormBridgeの操作ガイド
3.WebフォームのURLをQRコードに変換
フォームの公開URLはできましたが、この長いURLをPCがない社員に共有したり、いちいち手入力してもらったりするのは、あまり現実的ではありません。
そこで、当社ではこのWebフォームのURLをQRコードに変換して運用しています。
Webで「QRコード 変換」のように検索すれば、無料で使えるサイトが出てくるので、先ほどのフォームのURLを貼り付けてQRコードを生成してもらいます。
このQRコードをスマホなどから読み取ってもらい、URLを開くことで素早く簡単にFormBridgeのWEBフォームが開きました。
これで、全員の出欠確認が取れます。WEB化したことで、以前のように紙を回す必要はなくなりました。(有田氏)
4.リアルタイムで結果を確認
「それでは、皆さんもこちらのQRコードを読み取ってフォームに入力してみてください。」
実際にWEBフォームから「トヨクモ懇親会出欠確認」を入力していただきました。
「今、入力していただいた結果をkintoneで確認してみたいと思います。」
こちらが、出欠確認の集計結果を円グラフにしたものです。これも瞬時にできます。
「皆さんはもちろん当社のkintoneのユーザーではありませんが、FormBridgeを使ったことで外部からもレコードを追加することができました。」
kintoneの基本機能を使って、このようにグラフ化して視覚的に分かりやすくしたり、集計対象を絞ったりと分析に役立てることも可能です。
今まで、時間をかけて作っていた資料作成が、これだけ簡単に実現できるようになりました。
これからは、資料作成には時間をかけず、本当に時間をかけたい店選びや企画起案に時間をかけることができます。
また、kintoneユーザー数は、FormBridgeをうまく使用することでスリム化できますので、コスト削減につなげて下さい。(有田氏)
まとめ
kintoneとFormBridgeで出欠確認の業務を効率化した事例をご紹介いたしました。
現在、当社では約200名の社員の内、kintoneユーザーが70名います。逆に言えば、100名以上の社員はkintoneユーザーではありません。
全員がアカウントを持つのも良いですが、当然それには相応のランニングコストがかかってきます。当社は、FormBridgeを導入した結果、その部分のコストを削減できました。
本日はありがとうございました。(有田氏)
ご登壇ありがとうございました!
有田さん、今回はご登壇いただきありがとうございました!
実は、ライブ形式でフォームを作り、実際に会場の皆さまにも回答してもらう、という発表形式は有田さんが初めてでした!
フォームがサクサクと完成し、実際に回答結果が表示された際には、他のユーザーさんも「おお〜!」と感動されていて、とても素敵な発表でした。
今回の事例でご活用いただいたトヨクモのFormBridgeは、何度でも使える30日間の無料お試しを実施しております。
気になる方は、ぜひ以下のフォームよりお申し込みください。
https://www.kintoneapp.com/trial