この記事はユーザー会での株式会社ミエデン 久保さん 山田さんのLT(ライトニングトーク)登壇の様子をお届けするレポート記事です。
「請求書業務がラクになった話」をご登壇いただきました！
ユーザー会でのLT(ライトニングトーク)登壇の様子をレポート！
みなさんこんにちは！株式会社ミエデンの久保 京加と申します。新卒入社 3 年目で、入社以来情報システム部門で働いております。好きなトヨクモ製品の機能は、プリントクリエイターの QR コード自動生成で、弊社では全社会議の参加表などに使っています。（久保氏）
株式会社ミエデンの山田 駿と申します。新卒入社5年目で、久保と2人で一緒に kintoneの社内情シスをやっております。トヨクモの製品では、FormBridgeの kViewerルックアップを愛用しています。株式会社ミエデンは昭和42年設立、自治体/民間/医療機関へのシステム導入・サポートや、データセンターの運営などを行う、三重県津市に本社を構える会社です。（山田氏）
本日は私と久保の2人でお話しさせていただきます。よろしくお願いいたします！（山田氏）
課題
トヨクモ製品の活用法のお話をする前に、請求書業務の改善が必要になった背景からお話しさせていただきます。
2023年の3月、新サービスをスタートすることになりました。現場の社員がやる気に溢れる一方で、バックオフィスの社員には温度差がありました。（山田氏）
新サービスをスタートするにあたって、お客様に請求をする必要があります。
当時は上記のスライドのように、印刷、封入封緘、そして実際に郵便局から送付していく流れで作業を進めていました。（山田氏）
新サービスをスタートするだけで、月100 件ぐらいの請求書を送る必要があります。この業務を経理担当2人で、3月末の忙しい時期にやらなければならず…
業務負担が大変大きくなってしまいました。
これを受けて、上司・現場・経理から「みんな楽になる仕組みを作ってほしい」「1ヶ月でなんとかしてほしい」といった声が情報システム部に上がってくるようになりました。（山田氏）
解決策
そこで、請求書業務の改善にPrintCreatorとkMailerを活用できないか考えました。
kintoneapp blogを参考にしつつ作成したワークフローを、以下のスライドで紹介しています。
CSV のデータをkintoneのアプリに取り込んで、そこからPrintCreatorで請求書の形に出力し、レコード内に保存します。kMailerの添付ファイル送信機能を使って、請求書のデータをメールで一斉送信します。（久保氏）
kMailerで添付ファイルを送信する場合の設定方法の詳細は、以下の記事を参照ください。
kMailerでメールテンプレートに添付ファイルを設定して送信する場合、「同じファイルを全員に送る場合」と「宛先ごとに個…
できたこと
新しいワークフローで、請求書の作成から送付まで約10分で完了するようになり、業務にかかる時間が大幅に短縮されました。（久保氏）
時間短縮の他のメリットとしては、やはり封入封緘のミスとかがなくなったことが大きいです。請求書をメールで送信できるようになったので、送付のために郵便局に行かなくても良くなったことは大きなポイントだと思います。（山田氏）
設定の工夫としては、営業の担当の方から出力するファイル名に関するオーダーがあったので、それにお答えできるように自動計算機能を設定しています。（久保氏）
kintone の文字列 1 行フィールドで自動計算を使用し、会社名と案件名両方が自動でファイル名に反映されるようにしています。
この請求書業務以外にも、見積もり発行業務や問い合わせの窓口などもkintone 化しております。
詳細については事例取材の記事でお話しさせていただいているので、よろしければご覧ください。（久保氏）
kintone連携サービス活用事例 株式会社ミエデン様 : 会社の文化を変える力を持つkintone＋トヨクモで成し遂げ…
ご登壇ありがとうございました！
久保さん、山田さん、今回はご登壇いただきありがとうございました！
「2024年10月1日から切手の値段が上がるので、請求書を郵送から電子に変えたい！」というお声もよく頂きます。PrintCreatorやkMailerを活用したワークフローのスライドが、参考になる方も多いのではないでしょうか。
今回ご紹介いただいたPrintCreator、kMailerは以下のお試し申し込みフォームより無料で何度でもお試し可能です。
ぜひお気軽にお試しください。
