社外とのやり取りを10回→1回にするkintone活用法

こんにちは!突然ですが皆さん、社内での案件管理や情報共有はkintoneでしていますよね?その情報を社外の人に共有する必要がある時って、どうしていますか?

例えば、kintone内の情報を外部に伝えるために、レコードの内容をコピペしてメールを送ったり、わざわざFAXに転記したり、kintoneを見ながら電話をして内容を口頭で伝えたりと多くの工数をかけていませんか?

メール、電話、FAXは外部との連絡手段としてとても便利ですが、効率的に使わないと余計な時間が取られてしまい、場合によっては長時間労働の原因にもなり得ます。

今回は、そのような工数のかかる細かな作業を削減して、普段の仕事がグッと楽になるかもしれない、とっておきのkintone活用方法をご紹介します。

それぞれの連絡手段の課題と解決法

早速ですが、メール、電話、FAXそれぞれの連絡手段を使っていると出てくる業務上での課題とその解決方法をイメージ図付きで分かりやすく解説していきます!

メール編

意図しない返信が返ってきてしまう無限メール地獄

一括で送信したメールに意図せず返信が返ってくる、そんなことありませんか?
例えば、返信を期待していないメルマガなのに返信が届いたり、管理部門から送信した請求メールにも関わらず製品に関する問い合わせが返ってきたり、といったケースです。

想定外のメールが送られてくる、それも1つや2つに留まらず継続的に、となるとメルマガ担当や管理部門のメンバーへの負担は増え続けてしまいます。

メルマガからのお問い合わせの導線や、請求メール内に各種FAQが用意できていれば、「意図してないメールが毎日返ってくる!」なんて状況にもならないはずですが、あくまでそれは理想のお話。メール配信ツールだけで導線を整えて、お客様に認知までしてもらうのはなかなか難しいのが実情です。

kintoneを活用し、メールに頼らない仕組みを構築

不要なメールのやり取りを減らすためにも、メール配信から適切な問い合わせへの導線、コミュニケーションの仕方を設計し、それにお客様が自然と従ってもらえる形を模索したいところです。

そもそも、お客様がメールを送ってくるのには理由があります。

・製品について疑問点があるので質問したい
・申し込んだ情報があっているか確認したい
・変更点が出てきたから登録内容を変えてほしい etc…

例えば、皆さんが自社で主催するセミナーの受付担当だったとしましょう。参加者からセミナーの申し込みがあった後、「やっぱり参加人数を増やしたいです!」とメールがあった場合、どのように対応しますか?

1回で済むのであればいいですが、「今回はキャンセルでお願いします」、「次回参加に変更できませんか?」とあれもこれもと依頼が来ると、メールを返して登録情報を変更してという作業の繰り返しで、対応が追いつかなくなることもあると思います。

そこで、kintoneの出番です!Webフォームを公開してkintoneのアカウントがない人でもkintoneに情報を登録できる「フォームブリッジ」と、kintoneに登録された情報を外部に公開できる「kViewer」を使えば、セミナー参加者自身が申込情報をいつでも確認・変更できるようになります。

セミナー参加者が、「フォームブリッジ」で作成した参加申込み用のWebフォームから申請すると、名前やメールアドレスなどの申込内容がkintoneに1レコードとして自動で保存されます。

参加申し込み後、「フォームブリッジ」の機能で送ることができる自動返信メール内に「kViewer」で作った申し込み内容を公開しているページのリンクを挿入しておけば、手作業なしで申込状況確認ページを参加者に案内することが可能です。

また、「フォームブリッジ」と「kViewer」を組み合わせると、申込状況確認ページを経由して、参加日程や人数などの申込内容を参加者自身で修正できるようになります。

さらに、「Toyokumo kintoneApp認証」という認証制限機能を設定することで、参加者には自身の申込内容のみが表示されるためプライバシーの観点からも安心です。

このように、kintoneのデータを外部へ公開して、お客様自身で確認・編集ができる場所を作れば、メールでのラリーも減って、不要なやり取りがなくなりますね!

電話編

何度もかけて、何度もかかってくる止まらない電話のラリー

皆さんは普段の業務でどのように電話を使っていますか?

・代理店に案件の進捗状況を逐一電話で伝えている
・自ら伝える体制はないけど、都度確認してくるお客様がいて電話を取っている

上記のような体制で電話を使っている方は多いのではないでしょうか。電話をかけるにしても、受電するにしても、何度も何度もかけたりかかってきたりする状況は時間も思考も取られてあまり効率的とは言えません。

ましてや、kintoneで情報を管理していて、電話をする度にkintoneを開いて確認しながら話さなきゃいけないとなると余計な工数がかかりますし、シンプルに手間です。せっかくkintoneを使っているのであれば、電話で情報共有をしなければいけないという状況はできるだけ避けたいところです。

一度の案内でリアルタイムの状況を常に共有

電話ならではのメリットももちろんあるとは思いますが、そうはいっても電話作業はやっぱりハードです。スキマ時間で電話をかけようとしても想定以上に会話が長引いたり、作業が中断されたりと相応のデメリットがつきまといます。

特に、電話作業の中でも受電となると大変です。いつ電話が来るのか読めず自分ではコントロールできませんし、電話が混み合うと進めたかった仕事にも手が回らなくなるので、スケジュールに影響がでることも珍しくありません。

例えば、皆さんがメーカーの受注担当だったとします。あるお客様が、発注後に何度も何度も現在の進捗状況を電話で確認してくるという場合、その度にkintoneを開いてお客様の情報を検索し、口頭で状況を伝えるというのは正直なところかなりの手間です。

もちろん、お客様も悪気があって聞いてるわけではないはずですが、毎回毎回、発生する手間はできればなくしたいですよね。

そこで、kintoneを活用しましょう!kintoneで管理している進捗状況をそのままお客様が確認できるようにすれば、繰り返しの共有作業は必要なくなります。

発注内容と現在の進捗状況をステータスで表示するページを「kViewer」で作成してお客様に共有すれば、一回の案内だけで今後の受電の工数を減らせます。納品後もページは残るので、お客様が自分で発注した内容を後から確認したいとなった時にも役立ちますよ!

自分たちの手間も減りますし、お客様も知りたいときに簡単に状況確認できるようになるので、まさにWin-Winですね!

FAX編

FAXを使ったアナログな紙でのやり取り

kintoneに登録されている情報を目視しながら、紙に転記してFAXでやり取りするのって結構面倒ですよね。今どきFAXなんて使いたくない…紙で管理していくのも面倒だな…そう感じた事はないですか?

kintoneを通してペーパーレス化を実現

今回は分かりやすく、賃貸の入居者と物件の管理会社という体で考えていきましょう。皆さんは、kintoneを使っている管理会社の従業員です。

入居希望者からFAXで来た情報をkintoneへ転記したり、kintoneに登録されている情報を紙へ転記して入居希望者にFAXを送ったりと転記作業が発生すると時間がかかりますよね。

収入証明書などの入居時の必要書類をすべて「フォームブリッジ」で作成したWebフォームから提出してもらいます。これによりkintoneへデータが直接保存され、ペーパーレス化に繋がります。さらに、自身が提出した情報を後から「kViewer」のページから確認でき、修正するのも簡単です。

kintoneをもうワンステップ活用するだけで、面倒だった転記作業とおさらばすることができますよ!

まとめ

皆さん、思いあたる業務はありましたでしょうか?

今回ご紹介した活用方法を取り入れることで、登録内容を変更したいという問い合わせがこれまで平均10件程度あったとしても、最初の案内だけで済むようになります。ケースによっては、ルーティン業務を1/10もしくはそれ以上に効率化できるかもしれません。

「kintoneでこんな使い方はできないかな?」と気になる点があれば、お問い合わせフォームよりぜひお気軽にご相談ください!

今回ご紹介したkintone活用方法で活躍した、トヨクモの
・webフォーム作成サービス「フォームブリッジ
・kintoneデータ外部公開サービス「kViewer
を組み合わせることで、人力で行っていた業務を簡略化することができます!

さらに、「Toyokumo kintoneApp認証」を使えば、kintoneの情報をすべて公開するのではなく、見せたい相手に適した情報を絞り込むことも可能です。詳細については、こちらのブログでもご紹介しておりますので、気になる方はぜひ読んでみてくださいね。

無料お試し実施中

今回ご紹介した解決方法で使っていたkintone連携サービスは、30日間の無料お試しを実施しておりますので、ぜひお気軽にお申込みください!

kintoneをもっと活用して、より業務を効率化していきましょう!

最新情報をチェックしよう!
>kintone連携サービスの定番【トヨクモ】

kintone連携サービスの定番【トヨクモ】

7000契約以上(2022年6月時点)、 多くのkintoneユーザーにご利用いただいている定番のkintone連携サービス。 全6製品とも30日間の無料お試しをご用意しております。 お試しはこちらから。

CTR IMG